Другое · 10 мин
Как добавить зарплату в 1С: от приёма сотрудника до начисления
Как добавить зарплату в 1С: приём сотрудника, назначение начислений, расчёт зарплаты, проверка НДФЛ и взносов в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии. Пошаговая инструкция.
Под фразой «добавить зарплату в 1С» обычно скрывается одна из трёх задач: назначить оклад новому сотруднику, изменить оплату труда действующему работнику или рассчитать и начислить зарплату за месяц. Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) механизм полноценный, а в 1С:Бухгалтерии расчёт ведётся в упрощённом виде и подходит только для небольшого штата.
Ключевой принцип одинаков для всех конфигураций: зарплата не вводится «руками» одной цифрой. Она складывается из плановых начислений (оклад, надбавки, премии), которые назначаются сотруднику кадровым документом, а затем автоматически рассчитываются документом «Начисление зарплаты и взносов» с учётом отработанного времени, НДФЛ и страховых взносов.
Ниже разобран полный цикл: от создания сотрудника и назначения ему планового начисления до проверки расчёта и типичных ошибок, из-за которых зарплата «не считается» или считается неверно.
Где именно добавляется зарплата: выбор конфигурации
Перед началом работы определите, в какой программе вы ведёте расчёт. В 1С:ЗУП весь кадровый и зарплатный учёт ведётся в разделах «Кадры» и «Зарплата», расчёт гибкий: поддерживаются оклады, тарифы, сдельные наряды, районные коэффициенты, сложные премии.
В 1С:Бухгалтерии 8 функционал ограничен: есть справочник «Сотрудники», документы «Приём на работу» (в редакции 3.0 — через «Кадровые документы») и «Начисление зарплаты». Для организации с простой системой оплаты труда этого достаточно, но тонкие ситуации (суммированный учёт, вредные условия, несколько мест работы) потребуют ручных корректировок.
Сравнение вариантов
Подходит для штатного расчёта зарплаты, кадрового учёта и отчётности. Полный функционал: графики, отсутствия, сложные начисления. Требует отдельной лицензии и настройки.
Подходит для небольшого штата с простой системой оплаты. Расчёт ведётся в той же базе, что и бухучёт. Ограничение: нет полноценного учёта рабочего времени и сложных начислений.
Шаг 1. Создание сотрудника и приём на работу
Зарплату нельзя назначить «в воздухе» — сначала должен существовать сотрудник, оформленный кадровым документом. В 1С:ЗУП откройте раздел «Кадры» → «Приёмы на работу» и создайте новый документ. Заполните организацию, подразделение, должность, дату приёма и график работы сотрудника.
График работы — критически важное поле. Именно по нему программа определяет норму рабочего времени и рассчитывает оплату пропорционально отработанным дням. Если график не выбран или выбран неверный, оклад при неполном месяце посчитается неправильно.
В 1С:Бухгалтерии путь похожий: раздел «Зарплата и кадры» → «Приёмы на работу» (или создание сотрудника из справочника с указанием даты приёма). Убедитесь, что у сотрудника заполнены данные для НДФЛ: ИНН, статус налогового резидента, вычеты на детей при наличии.
Шаг 2. Назначение планового начисления (оклада)
Плановое начисление — это вид расчёта, который действует постоянно, пока его не изменят кадровым документом. В документе приёма на работу в 1С:ЗУП есть табличная часть «Начисления»: добавьте строку, выберите вид начисления «Оплата по окладу» (или «Оплата по часовому тарифу») и укажите размер — например, 60 000 рублей в месяц.
Если нужного вида начисления нет в списке, создайте его: раздел «Настройка» → «Начисления» → «Создать». Для простого оклада достаточно формулы вида «Оклад / НормаДней × ВремяВДнях», назначения «Повременная оплата труда и надбавки» и указания, что начисление выполняется ежемесячно.
Для изменения зарплаты действующему сотруднику не редактируйте старый документ приёма. Создайте новый кадровый документ: в ЗУП это «Изменение оплаты труда» или «Кадровый перевод», в Бухгалтерии — «Изменение оклада» (раздел «Зарплата и кадры»). Так сохранится история изменений, и расчёт за переходный месяц будет корректным.
- 1Откройте раздел «Кадры» и создайте документ «Приём на работу» (для нового сотрудника) или «Изменение оплаты труда» (для действующего).
- 2В табличной части «Начисления» добавьте вид расчёта «Оплата по окладу» и укажите размер.
- 3Проверьте график работы и дату начала действия начисления.
- 4Проведите документ и убедитесь, что в карточке сотрудника (кнопка «Начисления и удержания») появилась запись об окладе.
Шаг 3. Начисление зарплаты за месяц
Когда плановые начисления назначены, зарплата рассчитывается одним документом. В 1С:ЗУП откройте «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов», создайте документ, укажите месяц начисления и нажмите «Заполнить». Программа подтянет всех сотрудников с действующими начислениями, рассчитает оплату по отработанному времени, НДФЛ и страховые взносы.
Разовые выплаты — премии, больничные, отпускные — вводятся отдельными документами («Премия», «Больничный лист», «Отпуск») до итогового начисления. Тогда они автоматически попадут в документ «Начисление зарплаты и взносов» и в расчётный листок сотрудника.
В 1С:Бухгалтерии документ называется «Начисление зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры»). Заполнение также выполняется кнопкой «Заполнить». Проверьте, что в учётной политике и настройках зарплаты корректно указаны способы отражения в бухучёте — от этого зависят проводки по счетам 20, 26, 44 и другим.
Проверка результата: как убедиться, что зарплата посчитана верно
После проведения документа начисления сформируйте расчётный листок сотрудника: в ЗУП это отчёт «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок». В листке должны быть видны начисленная оплата, удержанный НДФЛ и сумма к выплате.
Для сверки по всей организации используйте «Свод начислений, удержаний и выплат» и оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 (в Бухгалтерии). Сумма начислений в документе должна совпадать с оборотом по кредиту счёта 70 за месяц.
Как проверить результат
При полном отработанном месяце равна назначенному окладу
Сумма меньше или больше без видимой причины — проверьте график работы и дату приёма
Удержан с начисленного дохода с учётом вычетов, сумма целая по копейкам
НДФЛ нулевой при наличии дохода или дробный — проверьте статус резидента и регистрацию вычетов
Строка появилась после нажатия «Заполнить»
Сотрудника нет — проверьте, проведён ли приём на работу и назначено ли плановое начисление
Типичные ошибки при добавлении зарплаты
Большинство проблем возникает не на этапе расчёта, а на этапе кадрового оформления. Программа честно считает то, что ей задали, поэтому ошибка в исходных данных превращается в ошибку в деньгах.
Отдельная группа ошибок связана с выплатой: начислить зарплату недостаточно, нужно ещё сформировать ведомость на выплату («Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу») и зарегистрировать выплату. Пока ведомость не проведена, долг перед сотрудником числится невыплаченным, а НДФЛ не считается удержанным.
Маршрут решения для нестандартных ситуаций
Если ситуация выходит за рамки «принять сотрудника и назначить оклад», ориентируйтесь на конкретный признак задачи и выбирайте соответствующий документ, а не пытайтесь всё внести одной ручной корректировкой.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Зарплата в 1С добавляется в два этапа: кадровым документом назначается плановое начисление (оклад), затем документом «Начисление зарплаты и взносов» выполняется расчёт за месяц. Проверяйте результат расчётным листком и сводом, а изменения оклада оформляйте новыми документами, не редактируя старые.
Частые вопросы
Можно ли начислить зарплату в 1С просто ручной проводкой?
Технически проводка Дт 20 (26, 44) Кт 70 отразит задолженность в бухучёте, но не попадёт в регистры расчёта зарплаты. В результате расчётный листок, 6-НДФЛ и РСВ будут пустыми или расходиться с бухучётом. Ручные проводки допустимы только как временное исключение, основной способ — документ начисления.
Почему сотрудник не попадает в документ «Начисление зарплаты»?
Три основные причины: не проведён приём на работу, не назначено плановое начисление или сотрудник уже уволен до начала месяца начисления. Также проверьте, что в документе выбрана та же организация, в которую принят сотрудник.
Как добавить зарплату за прошлый месяц, если сотрудника приняли поздно?
Оформите приём на работу фактической датой прошлого месяца, затем создайте документ начисления за тот месяц. В ЗУП программа предложит выполнить доначисление. Учтите, что это повлияет на уже сданную отчётность — потребуется уточнённый 6-НДФЛ.
Чем отличается оклад от тарифной ставки при настройке начисления?
Оклад задаётся за полностью отработанный месяц и пересчитывается пропорционально отработанным дням. Тарифная ставка (часовая или дневная) умножается на фактически отработанное время. Для сотрудников с нестабильным графиком часовой тариф обычно точнее и проще в контроле.
Нужно ли каждый месяц заново вводить оклад?
Нет. Плановое начисление действует непрерывно с даты назначения и автоматически попадает в каждый ежемесячный расчёт. Вводить что-то заново нужно только при изменении оклада, переводе на другую должность или при разовых выплатах.
Что делать, если зарплата посчитана неправильно после смены графика?
Изменение графика оформляется кадровым документом («Кадровый перевод» или «Изменение графика работы»), а не правкой справочника. После оформления документа пересчитайте месяц: в ЗУП — через «Доначисление, перерасчёт» или повторным заполнением документа начисления.