Другое · 9 мин
Как добавить трудовую функцию в 1С
Как добавить трудовую функцию в 1С:ЗУП: настройка справочника, привязка к должности и сотруднику, заполнение СЗВ-ТД и ЭТК. Пошагово, с проверкой результата.
Трудовая функция в 1С:ЗУП используется для кадровых документов, отчётов СЗВ-ТД и электронных трудовых книжек (ЭТК): с 2020 года сведения о трудовой деятельности передаются в ПФР с указанием функции сотрудника, а не только должности. Если справочник трудовых функций не заполнен или к сотруднику не привязана функция, программа не сможет корректно сформировать мероприятие «Приём» или «Перевод» для отчёта СЗВ-ТД, и отчёт не пройдёт проверку.
Механизм одинаков для большинства релизов 1С:ЗУП 3.1: сначала включается использование трудовых функций в настройках, затем заполняется справочник, после чего функция указывается в штатном расписании или в кадровом документе сотрудника. Дальше данные автоматически подтягиваются в СЗВ-ТД и сведения для ЭТК.
Ниже разобран полный порядок: от включения функциональности до проверки, что функция попала в отчёт, а также типичные ошибки и ситуации, когда требуется ручная корректировка.
Включение функциональности трудовых функций
По умолчанию в свежих релизах 1С:ЗУП 3.1 учёт трудовых функций уже активен, так как он нужен для ЭТК. Но если база обновлялась со старых версий или настройки менялись, стоит проверить: откройте Настройка → Реквизиты и дополнительные сведения либо раздел Настройка → Кадровый учёт и убедитесь, что опции, связанные с трудовыми функциями и электронными трудовыми книжками, включены.
Дополнительно проверьте настройку обмена с ПФР: Отчётность, справки → Настройки обмена с контролирующими органами. Если планируется передача сведений о трудовой деятельности, учётная запись обмена должна быть настроена, иначе отчёт сформируется, но отправить его из программы не получится.
Заполнение справочника «Трудовые функции»
Справочник находится в разделе Кадры → Трудовые функции либо Настройка → Трудовые функции (расположение зависит от релиза). Это классификатор, куда вносятся формулировки функций, которые затем выбираются в документах.
Чтобы добавить новую функцию, нажмите Создать и заполните наименование — например, «Ведение бухгалтерского учёта» или «Продажа товаров и консультирование покупателей». Формулировка должна соответствовать трудовому договору или должностной инструкции: именно этот текст попадёт в сведения о трудовой деятельности, и расхождение с договором может вызвать вопросы при проверке.
Не плодите дубли: перед созданием новой записи проверьте справочник поиском. Две функции с почти одинаковым названием («Бухгалтерский учёт» и «Ведение бухучёта») затруднят аналитику и могут привести к тому, что в разных документах одного сотрудника будут указаны разные формулировки.
- 1Откройте Кадры → Трудовые функции (или Настройка → Трудовые функции)
- 2Нажмите «Создать» и введите формулировку функции как в трудовом договоре
- 3Сохраните запись кнопкой «Записать и закрыть»
- 4Проверьте поиском, что дубль не создан
Привязка функции к должности и штатному расписанию
Самый удобный способ — указать трудовую функцию в позиции штатного расписания. Откройте Кадры → Штатное расписание, выберите нужную позицию и в поле «Трудовая функция» подберите запись из справочника. После этого все приёмы и переводы на эту позицию будут автоматически подхватывать функцию.
Если штатное расписание в базе не ведётся, функция указывается напрямую в кадровом документе: в «Приёме на работу» или «Кадровом переводе» есть поле «Трудовая функция» на вкладке условий труда. Без заполнения этого поля мероприятие для СЗВ-ТД сформируется неполным.
Для уже работающих сотрудников, принятых до ведения функций в базе, потребуется массовая доработка: либо заполнение функций в позициях штатки с последующим обновлением данных сотрудников, либо создание кадровых переводов/изменений условий труда с указанием функции. В некоторых релизах доступна групповая обработка заполнения — ищите её в разделе настроек ЭТК.
Заполняйте функцию сначала в штатном расписании, а потом уже в документах по сотрудникам: тогда при новых приёмах ручной ввод не понадобится, и риск расхождений между позицией и документом исчезает.
Указание функции в кадровых документах
При оформлении приёма на работу откройте документ Кадры → Приёмы на работу, создайте новый или откройте существующий. На вкладке с условиями труда найдите поле «Трудовая функция» и выберите запись из справочника. Если позиция штатки уже содержит функцию, поле заполнится автоматически — достаточно проверить.
То же относится к кадровым переводам: если сотрудник меняет должность или у него меняется функционал, перевод должен содержать актуальную функцию. Именно по датам этих документов программа строит историю функций для отчётности, поэтому важно, чтобы каждый перевод был проведён с корректным значением.
Изменение функции без смены должности тоже оформляется документом — как правило, «Кадровым переводом» или «Изменением условий труда» с указанием новой функции. Просто поправить справочник недостаточно: у сотрудника должна появиться запись о смене функции с конкретной датой.
Проверка: попала ли функция в СЗВ-ТД и ЭТК
Итоговый контроль — формирование отчёта. Откройте Отчётность, справки → СЗВ-ТД, создайте отчёт за нужный период и заполните его. В мероприятиях «Приём» и «Перевод» должна отображаться колонка с трудовой функцией. Запустите встроенную проверку отчёта — программа укажет на сотрудников без функции.
Для электронных трудовых книжек проверьте документы «Сведения о трудовой деятельности» (раздел Отчётность, справки). Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК, сведения по нему должны содержать функцию по каждому кадровому мероприятию.
Как проверить результат
Заполнена у всех сотрудников с мероприятиями
Пустые ячейки — функция не указана в документе или позиции
Ошибок по трудовым функциям нет
Сообщения о незаполненной функции у конкретных сотрудников
В истории переводов видна актуальная функция
Функция отсутствует в последних документах
Типичные ошибки и ограничения
Частая проблема — отчёт «не видит» функцию, хотя она указана в штатном расписании. Причина обычно в том, что документ приёма был создан до заполнения позиции штатки, и поле в документе осталось пустым. Решение: открыть документ приёма/перевода, заполнить функцию вручную и перепровести, затем перезаполнить отчёт.
Вторая ситуация — после обновления релиза изменилось расположение полей, и пользователи ищут функцию в карточке сотрудника. В 1С:ЗУП трудовая функция хранится не в карточке физлица, а в кадровых документах и позициях штатки; карточка сотрудника лишь отображает историю.
Ограничение механизма: формулировка функции — свободный текст, программа не проверяет её соответствие трудовому договору. Ответственность за корректность формулировок лежит на кадровике, поэтому выгружайте сведения и сверяйте с договорами хотя бы выборочно.
Когда нужна помощь специалиста
Самостоятельная настройка безопасна, пока вы работаете в рамках типовых документов и справочников. Но есть ситуации, где ошибка дорого обойдётся: массовая загрузка исторических данных за прошлые годы, исправление уже сданных в ПФР сведений (потребуется корректирующий СЗВ-ТД с отменой мероприятий) и доработка конфигурации под нестандартные формулировки.
Если база сильно доработана или ведётся несколько организаций с разными штатными расписаниями, разумно привлечь специалиста по 1С:ЗУП для первичной настройки и контрольной сдачи одного отчётного периода.
Что важно запомнить
Трудовая функция добавляется через справочник, привязывается к позиции штатного расписания или кадровому документу, а результат проверяется заполнением СЗВ-ТД. Исправления делайте в документах, а не в отчёте, и не трогайте проведённые документы прошлых периодов после сдачи сведений.
Частые вопросы
Где именно находится справочник трудовых функций в 1С:ЗУП 3.1?
Чаще всего в разделе «Кадры» или «Настройка» — пункт «Трудовые функции». Если пункта нет, воспользуйтесь поиском по команде «Все функции» либо проверьте актуальность релиза конфигурации.
Обязательно ли заполнять трудовую функцию всем сотрудникам?
Функция обязательна для сотрудников, по которым подаются мероприятия в СЗВ-ТД (приём, перевод, увольнение с кадровой историей) и сведения для ЭТК. По сотрудникам без кадровых событий в отчётном периоде программа функцию не потребует, но заполнить её стоит заблаговременно.
Что делать, если функция не попадает в СЗВ-ТД?
Откройте кадровый документ (приём или перевод), проверьте поле «Трудовая функция», заполните его и перепроведите документ. Затем перезаполните отчёт. Также убедитесь, что дата документа попадает в отчётный период.
Можно ли изменить формулировку функции в справочнике после сдачи отчётов?
Технически можно, но новая формулировка применится только к будущим документам. Уже сданные в ПФР сведения изменятся только через корректирующий СЗВ-ТД, поэтому менять формулировки задним числом следует крайне осторожно.
Чем трудовая функция отличается от должности в 1С?
Должность — элемент штатной структуры (например, «бухгалтер»), а трудовая функция — описание выполняемой работы («ведение бухгалтерского учёта»). В СЗВ-ТД и ЭТК указываются оба сведения, и функция должна соответствовать трудовому договору.
Нужно ли заполнять функции за прошлые годы?
Если по прошлым периодам сведения в ПФР не сдавались или сдавались без функций и ПФР их принял, массовое дозаполнение обычно не требуется. Заполняйте функции с момента начала передачи сведений о трудовой деятельности и для всех новых кадровых событий.