Как добавить новую должность в штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП

Новая должность в штатном расписании 1С:ЗУП 8.3 вводится через документ «Изменение штатного расписания» (или «Утверждение штатного расписания», если график ведётся впервые). Просто добавить элемент в справочник «Должности» недостаточно — для расчёта зарплаты и кадровых документов нужна позиция штатного расписания, привязанная к подразделению, с указанием оклада, начислений и количества ставок.

Порядок действий зависит от того, включён ли в программе учёт по штатному расписанию и ведётся ли история его изменений. Ниже разобраны оба сценария: работа с полноценным документооборотом штатки и упрощённый вариант без истории. Также рассмотрены типичные ошибки, из-за которых новая позиция не появляется в документах приёма на работу.

Проверьте настройки учёта по штатному расписанию

Перед добавлением позиции откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Настройка кадрового учёта» и проверьте, включён ли флаг «Ведётся штатное расписание». Если он снят, программа не использует позиции штатки, и приём сотрудников выполняется только по справочнику «Должности» — в этом случае достаточно завести новый элемент справочника.

Если штатное расписание ведётся, обратите внимание на флаг «Ведётся история изменений штатного расписания». При включённой истории любые правки оформляются документами «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания» с датой вступления в силу. При выключенной истории позиции редактируются напрямую в списке штатного расписания, без документов-оснований.

Дополнительно полезно проверить настройку «Используются вилки окладов» и «В штатном расписании используются разряды и категории» — они влияют на то, какие поля будут доступны при создании позиции. Менять эти флаги после начала учёта нужно осторожно: отключение уже используемых механизмов может привести к потере части данных в действующих позициях.

Создайте новую должность в справочнике

Если нужной должности ещё нет в программе, сначала заведите её в справочнике «Кадры» → «Должности». Нажмите «Создать», укажите наименование — именно оно будет выводиться в приказах, трудовых договорах и отчётах. При необходимости заполните ОКПДТР, категорию должности (руководители, специалисты и т.д.) и класс условий труда по итогам спецоценки.

Поле «Краткое наименование» используется в печатных формах, где полное название не помещается. Если в компании применяются разряды, отметьте соответствующий признак и укажите разряд или категорию — тогда в позиции штатного расписания разряд подтянется автоматически.

Справочник «Должности» сам по себе не определяет оплату: оклад, надбавки и количество ставок задаются уже на уровне позиции штатного расписания. Поэтому одна и та же должность может встречаться в разных подразделениях с разными условиями оплаты.

Добавьте позицию документом «Изменение штатного расписания»

Основной сценарий при включённой истории: перейдите в «Кадры» → «Штатное расписание» → «Изменения штатного расписания» и создайте новый документ. Укажите организацию, дату документа и месяц, с которого изменения вступают в силу — именно с этой даты позиция станет доступна для приёма на работу.

В табличной части нажмите «Добавить» → «Позицию». В открывшейся форме заполните подразделение, должность, количество ставок (можно дробное, например 0,5). На вкладке «Оплата труда» задайте оклад или тарифную ставку, добавьте постоянные надбавки и доплаты. Если должность вредная, укажите процент доплаты и параметры дополнительного отпуска на соответствующих вкладках.

После заполнения нажмите «ОК» — позиция появится в таблице документа. Затем проведите документ и при необходимости установите статус «Утверждено» (доступность статусов зависит от настроек согласования). Только после проведения позиция фактически включается в штатное расписание.

1. 1
   Проверьте настройку «Ведётся штатное расписание» в параметрах кадрового учёта
2. 2
   Создайте должность в справочнике «Должности», если её ещё нет
3. 3
   Откройте «Кадры» → «Изменения штатного расписания» → «Создать»
4. 4
   Укажите организацию и дату вступления изменений в силу
5. 5
   Добавьте позицию: подразделение, должность, число ставок, оклад, надбавки
6. 6
   Проведите документ и установите статус «Утверждено»
7. 7
   Проверьте позицию в отчёте «Штатное расписание» и в документе приёма на работу

Добавление позиции без истории изменений

Если история штатного расписания отключена, работа проще: откройте «Кадры» → «Штатное расписание», нажмите «Создать позицию» и заполните ту же карточку — подразделение, должность, ставки, оплату. Позиция действует сразу после записи, без даты вступления в силу и без документа-основания.

Минус этого режима — отсутствие истории: нельзя посмотреть, какой был оклад по позиции в прошлом периоде, и сложнее оформить изменения задним числом. Для небольших организаций без частых реорганизаций такой вариант обычно достаточен.

Если штатное расписание вообще не ведётся, новая должность просто создаётся в справочнике «Должности», а условия оплаты указываются в кадровом документе приёма на работу по каждому сотруднику индивидуально.

Сравнение вариантов

С историей изменений

Подходит для средних и крупных организаций: все правки оформляются документами с датой, есть история окладов. Ограничение — больше документов и строже контроль дат.

Без истории

Подходит для небольших компаний: позиции редактируются напрямую. Ограничение — нет истории изменений и документов-оснований.

Без штатного расписания

Подходит для микробизнеса: только справочник должностей. Ограничение — нет контроля ставок, вакансий и планового ФОТ.

Проверьте результат после добавления

После проведения документа сформируйте отчёт «Кадры» → «Штатное расписание» на дату, следующую за датой вступления изменений в силу. Новая позиция должна отображаться с указанным подразделением, количеством ставок и окладом. Если позиции нет — чаще всего документ не проведён или дата отчёта раньше даты вступления изменений в силу.

Вторая проверка — создайте тестовый документ «Приём на работу»: в поле «Позиция» новая строка должна быть доступна для выбора. Если позиция не подтягивается, проверьте, что документ изменения проведён, а дата приёма не раньше даты вступления позиции в силу.

Также полезно сформировать отчёт «Штатная расстановка» или «Остатки отпусков» не потребуется, а вот «Анализ штатного расписания» покажет соответствие занятых и свободных ставок — новая позиция должна отображаться как вакантная.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Штатное расписание» на актуальную дату

Норма

Новая позиция видна с подразделением, ставками и окладом

Тревожный признак

Позиции нет — документ не проведён или дата отчёта раньше даты вступления в силу

Документ «Приём на работу»

Норма

Позиция выбирается из списка, оклад подставляется автоматически

Тревожный признак

Позиция недоступна — проверьте дату приёма и статус утверждения

Отчёт «Анализ штатного расписания»

Норма

Позиция отображается как вакантная ставка

Тревожный признак

Позиция отсутствует или дублируется — возможно, создано две одинаковые позиции

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — создание должности только в справочнике «Должности» без позиции в штатном расписании. В этом случае при приёме сотрудника программа не найдёт позицию, и кадровик вынужден вручную вводить условия оплаты, что ломает контроль ставок и плановый ФОТ.

Вторая распространённая проблема — неверная дата вступления в силу. Если в документе изменения указан следующий месяц, а приём оформляется текущим числом, позиция будет недоступна. Проверяйте соответствие дат документа изменения и кадровых документов.

Третья ошибка — дублирование позиций: вместо редактирования существующей позиции создают новую с той же должностью и подразделением. В результате в отчётах появляются «лишние» вакансии, а расчёт планового ФОТ искажается. Перед добавлением всегда проверяйте, нет ли уже подходящей позиции.

Массовое добавление и особые случаи

Если нужно ввести сразу несколько позиций — например, при открытии нового подразделения — добавляйте их строками в одном документе «Изменение штатного расписания». Это удобнее для согласования и печати: приказ об изменении штатки формируется единым документом.

Для позиций с почасовой оплатой в карточке позиции выбирайте соответствующий вид начисления (оплата по часовому тарифу), а не месячный оклад. Если в организации применяются вилки окладов, укажите минимальное и максимальное значение — конкретный оклад будет задан при приёме сотрудника в пределах вилки.

Если новая должность связана с вредными условиями труда, не забудьте заполнить вкладку «Дополнительно» в карточке позиции: условия труда по спецоценке, дополнительный отпуск, повышенную доплату. Эти параметры влияют на расчёт отпусков и страховых взносов по дополнительным тарифам.

Перед вводом новой позиции полезно сформировать текущее штатное расписание и проверить, нет ли уже похожей закрытой позиции. Закрытую позицию нельзя «оживить» — только создать новую, но знание о ней поможет избежать путаницы в отчётах.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли добавить должность в штатное расписание задним числом?

Да, укажите в документе «Изменение штатного расписания» нужную дату вступления в силу. Но если на этот период уже рассчитана зарплата или оформлены кадровые документы, сначала оцените последствия: программа может потребовать перепроведения связанных документов. Безопаснее делать такие правки после резервного копирования.

Почему новая позиция не отображается при приёме на работу?

Наиболее вероятные причины: документ изменения штатного расписания не проведён, дата приёма раньше даты вступления позиции в силу, либо позиция создана в другой организации или подразделении. Проверьте эти три момента последовательно — в большинстве случаев проблема решается без технической поддержки.

Как указать дробную ставку, например 0,5?

В карточке позиции в поле «Количество ставок» введите значение 0,5 (или 0,25 и т.д.). Программа будет учитывать неполную ставку при расчёте планового ФОТ и контроле вакансий. Оклад в позиции указывается за полную ставку — при приёме на 0,5 ставки начисление рассчитается пропорционально.

Чем позиция штатного расписания отличается от должности?

Должность — это элемент справочника, просто наименование с характеристиками (категория, ОКПДТР). Позиция штатного расписания — это связка должности с подразделением, количеством ставок и условиями оплаты. Одна должность может соответствовать нескольким позициям в разных подразделениях с разными окладами.

Нужно ли прикреплять сотрудника к позиции сразу после её создания?

Нет, позиция может оставаться вакантной сколько угодно — она будет отображаться в отчётах как свободная ставка. Приём сотрудника оформляется отдельным документом «Приём на работу», где выбирается эта позиция. После приёма ставка становится занятой.