Другое · 9 мин
Как доначислить зарплату в 1С: инструкция для расчётчика
Как доначислить зарплату в 1С:ЗУП и Бухгалтерии: разовое начисление, исправление ошибок, перерасчёт прошлых периодов, проверка НДФЛ и взносов.
Доначисление зарплаты в 1С требуется, когда сотруднику недоплатили: забыли учесть премию, неправильно рассчитали отпускные, не учли больничный или доплату за совмещение. В зависимости от причины используются разные документы — от простого «Разового начисления» до полноценного перерасчёта прошлых периодов.
Инструкция ниже ориентирована на «1С:Зарплату и управление персоналом 8» (ред. 3.1), но основные принципы действуют и в «1С:Бухгалтерии 8», где возможности расчёта уже. Главное правило: доначисление всегда оформляется отдельным документом, а не редактированием уже проведённого расчёта, если период закрыт и отчётность сдана.
Перед любыми исправлениями сделайте резервную копию базы, особенно если перерасчёт затрагивает закрытые месяцы, по которым поданы отчёты 6-НДФЛ и РСВ.
Определите причину доначисления
От причины зависит выбор документа и налоговые последствия. Типичные ситуации: не начислена разовая выплата (премия, доплата, компенсация), ошибка в расчёте за прошлый месяц, изменение оклада задним числом, судебное решение или приказ о доплате.
Если недоплата относится к текущему расчётному периоду, который ещё не закрыт, достаточно добавить начисление до окончательного расчёта зарплаты. Если период закрыт, ведомости подписаны и налоги перечислены — потребуется перерасчёт с корректировкой отчётности.
Достаточно разового начисления
Нужен перерасчёт и уточнённый 6-НДФЛ
Сначала исправить кадровый документ
Доначисление в текущем периоде через «Разовое начисление»
Самый простой сценарий — доначислить сумму, которую забыли включить в расчёт текущего месяца. Откройте раздел «Зарплата» → «Разовые начисления» и создайте новый документ. Укажите организацию, подразделение, месяц начисления и вид начисления.
Если нужного вида начисления нет в списке, создайте его: «Настройка» → «Начисления» → «Создать». Важно правильно заполнить налогообложение: код дохода НДФЛ (например, 2000 для оплаты труда), категорию дохода и обложение страховыми взносами. Ошибка в этих настройках приведёт к неверному налогу.
В табличной части документа добавьте сотрудника и укажите сумму. НДФЛ и взносы программа рассчитает автоматически при проведении или при окончательном расчёте зарплаты за месяц — в зависимости от настроек вида начисления.
- 1Создайте вид начисления с верным кодом НДФЛ и взносами
- 2Откройте Зарплата → Разовые начисления → Создать
- 3Заполните месяц, сотрудника и сумму
- 4Проведите документ и проверьте расчёт НДФЛ
- 5Включите сумму в ведомость на выплату
Доначисление премии или доплаты
Для премий в ЗУП предусмотрен отдельный документ «Премия» (Зарплата → Премии). Он удобнее разового начисления, когда премия рассчитывается процентом от базы или выплачивается списку сотрудников. Вид премии должен быть настроен с правильным кодом дохода: для производственных премий обычно используется код 2002.
Если сотруднику положена постоянная доплата (за совмещение, расширение зон обслуживания, вредные условия), её лучше назначить кадровым документом «Изменение оплаты труда» или «Приказ на доплату», чтобы начисление выполнялось автоматически каждый месяц, а не вручную.
Перерасчёт за прошлый закрытый период
Когда ошибка обнаружена в прошлом месяце, простым разовым начислением не обойтись: сумма должна отразиться в базе того периода для корректного расчёта среднего заработка и налогов. В ЗУП 3.1 для этого служит документ «Доначисление, перерасчёт» (Зарплата → Доначисления, перерасчёты).
Создайте документ, укажите месяц, в котором отражается перерасчёт, и период, за который он выполняется. На закладке «Доначисления» добавьте сотрудника, вид расчёта и сумму. Программа автоматически доначислит НДФЛ и страховые взносы за корректируемый период.
Альтернатива — исправление исходного документа: в проведённом «Начислении зарплаты и взносов» прошлого месяца нажмите «Исправить» (кнопка доступна, если включён механизм исправлений). Программа создаст документ-исправление текущей датой, сторнирует ошибочные суммы и начислит правильные.
Доначисление в 1С:Бухгалтерии 8
В «1С:Бухгалтерии» нет полноценного механизма перерасчётов. Доначисление оформляется документом «Начисление зарплаты» текущим месяцем: добавьте сотруднику строку с нужным видом начисления и суммой. Можно создать отдельный документ только на доначисление, чтобы не смешивать его с основным расчётом.
НДФЛ бухгалтерия рассчитает в том же документе. Если ошибка затрагивает прошлый квартал и сданную отчётность, понадобится корректировка регистров вручную или уточнённые декларации — это уже задача для бухгалтера, а не рядовое действие.
Чем оформить доначисление
Текущий период, простая сумма; не подходит для закрытых месяцев
Закрытый период в ЗУП; требует проверки уточнённой отчётности
Ошибка в исходном начислении; сторнирует и пересчитывает автоматически
Постоянная доплата; не подходит для единовременной суммы
Проверка результата и налогов
После проведения доначисления сформируйте расчётный листок сотрудника (Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок) и убедитесь, что сумма отражена, НДФЛ удержан корректно, а итог к выплате совпадает с ожиданием. Дополнительно проверьте отчёт «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов» за соответствующий период.
Выплата доначисленной суммы оформляется обычной ведомостью: «Выплаты» → «Ведомость в банк» (или в кассу). Если доначисление относится к прошлому периоду, при выплате программа зафиксирует дату получения дохода для НДФЛ — от неё зависит срок перечисления налога.
Как проверить результат
Доначисление видно отдельной строкой, итог верный
Суммы нет или она попала не в тот месяц
Налог доначислен, дата получения дохода корректна
Налог не рассчитан или удвоился
База взносов увеличилась на сумму доначисления
Начисление не облагается взносами из-за настроек вида расчёта
Типичные ошибки и ограничения
Чаще всего проблемы возникают из-за неверного вида начисления: если у него не заполнен код дохода НДФЛ или снят флаг обложения взносами, налоги не рассчитаются, и это вскроется только при проверке отчётности. Вторая частая ошибка — ручное редактирование проведённого документа прошлого периода вместо создания исправления: это ломает последовательность расчёта и регистры.
Также нельзя доначислять суммы уволенному сотруднику обычным порядком без проверки: для него действуют особые правила по НДФЛ и взносам, а выплата после увольнения требует корректной даты получения дохода.
Что важно запомнить
В текущем периоде доначисляйте через «Разовое начисление» или «Премию», в закрытом — через «Доначисление, перерасчёт» или исправление документа. Всегда проверяйте настройки вида начисления (НДФЛ и взносы), а после проведения — расчётный листок и налоговые отчёты. Перед исправлением закрытых периодов делайте резервную копию.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли просто изменить сумму в уже проведённом начислении зарплаты?
Технически можно распровести документ и изменить сумму, но делать так допустимо только в открытом периоде, по которому не сдана отчётность и не выполнены выплаты. Для закрытых периодов используйте механизм исправлений или документ «Доначисление, перерасчёт» — иначе нарушится последовательность расчёта налогов.
Как доначислить зарплату уволенному сотруднику?
Создайте документ «Доначисление, перерасчёт» или «Разовое начисление» и выберите уволенного сотрудника — программа это позволяет. Обратите внимание на дату выплаты: именно она определит дату получения дохода для НДФЛ. Страховые взносы на выплаты после увольнения начисляются в общем порядке, если выплата связана с трудовыми отношениями.
Нужно ли сдавать уточнённый 6-НДФЛ после перерасчёта?
Если перерасчёт изменил сумму дохода или налога в периоде, по которому расчёт уже сдан, уточнённый 6-НДФЛ подать придётся. Если же доначисление и удержание налога отражены в текущем периоде и не меняют прошлые показатели, уточнение может не потребоваться. Проверьте отчёт «Анализ НДФЛ» за оба периода.
Почему при доначислении не рассчитывается НДФЛ?
Чаще всего у вида начисления не заполнен код дохода НДФЛ или установлено «не облагается». Откройте настройку начисления («Настройка» → «Начисления») и проверьте закладку «Налоги, взносы, учёт». Также НДФЛ может не рассчитаться, если документ проведён без указания месяца начисления или сотрудник не имеет действующего трудового договора на дату начисления.
Как доначислить отпускные, если средний заработок был рассчитан неверно?
Найдите исходный документ «Отпуск» и нажмите «Исправить» — программа создаст документ-исправление, сторнирует старый расчёт и начислит новый с учётом актуальных данных. Перед этим убедитесь, что причина ошибки (например, неучтённая премия или неверный график) устранена в базе, иначе исправление повторит тот же результат.
Чем разовое начисление отличается от премии в 1С:ЗУП?
Документ «Премия» удобнее для массовых выплат и расчёта процентом от базы, а также корректно отражает премии с кодом дохода 2002. «Разовое начисление» — универсальный инструмент для любой суммы, которую нужно провести одним документом. По налогам и учёту оба варианта работают одинаково, если вид начисления настроен правильно.