Как из 1С выгрузить список сотрудников с паспортными данными

Выгрузка списка сотрудников с паспортными данными — типовая задача кадровика: она нужна для пропусков, банковских реестров, командировочных документов, взаимодействия с госорганами и внутренних проверок. В 1С:ЗУП и 1С:Управление нашей фирмой паспортные данные хранятся как регистр сведений о документах физических лиц, поэтому простой выгрузки справочника «Сотрудники» недостаточно — серия и номер паспорта в списке по умолчанию не отображаются.

Существует три рабочих способа получить такой список: типовой отчёт «Списки сотрудников» с настройкой группировки, универсальный отчёт по регистру сведений «Документы физических лиц» и консольный запрос для точечной выборки. Выбор зависит от версии конфигурации, прав пользователя и того, нужна разовая выгрузка или регулярная.

Перед началом важно помнить: паспортные данные относятся к персональным данным, и их выгрузка, хранение и передача регулируются законодательством о персональных данных. Файл с реестром нельзя хранить в общем доступе и пересылать по открытым каналам без необходимости.

Где в 1С хранятся паспортные данные сотрудников

В типовых конфигурациях (1С:ЗУП 8.3, 1С:Бухгалтерия с кадровым учётом, 1С:УНФ) паспортные данные привязаны не к элементу справочника «Сотрудники», а к физическому лицу. Они хранятся в регистре сведений «Документы физических лиц», где для каждого физлица может быть несколько записей: паспорт РФ, загранпаспорт, военный билет и другие документы, каждая с датой начала действия.

Из-за такой структуры прямая выгрузка справочника «Сотрудники» через «Вывести список» даст только ФИО, табельный номер, подразделение и должность — без серии и номера паспорта. Попытка найти паспорт в карточке сотрудника приведёт вас в карточку физического лица, на закладку или по ссылке «Документы», но массово оттуда данные не скопировать.

Практическое следствие: любой корректный способ выгрузки должен объединять данные справочника сотрудников и регистра документов. Все три способа ниже делают это штатно, без изменения конфигурации.

Способ 1. Отчёт «Списки сотрудников» с настройкой полей

Основной и самый удобный инструмент в 1С:ЗУП — отчёт «Списки сотрудников». Откройте раздел «Отчёты, справки» → «Списки сотрудников» (в некоторых релизах: «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Списки сотрудников»). По умолчанию отчёт выводит ФИО, подразделение и должность, но его структуру можно расширить.

Нажмите кнопку «Настройки» (или «Изменить вариант отчёта»). Если настройки отображаются в простом виде, переключитесь на расширенный режим — там доступна вкладка «Поля» или «Структура». Добавьте в список полей реквизиты из группы «Документ, удостоверяющий личность»: «Вид документа», «Серия», «Номер», «Дата выдачи», «Кем выдан». В некоторых версиях поля называются «ДокументСерия», «ДокументНомер» и доступны через выбор поля по кнопке «Добавить».

После добавления полей нажмите «Сформировать». Отчёт покажет таблицу, где напротив каждого сотрудника стоят его паспортные данные по актуальной записи регистра. Дальше таблицу можно сохранить в Excel: меню «Ещё» → «Сохранить» или сочетание Ctrl+S, формат — «Лист Excel» (xlsx).

1. 1
   Откройте Отчёты → Списки сотрудников
2. 2
   Нажмите «Настройки» и перейдите в расширенный режим
3. 3
   На вкладке «Поля» добавьте «Серия», «Номер», «Дата выдачи», «Кем выдан»
4. 4
   При необходимости задайте отбор: организация, подразделение, работающие на дату
5. 5
   Сформируйте отчёт и проверьте несколько строк
6. 6
   Сохраните таблицу в Excel через «Ещё» → «Сохранить»

Настройка отбора по организации и работающим сотрудникам

В настройках отчёта на вкладке «Отбор» добавьте условие «Организация равно» нужной организации, если в базе ведётся несколько юрлиц. Чтобы исключить уволенных, установите отбор «Работает» или укажите период отчёта — типовой вариант отчёта по умолчанию показывает сотрудников, работающих на дату формирования. Это важно, потому что выгрузка данных уволенных лиц без необходимости расширяет круг обрабатываемых персональных данных.

Способ 2. Универсальный отчёт по регистру «Документы физических лиц»

Если в вашей конфигурации нет отчёта «Списки сотрудников» или он не даёт нужных полей, используйте «Универсальный отчёт». Он доступен в большинстве типовых решений: раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Универсальный отчёт» (в ЗУП — «Отчёты» → «Универсальный отчёт»). Для работы нужны права на чтение регистра сведений.

В шапке отчёта выберите тип объекта «Регистр сведений», объект — «Документы физических лиц». В настройках полей выведите: «Физическое лицо», «Вид документа», «Серия», «Номер», «Дата выдачи», «Кем выдан». Добавьте отбор «Вид документа = Паспорт РФ», чтобы исключить загранпаспорта и военные билеты, если нужен именно основной документ.

Недостаток способа: универсальный отчёт выводит все записи регистра, включая исторические (старые паспорта после замены). Чтобы оставить только актуальные, сгруппируйте результат по физлицу и в Excel отфильтруйте максимальную дату выдачи, либо используйте первый способ, где типовой механизм сам берёт действующую запись.

Способ 3. Консоль запросов для точечной выборки

Для администраторов и разработчиков гибче всего работает консоль запросов (внешняя обработка или встроенная в режиме предприятия при наличии прав). Запрос объединяет справочник сотрудников с регистром документов и позволяет взять только актуальный паспорт через соединение со срезом последних.

Типовой текст запроса выглядит так: выбираются сотрудники с условием на организацию и дату приёма, затем левым соединением присоединяется регистр «ДокументыФизическихЛиц.СрезПоследних» с условием на вид документа «Паспорт РФ».

ВЫБРАТЬ
	Сотрудники.Наименование КАК Сотрудник,
	Документы.Серия,
	Документы.Номер,
	Документы.ДатаВыдачи,
	Документы.КемВыдан
ИЗ
	Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
		ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ РегистрСведений.ДокументыФизическихЛиц.СрезПоследних КАК Документы
		ПО Сотрудники.ФизическоеЛицо = Документы.Физлицо
ГДЕ
	Документы.ВидДокумента = &ВидДокумента

Результат запроса выводится в табличный документ и сохраняется в Excel тем же способом. Этот вариант исключает дубли по историческим записям, потому что срез последних возвращает одну актуальную запись на каждое физлицо.

Выгрузка результата в Excel и проверка данных

Любой табличный документ в 1С сохраняется через «Файл» → «Сохранить как» или «Ещё» → «Сохранить»: выберите формат xlsx, чтобы сохранить структуру колонок. Перед передачей файла обязательно проведите контрольную проверку: сверьте 3–5 случайных строк с карточками физических лиц, убедитесь, что серия и номер не обрезаны, а даты выдачи соответствуют действующим документам.

Частая проблема при выгрузке — пустые ячейки паспорта у части сотрудников. Это означает, что в регистре «Документы физических лиц» нет записи с видом «Паспорт РФ»: либо документ внесён с другим видом, либо не заполнен вовсе. Таких сотрудников нужно найти в отчёте отдельным отбором (условие «Серия не заполнена») и внести данные в карточки физлиц до повторной выгрузки.

Права доступа и защита персональных данных

Видеть паспортные данные могут только пользователи с профилем «Кадровик», «Расчётчик» или аналогичным, где есть доступ к регистру «Документы физических лиц». Если отчёт формируется, но колонки паспорта пустые у всех строк, а не у отдельных сотрудников — вероятнее всего, у вашей учётной записи нет прав на чтение регистра. В этом случае обратитесь к администратору 1С за назначением профиля, а не пытайтесь обойти ограничение.

Полученный файл — это реестр персональных данных. Храните его на защищённом ресурсе, передавайте только по согласованным каналам (например, через защищённые сервисы банка), а после использования удаляйте промежуточные копии. Передача списка третьим лицам допустима только при наличии правового основания — договора с банком на зарплатный проект, требования уполномоченного органа и т.п.

Какой способ выбрать в вашей ситуации

Для разовой выгрузки в 1С:ЗУП оптимален отчёт «Списки сотрудников» — он сам подтягивает актуальный документ и не требует знания структуры базы. Универсальный отчёт подходит, когда нужны дополнительные поля регистра (код подразделения выдавшего органа, срок действия) или когда работаете в конфигурации без кадровых отчётов. Консоль запросов — вариант для регулярных выгрузок по расписанию и нестандартных условий, но требует навыков работы с языком запросов.

Если выгрузка нужна регулярно — например, ежемесячно для банка — сохраните настроенный вариант отчёта под понятным именем («Для банка — паспортные данные»), чтобы не собирать настройки заново. Вариант сохраняется через «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта» и будет доступен в списке отчётов.

Частые вопросы