Как добавить ставку в 1С: штатное расписание и приём сотрудника

Под «добавлением ставки» в 1С обычно понимают две разные операции: создание новой позиции в штатном расписании (например, одна ставка менеджера по продажам) и назначение сотруднику количества занимаемых ставок — полной или неполной (0,5; 0,25 и т.д.). Порядок действий зависит от того, какая именно задача стоит, и от того, ведётся ли в программе штатное расписание.

Инструкция ниже ориентирована на «1С:Зарплату и управление персоналом 8» (ред. 3.1) — именно там кадровый учёт ставок реализован наиболее полно. В «1С:Бухгалтерии 8» кадровые документы упрощены: там можно указать количество ставок только при приёме сотрудника, без полноценного штатного расписания.

Прежде чем что-либо менять, убедитесь, что у вас есть права на кадровые документы, а база не закрыта для редактирования периода. Ошибки в ставках напрямую влияют на расчёт зарплаты, средний заработок и отчётность, поэтому действовать стоит последовательно, с проверкой результата на каждом шаге.

Проверьте настройки: ведётся ли штатное расписание

Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Кадровый учёт» (в некоторых релизах: «Настройка» → «Кадровый учёт»). Найдите флажок «Ведётся штатное расписание». Если он установлен, все ставки создаются только документами изменения штатного расписания, а приёмы и переводы привязываются к существующим позициям.

Дополнительно может быть включена опция «Ведётся история изменений штатного расписания» — тогда каждая правка оформляется отдельным документом с датой, и старые версии позиций сохраняются. Это важно для корректного расчёта зарплаты за прошлые периоды и для проверок.

Если штатное расписание отключено, позиции не создаются, а количество ставок указывается напрямую в документе приёма сотрудника. Этот вариант подходит небольшим организациям, но не даёт контроля свободных и занятых ставок.

Как добавить новую ставку в штатное расписание

Перейдите в раздел «Кадры» → «Штатное расписание». Если история изменений включена, создайте документ «Изменение штатного расписания» (или «Утверждение штатного расписания», если документ первый). Если история не ведётся, позиция добавляется прямо в форму списка кнопкой «Создать».

В документе нажмите «Добавить» и заполните поля позиции: подразделение, должность (из справочника «Должности»), количество ставок. Именно в поле «Количество ставок» указывается, сколько единиц открыто: 1, 2, 0,5 и т.д. Затем задайте оплату труда — оклад или тарифную ставку, надбавки, график работы.

Проведите документ. С этого момента позиция доступна для подбора при приёме на работу и кадровых переводах, а в отчёте «Штатное расписание» появится новая строка с указанным числом ставок.

1. 1
   Откройте Кадры → Штатное расписание
2. 2
   Создайте документ «Изменение штатного расписания» с нужной датой
3. 3
   Добавьте строку: подразделение, должность, количество ставок
4. 4
   Заполните начисления (оклад, надбавки) и график работы
5. 5
   Проведите документ и проверьте отчёт «Штатное расписание»

Как принять сотрудника на ставку

Откройте «Кадры» → «Приёмы на работу» и создайте документ. Заполните сотрудника, дату приёма, подразделение и должность. Если ведётся штатное расписание, в поле позиции выберите созданную ранее строку — программа подставит условия оплаты автоматически.

Поле «Количество ставок» определяет занятость: 1 — полная ставка, 0,5 — полставки и т.д. От этого значения зависит расчёт оклада пропорционально отработанному времени и норма часов по графику. При неполной ставке убедитесь, что сотруднику назначен соответствующий график неполного рабочего времени, иначе зарплата посчитается неверно.

После проведения документа в отчёте «Штатная расстановка» (или «Занятость позиций штатного расписания») ставка отобразится как занятая. Если свободных ставок по позиции не хватало, программа предупредит о превышении — это сигнал добавить ставку в штатное расписание, а не игнорировать сообщение.

Неполная ставка и совместительство: частные сценарии

Приём на 0,5 ставки

В документе приёма укажите количество ставок 0,5 и выберите график неполного рабочего времени, созданный заранее в справочнике «Графики работы сотрудников». Оклад в документе указывается полный (за целую ставку) — программа сама рассчитает пропорцию при начислении зарплаты. Распространённая ошибка — вручную вписать половину оклада и при этом оставить 0,5 ставки: в итоге сотрудник получит четверть от положенного.

Внутреннее совместительство

Для совместительства создаётся отдельный документ приёма на работу с видом занятости «Внутреннее совместительство» — по той же или другой позиции штатного расписания. Количество ставок по совместительству суммируется с основным местом при контроле занятости позиции, поэтому заранее убедитесь, что в штатном расписании заложено достаточное число ставок.

Изменение ставки действующему сотруднику

Если сотрудник переводится с полной ставки на 0,5 или наоборот, оформите документ «Кадровый перевод» (Кадры → Кадровые переводы) с даты изменения. В переводе измените количество ставок и при необходимости график. Не редактируйте задним числом старый документ приёма — это нарушит историю и расчёты прошлых периодов.

Как проверить результат

Сформируйте отчёт «Штатное расписание» (Кадры → Отчёты по кадрам) на текущую дату: новая позиция должна отображаться с заданным количеством ставок. Затем откройте отчёт «Занятость позиций штатного расписания» или «Штатная расстановка» — он покажет, сколько ставок занято и сколько свободно.

Для сотрудника, принятого на неполную ставку, дополнительно проверьте расчётный листок за первый месяц: начисление должно соответствовать доле ставки и фактически отработанному времени по назначенному графику.

Контрольные точки

Как проверить результат

Позиция в отчёте «Штатное расписание»

Норма

Строка есть, количество ставок совпадает с заданным

Тревожный признак

Позиции нет или ставок меньше — документ не проведён или дата неверна

Занятость позиции

Норма

Занятые ставки не превышают запланированные

Тревожный признак

Превышение — нужно добавить ставку в штатку

Расчётный листок при 0,5 ставки

Норма

Начислено пропорционально ставке и отработанным дням

Тревожный признак

Сумма вдвое выше или ниже ожидаемой — проверьте оклад и график

Ограничения и когда нужна помощь специалиста

Если в базе уже ведётся учёт и по позиции есть кадровые документы за прошлые периоды, изменять ставки задним числом опасно: это влияет на средний заработок, страховые взносы и регламентированную отчётность. Все изменения оформляйте текущей или будущей датой через соответствующие документы.

В «1С:Бухгалтерии 8» штатного расписания как такового нет: количество ставок задаётся только в документе «Приём на работу», а контроль занятости не ведётся. Если требуется полноценный учёт ставок, совместительства и штатной расстановки, нужна конфигурация «1С:ЗУП».

При массовом изменении штатного расписания (реорганизация, сокращение, переименование подразделений) работу лучше поручить специалисту по 1С или выполнять на копии базы: типовые механизмы группового изменения позиций требуют аккуратной настройки.

Частые вопросы

Можно ли добавить ставку без штатного расписания?

Да, если в настройках кадрового учёта флажок «Ведётся штатное расписание» снят. Тогда количество ставок указывается прямо в документе приёма сотрудника. Но контроль свободных и занятых ставок в этом режиме не работает.

Почему программа не даёт принять сотрудника на выбранную позицию?

Чаще всего по позиции нет свободных ставок либо позиция действует с даты позже даты приёма. Проверьте отчёт «Занятость позиций штатного расписания» и при необходимости добавьте ставку документом изменения штатного расписания с датой не позже даты приёма.

Как указать полторы ставки сотруднику?

Один документ приёма обычно оформляется на целую или дробную ставку по одной позиции. Занятость 1,5 ставки оформляется комбинацией: основное место на 1 ставку и внутреннее совместительство на 0,5 по той же или другой позиции.

Что будет с зарплатой, если изменить ставку в середине месяца?

При кадровом переводе в середине месяца программа рассчитает начисление пропорционально: до даты перевода по старым условиям, после — по новым. Важно, чтобы перевод был оформлен корректной датой и графики были заполнены.

Как закрыть ненужную ставку?

В документе изменения штатного расписания уменьшите количество ставок по позиции или закройте её целиком с нужной даты. Удалять позицию нельзя, если по ней есть кадровые документы, — только закрытие с даты.