Другое · 8 мин
Как добавить ставку в штатное расписание в 1С
Инструкция по добавлению новой ставки в штатное расписание в 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии: порядок действий, проверка результата, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Добавление ставки в штатное расписание — одна из базовых операций кадрового учёта в 1С. В зависимости от конфигурации (1С:Зарплата и управление персоналом 3.1, 1С:Бухгалтерия 8, 1С:КА, 1С:ERP) процедура отличается, но логика везде одинаковая: сначала создаётся позиция штатного расписания с указанием подразделения, должности и количества ставок, затем на её основании можно принимать сотрудников и рассчитывать зарплату.
Главная тонкость — в 1С:ЗУП штатное расписание ведётся с историей изменений, и правки вносятся не напрямую в справочник, а документами «Изменение штатного расписания» или «Утверждение штатного расписания». Это позволяет отследить, когда и какая ставка появилась, и корректно строить отчёты за прошлые периоды.
Ниже разобраны оба основных сценария: работа в 1С:ЗУП 3.1 (полноценный кадровый учёт) и в 1С:Бухгалтерии 8 (упрощённый учёт), а также проверка результата и типичные ошибки.
Какие настройки проверить перед добавлением ставки
Прежде чем создавать позицию, убедитесь, что в программе включено ведение штатного расписания. В 1С:ЗУП 3.1 откройте раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» и проверьте, что установлен флаг «Ведется штатное расписание». Там же определяется, используется ли история изменений и ведутся ли «вилки» окладов и надбавок.
Если история изменений отключена, изменения вносятся прямо в справочник «Штатное расписание», но тогда невозможно построить отчёт на прошлую дату и отследить, когда ставка была введена. Для организаций, где штатка меняется регулярно, историю рекомендуется включить.
Также заранее убедитесь, что нужные подразделение и должность уже созданы в соответствующих справочниках. Если их нет, программа позволит создать их «на лету» из формы позиции, но лучше делать это осознанно, чтобы не плодить дубли с похожими наименованиями.
Как добавить ставку в 1С:ЗУП 3.1 через документ изменения
Основной и рекомендуемый способ — документ «Изменение штатного расписания». Он фиксирует дату, с которой новая позиция действует, и сохраняет историю. Перейдите в раздел «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Изменить штатное расписание» (или откройте журнал «Изменения штатного расписания» и создайте новый документ).
В документе заполните поля: организация, дата изменения (месяц, с которого позиция вступает в силу) и подразделение, если новая ставка относится к одному отделу. Затем в табличной части нажмите «Добавить» → «Позицию» и укажите должность, количество ставок (можно дробное, например 0,5), оклад или тарифную ставку, надбавки при необходимости.
После заполнения нажмите «Провести и закрыть». С этого момента позиция доступна для приёма сотрудников, переводов и отображается в отчётах по штатному расписанию начиная с указанной даты.
- 1Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» → «Изменить штатное расписание»
- 2Укажите организацию и дату вступления изменения в силу
- 3Нажмите «Добавить» → «Позицию», выберите подразделение и должность
- 4Укажите количество ставок, оклад и надбавки
- 5Проведите документ и проверьте появление позиции в отчёте «Штатное расписание»
Если нужно добавить ставку к существующей позиции
Когда должность в подразделении уже есть и требуется просто увеличить число ставок (например, с 1 до 2), в документе изменения выберите существующую позицию через «Изменить» и скорректируйте поле «Количество ставок». Не создавайте дублирующую позицию с той же должностью и подразделением — это приведёт к путанице в отчётах и при приёме сотрудников.
Как добавить ставку в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии 8 штатное расписание ведётся в упрощённом виде — как справочник, без документов изменения и истории. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать». Заполните подразделение, должность, количество ставок, оклад и дату, с которой позиция действует.
Обратите внимание: если учёт зарплаты ведётся во внешней программе (например, в 1С:ЗУП с обменом), штатное расписание в бухгалтерии может быть недоступно или не использоваться — позиции заводятся в ЗУП, а в бухгалтерию переносятся только проводки.
Где добавлять ставку
Полноценный кадровый учёт, история изменений, контроль ставок. Подходит, если в программе ведутся приёмы, переводы и расчёт зарплаты.
Упрощённый справочник без истории. Достаточно для небольших организаций, где зарплата считается в бухгалтерии, а штатка меняется редко.
Как проверить, что ставка добавлена корректно
После проведения документа сформируйте отчёт «Штатное расписание» (в ЗУП: «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатное расписание») на дату изменения или позже. Новая позиция должна отображаться с указанным количеством ставок, окладом и признаком «вакантно», если на неё ещё никто не принят.
Дополнительно проверьте отчёт «Остатки штатных единиц» или «Вакантные ставки» — там новая ставка должна учитываться как свободная. Если планируется приём сотрудника, попробуйте создать документ «Приём на работу» и выбрать новую позицию: она должна быть доступна в списке выбора.
Как проверить результат
Позиция видна с нужным количеством ставок и окладом
Позиция отсутствует — проверьте дату документа изменения
Новая позиция доступна для выбора
Позиции нет в списке — документ изменения не проведён или дата приёма раньше даты вступления в силу
Совпадает с приказом о введении ставки
Удвоенное количество — создана дублирующая позиция
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — создание позиции напрямую в справочнике в обход документа изменения при включённой истории. Такая позиция не будет иметь даты начала действия и может некорректно отображаться в отчётах. Второй типовой случай — неверная дата изменения: если поставить будущий месяц, принять сотрудника сегодняшней датой не получится.
Ещё одна проблема — дубли позиций: одна и та же должность в одном подразделении заведена дважды с разным написанием. Перед добавлением проверьте список существующих позиций через отбор по подразделению. Также следите за дробным количеством ставок: суммарная занятость сотрудников по позиции не должна превышать заданное количество при включённом контроле.
Что делать после добавления ставки
После того как ставка введена, на её основании оформляются кадровые документы: приём на работу, кадровый перевод, совмещение. При приёме сотрудника в ЗУП достаточно выбрать позицию штатного расписания — оклад и начисления подставятся автоматически из настроек позиции.
Если ставка временная (например, на период отпуска по уходу за ребёнком основного работника), укажите в позиции или в документе приёма условия её действия, чтобы по окончании периода корректно закрыть занятость. При сокращении ставки в будущем используйте тот же механизм — документ «Изменение штатного расписания» с операцией «Закрыть позицию».
Что важно запомнить
Ставку в 1С:ЗУП 3.1 добавляют документом «Изменение штатного расписания» с указанием даты, подразделения, должности и количества ставок; в 1С:Бухгалтерии — напрямую в справочнике. После добавления проверьте позицию в отчёте и доступность при приёме на работу.
Частые вопросы
Можно ли добавить ставку задним числом?
Технически да: укажите в документе изменения нужную прошлую дату. Но учтите, что это может повлиять на уже рассчитанные документы и отчёты за тот период. Если за прошлый месяц зарплата закрыта, лучше вводить ставку текущей датой, а кадровые документы оформлять корректно по фактической дате приёма.
Как указать полставки или 0,25 ставки?
В поле «Количество ставок» позиции введите дробное значение — 0,5 или 0,25. При приёме сотрудника на эту позицию программа рассчитает оплату пропорционально доле ставки, если в графике работы и настройках начислений задан расчёт от оклада по дням или часам.
Почему новая позиция не видна при приёме сотрудника?
Чаще всего документ «Изменение штатного расписания» не проведён либо его дата позже даты приёма. Также проверьте, что приём оформляется на ту же организацию и подразделение, а позиция не закрыта и не имеет даты окончания действия раньше даты приёма.
Чем отличается «Утверждение штатного расписания» от «Изменения штатного расписания»?
«Утверждение штатного расписания» применяется при первичном вводе всей штатки целиком (например, при старте учёта в программе или на начало года). «Изменение штатного расписания» — для точечных правок: добавления отдельных ставок, изменения окладов, закрытия позиций. Для добавления одной ставки используйте именно «Изменение».
Нужно ли добавлять ставку, если сотрудник работает по договору ГПХ?
Нет. Договоры гражданско-правового характера не относятся к штатному расписанию — исполнитель не занимает ставку. Для таких работников в 1С оформляется документ «Договор (работы, услуги)» без привязки к позиции штатного расписания.