Как изменить банковские реквизиты сотрудника в 1С 8.3

Банковские реквизиты сотрудника в 1С 8.3 (ЗУП и Бухгалтерия) используются при каждой выплате зарплаты, аванса, отпускных и прочих перечислений на карту. Если сотрудник сменил банк или номер счёта, а данные в программе не обновить, ведомость в банк сформируется со старыми реквизитами — платёж уйдёт не туда или будет отклонён банком.

Изменить реквизиты можно несколькими способами: напрямую в карточке сотрудника, через документ изменения лицевого счёта в зарплатном проекте или через обмен с банком. Выбор зависит от того, участвует ли сотрудник в зарплатном проекте и как настроен обмен с банком в вашей конфигурации.

Ниже разобраны все рабочие сценарии для 1С:ЗУП 8.3 редакции 3.1 и кратко — для 1С:Бухгалтерии 8.3, а также проверка результата и типичные ошибки, из-за которых выплаты «зависают».

Где в 1С 8.3 хранятся банковские реквизиты сотрудника

В 1С:ЗУП 3.1 реквизиты для перечисления зарплаты хранятся в карточке сотрудника, а не в справочнике «Физические лица». Путь: раздел Кадры → Сотрудники, открыть нужного сотрудника, в шапке карточки найти ссылку «Выплаты, учёт затрат». Именно там задаются способ выплаты (через кассу, зарплатный проект, произвольный банк), банк и номер лицевого счёта.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 логика похожая: карточка сотрудника содержит поле с банком и счётом, а при использовании зарплатного проекта данные подтягиваются из регистров обмена с банком. Важно понимать, что реквизиты «привязаны» к сотруднику, поэтому при переводе физического лица между организациями или подразделениями проверку стоит делать заново.

Как изменить реквизиты в карточке сотрудника вручную

Ручной способ подходит, когда сотрудник получает зарплату на карту произвольного банка (не в рамках зарплатного проекта) или когда зарплатный проект в программе не ведётся.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного сотрудника через поиск.
2. 2
   В карточке сотрудника нажмите ссылку «Выплаты, учёт затрат» (в ЗУП 3.1 она расположена в шапке карточки рядом с ФИО).
3. 3
   В поле способа выплаты выберите «Зарплатный проект» или «Счёт в банке» — в зависимости от ситуации.
4. 4
   Укажите банк: выберите его из справочника по БИК или наименованию. Если банка нет — создайте его, программа может подобрать реквизиты по классификатору БИК.
5. 5
   Введите номер лицевого счёта (20 знаков) и нажмите «ОК», затем «Записать и закрыть».

После сохранения новые реквизиты начнут действовать для всех последующих ведомостей. Уже созданные, но не проведённые ведомости стоит перезаполнить, чтобы данные в них обновились.

Обратите внимание: номер счёта программа проверяет на контрольный разряд с учётом БИК банка. Если при вводе появляется сообщение о неверном номере — почти всегда это опечатка в счёте или неверно выбранный банк, а не сбой программы.

Изменение счёта в рамках зарплатного проекта

Если сотрудник участвует в зарплатном проекте, простая ручная правка может привести к расхождению с данными банка. Правильный сценарий зависит от того, как банк передаёт информацию о смене счёта.

Сотрудник сменил карту в том же банке

Когда банк перевыпускает карту, номер счёта чаще всего остаётся прежним — меняется только номер карты, который в 1С не хранится. В этом случае ничего менять не нужно. Если же банк открыл новый счёт, он обычно присылает подтверждение через файлы обмена: при загрузке подтверждения (раздел Зарплата → Обмен с банками (зарплата)) программа обновит лицевой счёт автоматически.

Сотрудник перешёл в другой банк

Если сотрудник хочет получать зарплату в банке вне зарплатного проекта, он пишет заявление, а в программе в карточке сотрудника способ выплаты меняется с «Зарплатный проект» на «Счёт в банке» с указанием нового банка и счёта. С этого момента его выплаты не должны попадать в ведомость в банк по зарплатному проекту — проверьте это при формировании ближайшей ведомости.

Проверка результата перед выплатой

Главная проверка — на этапе формирования ведомости. Создайте черновик ведомости в банк (Зарплата → Ведомости в банк), заполните её и убедитесь, что сотрудник попал в нужный документ: при зарплатном проекте — в ведомость по проекту, при произвольном банке — в ведомость с соответствующим способом выплаты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Номер счёта в карточке сотрудника

Норма

20 знаков, программа не выдаёт предупреждений о контрольном разряде

Тревожный признак

Сообщение «неверный номер счёта» или пустое поле

Попадание в ведомость

Норма

Сотрудник есть в ведомости нужного типа с суммой к выплате

Тревожный признак

Сотрудник отсутствует или попал в ведомость старого зарплатного проекта

Выгрузка в банк

Норма

Файл обмена формируется без ошибок, банк принимает реестр

Тревожный признак

Банк отклоняет реестр с ошибкой по лицевому счёту сотрудника

Дополнительно полезно свериться с отчётом по лицевым счетам, если он используется в вашей настройке обмена, и убедиться, что в подтверждении банка по сотруднику нет отказов.

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельная ситуация — дубликаты физических лиц. Если сотрудник заведён в программе дважды, реквизиты могут быть изменены у одной записи, а ведомость формируется по другой. Проверяйте совпадения через поиск по ФИО и СНИЛС перед правкой.

Особенности для 1С:Бухгалтерии 8.3

В 1С:Бухгалтерии 8.3 карточка сотрудника (раздел Зарплата и кадры → Сотрудники) также содержит блок с банковскими реквизитами. Если зарплатный проект не используется, достаточно указать банк и счёт вручную. При зарплатном проекте данные о лицевых счетах хранятся в регистре сведений «Лицевые счета сотрудников» и обновляются через обмен с банком: Зарплата и кадры → Зарплатные проекты → Обмен с банком.

Принципиальное отличие от ЗУП — в Бухгалтерии нет заявок на открытие счетов в полном объёме, поэтому при массовой смене банка проще загрузить файл подтверждения от банка, чем править каждую карточку вручную.

Удобно установить внутреннее правило: все заявления сотрудников о смене реквизитов обрабатываются не позднее чем за два рабочих дня до даты выплаты. Это оставляет время на перезаполнение ведомостей и повторную выгрузку реестра в банк без срыва сроков.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли указать в 1С номер банковской карты вместо счёта?

Нет. В программе указывается 20-значный номер лицевого (банковского) счёта. Номер карты — это идентификатор самой карты, и банк не сможет зачислить по нему реестр. Номер счёта сотрудник может узнать в приложении банка или в отделении.

Сотрудник перевыпустил карту — нужно ли что-то менять в 1С?

Как правило, нет: при перевыпуске карты номер счёта не меняется. Менять данные нужно только если банк открыл сотруднику новый счёт — тогда ждите подтверждение через обмен или внесите новый счёт согласованно с банком.

Почему сотрудник не попадает в ведомость в банк после смены реквизитов?

Чаще всего способ выплаты в карточке не совпадает с типом ведомости: например, сотруднику указан произвольный банк, а ведомость формируется по зарплатному проекту. Проверьте поле способа выплаты и перезаполните ведомость.

Ведомость уже выгружена в банк, а реквизиты оказались неверными. Что делать?

Если банк ещё не исполнил реестр — свяжитесь с банком для отзыва, затем исправьте данные и сформируйте новую ведомость. Если деньги зачислены на несуществующий или чужой счёт, банк обычно возвращает платёж, после чего выплату проводят заново.

Как массово изменить реквизиты, если банк сменил счета у многих сотрудников?

Используйте обмен с банком: банк присылает файл подтверждения с новыми лицевыми счетами, который загружается в разделе «Обмен с банками (зарплата)». Программа обновит данные по всем сотрудникам из файла автоматически.