Другое · 10 мин
Как добавить организацию в 1С:ЗУП
Как добавить организацию в 1С:ЗУП: создание карточки, реквизиты, учетная политика, обособленные подразделения, проверка результата и типичные ошибки.
Добавление организации — одно из первых действий при внедрении 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), а также регулярная задача, когда в группу компаний входит новое юридическое лицо. От корректности карточки организации зависят расчет налогов и взносов, формирование отчетности в ФНС и СФР, кадровые документы и штатное расписание.
Справочник «Организации» в ЗУП хранит не только название и реквизиты, но и учетную политику, сведения о регистрации в налоговой и фондах, данные о подписантах и банковских счетах. Ошибка в этих данных приведет к неверным отчетам, поэтому заполнять карточку нужно внимательно и с проверкой по учредительным документам.
Ниже разобран полный порядок действий: от создания карточки до проверки результата и типичных ошибок. Инструкция ориентирована на конфигурацию 1С:ЗУП редакции 3.1 — наиболее распространенную версию.
Где находится справочник организаций в ЗУП
В 1С:ЗУП 3.1 карточка организации доступна из двух мест. Первый путь: раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» — этот вариант открывает карточку текущей (основной) организации и удобен, когда база ведется по одной компании. Второй путь: раздел «Главное» → «Организации» — здесь открывается список всех организаций, и именно через него добавляют вторую и последующие компании.
Если в базе уже создана одна организация, при добавлении новой программа может предложить скопировать часть настроек. Это удобно для однотипных компаний, но реквизиты, регистрации и учетную политику всё равно нужно проверить вручную — они почти всегда отличаются.
Создание карточки организации: основные реквизиты
Откройте список организаций и нажмите «Создать». В новой карточке заполните поля в следующем порядке:
- 1Укажите тип организации: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель — от этого зависит набор полей (у ИП нет КПП).
- 2Введите ИНН — программа по нему может автоматически подставить КПП и проверить формат. Для ИП введите ИНН предпринимателя.
- 3Заполните сокращенное и полное наименование, а также наименование для печатных форм.
- 4Укажите ОГРН (или ОГРНИП), ИНН/КПП, код ОКПО при наличии.
- 5Введите юридический и фактический адреса, телефон.
- 6Заполните регистрацию в налоговом органе: выберите ИФНС из классификатора или создайте новую.
- 7Укажите регистрационный номер в СФР (бывшие ПФР и ФСС) и код подчиненности.
- 8Назначьте ответственных лиц: руководителя, главного бухгалтера, кадровика — они подставляются в печатные формы и отчеты.
- 9Сохраните карточку кнопкой «Записать и закрыть».
Особое внимание уделите регистрации в налоговом органе. Код ИФНС влияет на формирование 6-НДФЛ, расчета по страховым взносам и других отчетов. Если у организации несколько регистраций (по месту обособленных подразделений), основная регистрация указывается в карточке, а остальные добавляются отдельно.
Руководитель и главный бухгалтер выбираются из справочника «Физические лица». Если нужного человека там еще нет, создайте его прямо из карточки организации — программа предложит это сделать при выборе. Должность и дата вступления в силу полномочий фиксируются с указанием периода, что позволяет корректно формировать документы за прошлые периоды.
Настройка учетной политики и параметров расчета
После сохранения основных реквизитов перейдите на закладку «Учетная политика и другие настройки». Здесь задаются параметры, напрямую влияющие на расчет зарплаты и взносов:
- система налогообложения (общая, упрощенная и т.д.) — влияет на обмен с бухгалтерской программой;
- вид тарифа страховых взносов — общий, пониженный для МСП, IT-компаний и другие;
- применение льгот и особых условий труда;
- вид бюджетного учреждения (для государственных и муниципальных организаций);
- способ отражения зарплаты в бухгалтерском учете по умолчанию.
Если организация относится к субъектам малого и среднего предпринимательства, проверьте, что выбран соответствующий тариф взносов — иначе взносы будут рассчитаны по общему тарифу, и суммы в отчетности окажутся завышенными. Признак МСП программа может подтянуть автоматически при обновлении классификаторов, но ручная проверка обязательна.
Обособленные подразделения и несколько организаций
Если у компании есть обособленные подразделения, выделенные на отдельный баланс и самостоятельно сдающие отчетность, в ЗУП их можно учитывать двумя способами. Первый — как отдельную «организацию» с собственной регистрацией в ФНС: карточка создается аналогично, но указывается КПП подразделения. Второй — как подразделение внутри организации с привязкой к отдельной регистрации в налоговой.
Выбор зависит от того, как подразделение ведет расчеты с бюджетом. Если оно самостоятельно платит НДФЛ и сдает 6-НДФЛ по своему КПП, корректнее завести его отдельной записью с собственной регистрацией. Если отчетность централизована — достаточно подразделения в структуре основной организации.
Как учитывать обособленное подразделение
Подходит, если подразделение само платит НДФЛ и сдает отчеты по своему КПП. Требует отдельной учетной политики и отдельного формирования отчетности.
Подходит при централизованном учете, когда НДФЛ перечисляется по разным регистрациям, но расчет ведется в рамках одной организации.
Подходит, если подразделение не выделено на отдельный баланс и вся отчетность сдается головной организацией.
Банковский счет и обмен с банком
Для выплаты зарплаты через банк в карточке организации указывается расчетный счет. Перейдите по ссылке «Банковский счет» в карточке и заполните номер счета, БИК банка и корреспондентский счет. Банк можно выбрать из классификатора по БИК — остальные реквизиты подставятся автоматически.
Для зарплатного проекта дополнительно настраивается обмен с банком: в разделе «Выплаты» → «Зарплатные проекты» создается зарплатный проект с указанием банка, номера договора и параметров обмена. Без этого ведомости в банк будут формироваться без привязки к проекту, и выгрузка реестров может работать некорректно.
Проверка результата и типичные ошибки
После заполнения карточки убедитесь, что организация корректно участвует в учете. Создайте тестовый документ приема на работу или начисления и проверьте, какие данные подтягиваются в печатные формы и отчеты.
Как проверить результат
Организация доступна в поле «Организация» приемов на работу и начислений
Организации нет в списке — проверьте, записана ли карточка и не установлен ли отбор
В шапке отчета подставляются правильные ИНН, КПП и код ИФНС
Код налогового органа пустой или чужой — исправьте регистрацию в карточке
В приказах и отчетах указаны действующие руководитель и главный бухгалтер
Подставляется прежний руководитель или пусто — проверьте период полномочий ответственных лиц
В документе «Начисление зарплаты и взносов» взносы считаются по ожидаемому тарифу
Тариф завышен или занижен — проверьте учетную политику и признак МСП
Если организация добавлена, но в отчетах появляются пустые или неверные реквизиты, начинайте проверку с карточки: регистрация в ФНС, ответственные лица и учетная политика — три источника большинства проблем.
Что важно запомнить
Организация добавляется через «Главное — Организации» кнопкой «Создать». Ключевые данные: ИНН/КПП, регистрация в ФНС и СФР, учетная политика с тарифом взносов, ответственные лица с периодами полномочий. После сохранения проверьте реквизиты на тестовом документе и в шапке отчета. Изменения задним числом в базе с рассчитанной зарплатой делайте только после резервной копии.
Частые вопросы
Можно ли вести несколько организаций в одной базе ЗУП?
Да, ЗУП изначально рассчитана на многофирменный учет. Все организации хранятся в одном справочнике, документы и отчеты формируются по каждой отдельно. Физические лица общие для всей базы, поэтому при переходе сотрудника между организациями группы его карточку дублировать не нужно — оформляется кадровый перевод или новый прием.
Как добавить организацию, если кнопка «Создать» неактивна?
Недоступная кнопка означает нехватку прав. Попросите администратора выдать профиль с правом изменения справочника «Организации» или добавить организацию под учетной записью администратора. Также проверьте, не открыт ли список с отбором — иногда новая запись создается, но не видна из-за установленного фильтра.
Что делать, если ошиблись в ИНН или КПП после сдачи отчетности?
Исправьте реквизит в карточке организации и подайте в ФНС уточненные (корректирующие) отчеты за затронутые периоды. Если ошибка в КПП привела к сдаче отчета не в ту инспекцию, дополнительно подается отчет с правильным КПП и аннулирующий — с ошибочным. Перед исправлением сделайте резервную копию базы.
Нужно ли заводить ИП с работниками отдельно от организаций?
Нет, ИП добавляется в тот же справочник «Организации», только в карточке выбирается тип «Индивидуальный предприниматель». Набор полей изменится: вместо КПП и ОГРН указываются ИНН предпринимателя и ОГРНИП. Расчет зарплаты, взносов и отчетность по наемным работникам ведутся так же, как у юридического лица.
Как удалить ошибочно созданную организацию?
Если по организации нет ни одного документа, откройте список, выделите запись и выберите «Удалить» (или установите пометку удаления через «Ещё»). Если документы уже есть, удалить запись не получится — программа не даст сделать это из-за ссылок. В таком случае либо удалите сначала все документы по организации, либо просто не используйте её и уберите из быстрого доступа.
Переносится ли организация при обмене с 1С:Бухгалтерией?
Да, при настроенной синхронизации организации переносятся между ЗУП и Бухгалтерией автоматически по ключевым реквизитам (ИНН, КПП). Чтобы не создались дубли, сначала добавьте организацию в одной программе и дайте синхронизации перенести её в другую, а не создавайте вручную в обеих базах.