Как добавить новый вид отпуска в 1С

Новый вид отпуска в 1С:ЗУП создаётся в два этапа: сначала заводится сам вид отпуска в справочнике, затем для него настраивается вид расчёта, по которому программа будет начислять отпускные. Если пропустить второй этап, документ «Отпуск» не сможет рассчитать сумму, и кадровый приказ оформится, а зарплата — нет.

Типовая конфигурация уже содержит основные виды: ежегодный основной, дополнительный, учебный, отпуск без сохранения оплаты. Создавать новый элемент требуется, когда в организации появляется отпуск, не предусмотренный настройкой по умолчанию, — например, дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день с особым порядком расчёта, отпуск по локальному нормативному акту или отдельный вид для вредных условий труда.

Инструкция ниже ориентирована на 1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 3. В других конфигурациях (1С:КАМИН, 1С:УПП) логика похожа, но расположение разделов отличается. Перед любыми изменениями в рабочей базе сделайте резервную копию или сначала отработайте настройку на копии.

Определите, какой именно отпуск нужно добавить

Прежде чем открывать справочник, ответьте на три вопроса: оплачиваемый отпуск или нет, входит ли он в стаж для ежегодного отпуска и как рассчитывается — из среднего заработка, фиксированной суммой или не оплачивается вовсе. От ответов зависят настройки вида расчёта: формула, НДФЛ, страховые взносы и отражение в учёте.

Если нужный отпуск — разновидность уже существующего (например, второй дополнительный отпуск с другим числом дней), часто проще скопировать типовой вид расчёта и изменить параметры, чем создавать всё с нуля. Копирование переносит формулу и настройки налогообложения, что снижает риск ошибки.

Создайте вид отпуска в справочнике

Откройте раздел «Настройка» → «Виды отпусков». Нажмите «Создать» и заполните наименование — именно оно будет отображаться в документах и печатных формах, поэтому используйте формулировку из локального нормативного акта организации.

В карточке вида отпуска укажите ключевые параметры: является ли отпуск ежегодным (тогда он участвует в подсчёте остатков), предоставляется ли в календарных или рабочих днях, и количество дней в год, если отпуск ежегодный дополнительный. Для отпусков без сохранения заработной платы флажок ежегодности обычно не устанавливается.

Проверьте, что у вида отпуска корректно задано сокращение для табеля. Оно попадёт в унифицированную форму Т-13, и нестандартные обозначения могут вызвать вопросы при проверках, если их не закрепить во внутренних документах.

Настройте вид расчёта для начисления отпускных

Перейдите в «Настройка» → «Начисления». Для оплачиваемого отпуска создайте новое начисление или скопируйте типовое «Отпуск основной». На вкладке «Основное» укажите назначение начисления — «Оплата отпуска» и выберите созданный ранее вид отпуска: эта связь позволяет документу «Отпуск» автоматически подставлять нужный расчёт.

На вкладке «Налоги, взносы, учёт» проверьте код дохода по НДФЛ, порядок обложения страховыми взносами и статью затрат. Для отпускных типовой код дохода отличается от кода заработной платы, и ошибка здесь приведёт к неверной отчётности 6-НДФЛ.

Если отпуск не оплачивается, отдельный вид расчёта не нужен: время фиксируется кадровым документом и отражается в табеле как неявка по соответствующей причине. Убедитесь только, что вид отпуска доступен в документе «Отсутствие» или «Отпуск без оплаты».

1. 1
   Сделайте резервную копию базы или работайте на копии
2. 2
   Создайте вид отпуска: Настройка → Виды отпусков → Создать
3. 3
   Заполните наименование, ежегодность, дни и обозначение в табеле
4. 4
   Создайте или скопируйте начисление: Настройка → Начисления
5. 5
   Свяжите начисление с видом отпуска и проверьте НДФЛ и взносы
6. 6
   Оформите тестовый документ «Отпуск» на сотрудника и проверьте расчёт
7. 7
   Проверьте отражение в табеле и остатках отпусков

Проверьте работу нового отпуска в документах

Создайте документ «Отпуск» на любого сотрудника, выберите новый вид и убедитесь, что программа рассчитала сумму и средний заработок. Если поле расчёта пустое или сумма нулевая — чаще всего начисление не связано с видом отпуска либо у сотрудника нет данных для среднего заработка.

Проверьте табель учёта рабочего времени за период отпуска: дни должны отразиться с заданным вами обозначением. Затем откройте справку «Остатки отпусков» из карточки сотрудника — для ежегодного дополнительного отпуска должен появиться новый остаток и списание использованных дней.

Отдельно проверьте печатную форму приказа (Т-6). Если наименование отпуска выводится сокращённо или не выводится вовсе, скорректируйте представление вида отпуска в справочнике.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ «Отпуск»

Норма

Сумма и средний заработок рассчитаны автоматически

Тревожный признак

Пустой расчёт или нулевая сумма

Табель Т-13

Норма

Дни отпуска с заданным обозначением

Тревожный признак

Дни пустые или с чужим кодом

Остатки отпусков

Норма

Новый вид с начисленными и использованными днями

Тревожный признак

Вид отсутствует в отчёте

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — создание вида отпуска без вида расчёта. Кадровик оформляет приказ, а расчётчик не может начислить отпускные, потому что документ не находит подходящее начисление. Второй типичный сценарий — дублирование видов: вместо настройки типового отпуска создают новый, и остатки начинают вестись раздельно, что искажает отчётность.

Ещё одна ошибка — неверный признак ежегодности. Если отметить ежегодным отпуск, который таковым не является, программа начнёт начислять дни остатка за каждый рабочий год, и остатки «разъедутся». Исправляется это документом «Ввод остатков отпусков» после снятия флажка.

Когда стандартной настройки недостаточно

Если отпуск должен рассчитываться по нестандартной формуле — например, с учётом особых коэффициентов или из другой базы среднего заработка — потребуется редактировать формулу начисления в конструкторе. Это уже работа для специалиста, знакомого с языком формул 1С:ЗУП, и тестировать такой расчёт нужно на нескольких сотрудниках с разными данными.

Для отпусков, зависящих от вредных условий труда, проверьте настройку «Дополнительные отпуска» в штатном расписании и карточке должности: там количество дней привязывается к позиции, а не назначается вручную каждому сотруднику. Это избавляет от ручного контроля при переводах и приёмах.

Перед созданием нового вида отпуска проверьте справочник на наличие похожих элементов: в базах с долгой историей часто уже есть дубли с похожими названиями. Объединить остатки после долгого использования дублей заметно сложнее, чем найти нужный вид заранее.

Ответы на частые вопросы

Можно ли добавить вид отпуска без прав администратора?

Да, достаточно роли с правом изменения настроек учёта зарплаты и кадровых справочников. Если пункты «Виды отпусков» и «Начисления» в меню «Настройка» недоступны, права должен выдать администратор информационной базы.

Нужно ли пересчитывать прошлые периоды после добавления нового отпуска?

Нет, если новый вид используется только для будущих документов. Пересчёт потребуется лишь в случае, когда отпуск оформляется задним числом за уже рассчитанный период — тогда программа предложит доначисление или сторнирование текущим месяцем.

Как задать разное количество дней отпуска для разных должностей?

Количество дней дополнительного отпуска указывается в позиции штатного расписания на вкладке дополнительных отпусков. При приёме или переводе сотрудника значение подставляется автоматически, а вид отпуска в справочнике остаётся общим.

Почему новый вид отпуска не появляется в документе «Отпуск»?

Чаще всего не создан или не связан вид расчёта: документ предлагает только те виды, для которых есть начисление с назначением «Оплата отпуска». Проверьте также, что начисление не помечено как неиспользуемое и действует в текущем периоде.

Как отразить отпуск без сохранения оплаты?

Для неоплачиваемого отпуска достаточно вида в справочнике без начисления: оформляется документ «Отсутствие» или «Отпуск без оплаты», время уходит в табель с соответствующим кодом, а в расчёт зарплаты суммы не попадают.

Можно ли переименовать вид отпуска после использования в документах?

Да, наименование — это отображаемое поле, и его изменение не ломает ссылки в проведённых документах. Однако в уже распечатанных приказах останется старое название, поэтому менять формулировку лучше до начала массового использования.