Другое · 12 мин
Как добавить штатное расписание в 1С
Как создать и настроить штатное расписание в 1С:ЗУП: включение функциональности, ввод позиций, индексация, приказы и типичные ошибки при работе.
Штатное расписание в 1С — это не просто список должностей, а основа кадрового учёта: от него зависят приёмы на работу, переводы, расчёт зарплаты и кадровая отчётность. Если штатка ведётся корректно, программа сама контролирует занятость ставок, подставляет оклады в документы и показывает свободные вакансии.
Основной инструмент для этой задачи — конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП). В ней штатное расписание ведётся с историей изменений, поддерживает индексацию, надбавки и несколько единиц по одной позиции. В «1С:Бухгалтерии» полноценного штатного расписания нет — там доступен только упрощённый учёт сотрудников.
Ниже разобран полный цикл работы: включение функциональности, создание позиций, утверждение и изменение штатки, проверка результата и типичные ошибки, которые приводят к расхождениям в учёте.
Где вести штатное расписание: выбор конфигурации 1С
Перед началом работы важно понять, какая программа у вас используется, потому что возможности сильно различаются. В 1С:ЗУП штатное расписание — полноценный инструмент: с историей, индексацией, отчётами по занятым и свободным ставкам, связью с кадровыми приказами. В 1С:Бухгалтерии такого механизма нет — там сотрудник просто привязывается к должности из справочника, без контроля количества ставок и без истории изменений окладов.
Если компания ведёт зарплату в ЗУП, штатку нужно заводить именно там. Если учёт ведётся в Бухгалтерии, а штатное расписание требуется только как печатная форма, его проще подготовить во внешнем файле или вести в ЗУП параллельно. Попытки «эмулировать» штатку в Бухгалтерии через дополнительные реквизиты обычно заканчиваются ручным контролем ставок и ошибками в приёмах.
Сравнение вариантов
Полноценное штатное расписание с историей, индексацией и контролем ставок. Подходит для любого кадрового учёта, требует настройки.
Только справочник должностей и сотрудников без штатки. Подходит для микрофирм с несколькими сотрудниками.
Быстро для разовой печатной формы, но нет связи с документами, контроля ставок и истории изменений.
Включение функциональности штатного расписания
По умолчанию в некоторых настройках ЗУП штатное расписание может быть отключено. Чтобы его активировать, откройте раздел «Настройка» — «Кадровый учёт» (в разных версиях путь может называться «Настройка» — «Реквизиты и дополнительные сведения» или находиться в разделе «Главное» — «Настройки»). Установите флажок «Ведется штатное расписание».
Рядом обычно доступны дополнительные опции: «Ведется история изменений штатного расписания» и «Используются разряды и категории должностей». Историю изменений рекомендуется включать сразу — без неё каждое изменение оклада затрёт предыдущее значение, и восстановить картину за прошлый период будет невозможно. Это особенно критично при проверках и при расчёте среднего заработка за прошлые периоды.
После включения опции в разделе «Кадры» появится пункт «Штатное расписание» и связанные отчёты. Если пункт не появился, проверьте права пользователя: работа со штатным расписанием требует профиля с правами кадровика или расчётчика.
Создание позиций штатного расписания
Откройте «Кадры» — «Штатное расписание» и нажмите «Создать» — «Позиция штатного расписания». Если история включена, первичное заполнение выполняется документом «Утверждение штатного расписания» — он фиксирует дату, с которой штатка начинает действовать.
Для каждой позиции укажите подразделение, должность из справочника, количество ставок (можно дробное, например 0,5), оклад или тарифную ставку и надбавки. Надбавки добавляются в табличную часть: для каждой выбирается вид начисления из плана видов расчёта и размер — фиксированной суммой или процентом. Если нужного начисления нет, его сначала создают в настройках начислений и удержаний.
Обратите внимание на поле «Дата утверждения» в документе: именно с этой даты позиции считаются действующими, и только с неё возможны приёмы сотрудников на эти ставки. Приём на работу датой раньше утверждения позиции программа либо запретит, либо проведёт без привязки к штатке — зависит от настроек, но в обоих случаях это источник будущих расхождений.
- 1Включите опцию «Ведется штатное расписание» и историю изменений в настройках кадрового учёта
- 2Проверьте заполнение справочников: подразделения, должности, начисления
- 3Создайте документ «Утверждение штатного расписания» с датой начала действия
- 4Добавьте позиции: подразделение, должность, число ставок, оклад, надбавки
- 5Проведите документ и проверьте результат отчётом «Штатное расписание»
- 6Оформите приёмы сотрудников на созданные позиции
Изменение и индексация штатного расписания
Любые правки действующей штатки — изменение оклада, добавление или закрытие позиции, изменение числа ставок — оформляются документом «Изменение штатного расписания». В нём указывается дата вступления изменений в силу и таблица позиций: что меняется и каким становится новое значение. Редактировать позиции напрямую в списке при включённой истории нельзя, и это правильно: вся история сохраняется в документах.
Для массового повышения окладов используется документ «Изменение плановых начислений» или механизм индексации заработка (в зависимости от версии — «Изменение штатного расписания» с коэффициентом индексации). Важно помнить: индексация штатки сама по себе не пересчитывает начисления уже принятых сотрудников — для них нужно отдельно оформить изменение плановых начислений, иначе в штатке будет новый оклад, а у людей — старый.
Закрытие позиции оформляется тем же документом изменения с указанием даты закрытия. Закрыть можно только позицию без занятых ставок: если на ней числится сотрудник, программа выдаст предупреждение. Сначала оформляется увольнение или перевод сотрудника, затем — закрытие ставки.
Проверка результата и отчёты
После утверждения штатки проверьте её отчётами. Основной — «Штатное расписание» (унифицированная форма Т-3 или настраиваемый вариант): он показывает действующие позиции на выбранную дату с окладами и надбавками. Отчёт «Занятые и свободные ставки» (или «Остатки штатных единиц») показывает, сколько ставок занято, сколько свободно, и позволяет выявить превышение — когда сотрудников на позиции больше, чем предусмотрено ставок.
Полезная контрольная точка — сверка фонда оплаты труда: сумма окладов по штатке с учётом ставок должна совпадать с плановым ФОТ в отчётах по зарплате. Расхождение обычно означает, что у части сотрудников плановые начисления не совпадают со штаткой — например, после индексации не оформили изменение начислений.
Как проверить результат
Все подразделения и должности присутствуют, оклады актуальны на дату отчёта
Позиции отсутствуют или показывают старые оклады — не проведены документы изменений
Занятое число ставок не превышает утверждённое, свободные ставки видны
Отрицательный остаток ставок — сотрудников больше, чем позиций
Оклад в карточке сотрудника совпадает с позицией штатки
Расхождения после индексации — не оформлено изменение плановых начислений
В документе приёма позиция выбирается из штатки, оклад подставляется автоматически
Позиция не выбирается или оклад пустой — штатка не утверждена на дату приёма
Типичные ошибки при работе со штатным расписанием
Самая частая проблема — дублирование позиций: вместо изменения существующей позиции создают новую с той же должностью и подразделением. В результате в отчётах появляются «хвосты», а история размывается. Правильный путь — всегда искать существующую позицию и изменять её документом.
Вторая группа ошибок связана с датами: утверждение штатки задним числом после того, как сотрудники уже приняты, или приём сотрудника датой раньше утверждения позиции. В таких случаях приём либо не проводится, либо проходит без контроля ставок. Если штатку заводят «после факта», сначала утверждают её датой не позже самого раннего приёма, затем проверяют привязку существующих сотрудников к позициям.
Третья типичная ситуация — изменение оклада только в штатке или только у сотрудника. Эти два действия в ЗУП не связаны автоматически: документ изменения штатного расписания меняет позицию, а начисления конкретных людей меняются кадровыми документами. Пропуск одного из шагов гарантированно даёт расхождение ФОТ.
Ограничения и когда нужна доработка
Стандартный механизм покрывает большинство задач, но у него есть границы. Например, сложные схемы совместительства, временное увеличение числа ставок на период или нестандартные печатные формы штатки могут потребовать доработки или использования расширений. Прежде чем заказывать доработку, проверьте отчёты с настройками вариантов — многие «нестандартные» представления собираются типовыми средствами СКД.
Если в компании несколько организаций в одной базе, помните: штатное расписание в ЗУП ведётся по каждой организации отдельно. Позиции одной организации не видны в штатке другой, и при переводе сотрудника между организациями оформляется увольнение и приём, а не перевод.
Перед первичным заполнением штатки выгрузите текущий список сотрудников с окладами в таблицу и сверьте с ней каждую создаваемую позицию. Так проще сразу увидеть пропущенные должности и расхождения в окладах, чем искать их потом по отчётам.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли вести штатное расписание в 1С:Бухгалтерии?
Полноценного механизма штатного расписания в 1С:Бухгалтерии нет: там есть только справочники сотрудников и должностей без контроля ставок и истории окладов. Для полноценного кадрового учёта используется 1С:ЗУП, данные из которой синхронизируются с Бухгалтерией.
Как изменить оклад в штатном расписании?
Создайте документ «Изменение штатного расписания», укажите дату вступления в силу, выберите позицию и задайте новый оклад. После проведения оформите изменение плановых начислений для сотрудников, занимающих эту позицию, — иначе их оклад останется прежним.
Почему при приёме на работу не выбирается позиция штатки?
Чаще всего причина в том, что позиция не утверждена на дату приёма: документ утверждения проведён более поздней датой или не проведён вовсе. Проверьте дату утверждения позиции и убедитесь, что она не позже даты приёма, а также что опция ведения штатного расписания включена.
Можно ли удалить ошибочно созданную позицию?
Если позиция ещё не утверждена документом и по ней нет движений, её можно удалить из документа создания. Если позиция уже действовала, удалять её нельзя — она закрывается документом «Изменение штатного расписания» с указанием даты закрытия, чтобы сохранить историю.
Что делать, если сотрудников на позиции больше, чем ставок?
Это видно в отчёте по занятым и свободным ставкам как отрицательный остаток. Либо увеличьте число ставок документом изменения штатного расписания (если превышение обосновано), либо проверьте, не оформлен ли кто-то из сотрудников на позицию ошибочно, и исправьте кадровые документы.
Нужно ли заново утверждать штатку каждый год?
Нет, в 1С:ЗУП штатное расписание действует бессрочно с даты утверждения и меняется документами изменений. Переутверждение целиком имеет смысл только при масштабной реорганизации структуры, когда проще утвердить новую редакцию, чем оформлять десятки отдельных изменений.
Что важно запомнить
Штатное расписание ведётся в 1С:ЗУП: включите функциональность и историю изменений, утвердите позиции документом, все правки оформляйте изменениями штатки, а оклады сотрудников синхронизируйте отдельными кадровыми документами. Контролируйте результат отчётами по ставкам и ФОТ.