Другое · 9 мин
Как добавить штатную единицу в 1С
Как добавить штатную единицу в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: включение штатного расписания, создание позиции, утверждение, проверка и типичные ошибки.
Штатная единица в 1С — это позиция штатного расписания: конкретная должность в конкретном подразделении с указанным количеством ставок и условиями оплаты. Именно на неё кадровик принимает сотрудника, а расчётчик начисляет зарплату. Если позиции нет в штатном расписании, приём на работу либо невозможен, либо проходит «мимо» плановой структуры, что ломает отчёты по штатной расстановке и ФОТ.
Способ добавления зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) штатное расписание — полноценный документный механизм с историей изменений. В 1С:Бухгалтерии всё проще: штатные единицы фактически сводятся к справочнику должностей, а понятие ставок и подразделений в штатном расписании отсутствует. Ниже разобраны оба сценария, но основной акцент — на ЗУП, где тема раскрыта полнее всего.
Где в программе находится штатное расписание
В 1С:ЗУП 3.1 работа со штатным расписанием ведётся в разделе «Кадры» → «Штатное расписание». Здесь доступны список позиций и журналы документов: «Утверждение штатного расписания», «Изменение штатного расписания» и «Индексация штатного расписания». Если раздела не видно, скорее всего, механизм отключён в настройках.
Проверьте: «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Штатное расписание». Флажок «Ведется штатное расписание» должен быть установлен. Там же включаются важные опции: история изменения штатного расписания, вилка окладов, использование надбавок и несколько ставок на одной позиции.
Подготовка: что должно быть создано заранее
Штатная единица ссылается на другие объекты, поэтому перед её созданием проверьте наличие трёх сущностей. Первая — подразделение в справочнике «Подразделения организаций»: именно к нему привязывается позиция. Вторая — должность из одноимённого справочника. Третья — начисления: оклад, тарифная ставка и плановые надбавки, которые будут назначаться на позицию.
Если нужного подразделения или должности нет, их можно создать прямо из формы позиции по кнопке выбора — программа предложит добавить новый элемент. Но начисления лучше подготовить заранее и проверить их формулы: ошибка в формуле оклада всплывёт уже при расчёте зарплаты сотрудника, и исправлять её придётся с пересчётом.
Как добавить штатную единицу через документ
Основной и рекомендуемый способ — документ «Изменение штатного расписания». Если штатное расписание вводится впервые, используйте «Утверждение штатного расписания» — по сути это тот же документ, но с пометкой о первичном утверждении.
- 1Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» → «Изменения штатного расписания» и создайте новый документ.
- 2Укажите организацию, дату документа и месяц, с которого изменение вступает в силу.
- 3На закладке «Позиции» нажмите «Добавить» → «Новая позиция».
- 4В форме позиции заполните подразделение, должность и количество ставок (например, 1 или 0,5).
- 5На закладке «Оплата труда» добавьте начисления: оклад и плановые надбавки с размерами.
- 6При необходимости заполните дополнительные реквизиты: разряд, категорию, условия труда.
- 7Нажмите «Записать» в форме позиции, затем проведите документ изменения.
- 8Откройте список штатного расписания и убедитесь, что позиция появилась с нужной даты.
Ключевой реквизит — дата вступления в силу (месяц изменения). Если принять сотрудника раньше этой даты, программа либо не даст выбрать позицию, либо выдаст предупреждение о несоответствии штатному расписанию. Поэтому при приёме «задним числом» сначала оформите изменение штатного расписания с ранней датой, потом кадровый приказ.
Поле «Количество ставок» принимает дробные значения: 0,5 — полставки, 2 — две штатные единицы одной должности в одном подразделении. Не создавайте две отдельные позиции там, где достаточно одной с двумя ставками: это упрощает отчётность и контроль вакансий.
Добавление позиции напрямую в справочник
Если история изменений отключена, позиции создаются прямо в списке штатного расписания кнопкой «Создать». Форма та же: подразделение, должность, ставки, начисления. Этот способ быстрее, но у него есть ограничение — нет документального следа изменений.
Прямое создание допустимо в маленьких организациях без задних дат в кадровых документах. Если же зарплата иногда считается за прошлые периоды или нужна история для проверок, работайте только через документы — иначе восстановить, какой оклад был у позиции полгода назад, будет невозможно.
Сравнение вариантов
Подходит всем, кто ведёт историю: есть дата вступления в силу, основание и возможность отмены. Требует больше действий.
Быстро, но без истории и документального основания. Подходит только при выключенной истории изменений.
Удобно при реорганизации или индексации: одним документом меняются десятки позиций. Для одной новой единицы избыточен.
Штатная единица в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8.3 полноценного штатного расписания нет. Аналогом выступает справочник «Должности» (раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки и справочники» → «Должности»). Создайте элемент, укажите наименование — и при приёме сотрудника на работу выберите эту должность в кадровом документе.
Подразделения и оклады в Бухгалтерии задаются непосредственно в документе «Приём на работу», а не в штатной единице. Поэтому контроль свободных ставок, отчёт по штатной расстановке и история изменений штатки в этой конфигурации недоступны — для них нужен ЗУП.
Проверка результата и частые ошибки
После проведения документа откройте отчёт «Штатная расстановка» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»): новая позиция должна отображаться как вакантная с указанным количеством ставок. Если позиции нет — проверьте дату вступления в силу документа и то, что документ проведён, а не просто сохранён.
Как проверить результат
Видна с актуальной даты, статус «утверждена»
Позиции нет или она отображается с будущей даты
Вакансия с нужным числом ставок в нужном подразделении
Ставки не отображаются или попали в другое подразделение
Позиция доступна для выбора в кадровом документе
Позиция не выбирается или программа ругается на несоответствие датам
Оклад и надбавки подтягиваются в приказ о приёме автоматически
Список начислений пуст — проверьте закладку «Оплата труда»
Изменение и закрытие штатной единицы
Для изменения оклада, количества ставок или надбавок используйте тот же документ «Изменение штатного расписания»: добавьте существующую позицию кнопкой «Изменить», скорректируйте параметры и проведите. Программа сохранит обе версии — до и после, с датами действия.
Чтобы убрать ставку, в документе изменения выберите позицию и установите действие «Закрыть» с датой закрытия. Удалять позицию из справочника не следует: если по ней есть кадровые документы, удаление нарушит целостность данных. Закрытая позиция просто перестаёт быть доступной для новых приёмов.
Что важно запомнить
В ЗУП штатную единицу создают документом «Изменение штатного расписания» с указанием подразделения, должности, ставок и начислений; документ обязательно проводят и проверяют результат отчётом «Штатная расстановка». В Бухгалтерии достаточно справочника «Должности». Дата вступления в силу должна быть не позже даты приёма сотрудника.
Частые вопросы
Почему новая позиция не выбирается при приёме на работу?
Чаще всего дата вступления изменения штатного расписания позже даты приёма, либо документ изменения не проведён. Проверьте также, что позиция не закрыта и относится к той же организации, что и кадровый документ.
Как добавить полставки (0,5 ставки)?
В поле «Количество ставок» формы позиции укажите 0,5. При приёме сотрудника на эту позицию в приказе также укажите долю ставки 0,5 — тогда оклад в расчёте будет применён пропорционально.
Можно ли ввести штатное расписание не с начала года?
Да, документ «Утверждение штатного расписания» можно провести любой датой. Важно, чтобы все кадровые документы после этой даты ссылались на актуальные позиции, а более ранние приёмы при необходимости были оформлены до включения контроля штатного расписания.
Что делать, если должность есть, а подразделения нет?
Создайте подразделение прямо из формы позиции: в поле «Подразделение» нажмите кнопку выбора и добавьте новый элемент справочника. После этого позиция сохранится с корректной привязкой.
Нужно ли создавать отдельную позицию для совместителя?
Нет. Совместителя принимают на ту же штатную единицу, если есть свободная ставка или её доля. Вид занятости (внутреннее или внешнее совместительство) указывается в приказе о приёме, а не в штатном расписании.
Как посмотреть, сколько ставок свободно?
Откройте отчёт «Штатная расстановка» или «Остатки штатных единиц» в разделе кадровых отчётов: в нём по каждой позиции видно общее число ставок, занятые ставки и свободные вакансии на выбранную дату.