Как добавить новую единицу в штатное расписание в 1С

Штатное расписание в 1С:ЗУП (и других конфигурациях на её основе) — это не просто справочник должностей, а полноценный учётный механизм: от него зависят кадровые документы, расчёт фонда оплаты труда, отчёты по вакансиям и контроль укомплектованности. Поэтому новую единицу нельзя «просто вписать» — её нужно правильно создать, описать и утвердить.

Процедура занимает несколько минут, если заранее известны подразделение, должность, количество ставок, оклад и дата ввода позиции. Основные сложности возникают из-за истории изменений штатного расписания: если документы утверждения оформлены неправильно, программа не покажет новую позицию в актуальном расписании или посчитает ФОТ неверно.

Ниже разобран полный цикл: подготовка данных, создание позиции, утверждение изменений, приём сотрудника на новую единицу и проверка результата. Инструкция ориентирована на 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1), но логика аналогична в 1С:КАМИН и других решениях с ведением штатного расписания.

Подготовка: какие данные понадобятся перед созданием позиции

Прежде чем открывать программу, убедитесь, что в справочниках уже есть все связанные элементы. Позиция штатного расписания — это связка «подразделение + должность», и оба справочника должны быть заполнены заранее.

Проверьте наличие: нужного подразделения (раздел «Настройка» → «Реквизиты и справочники» → «Подразделения»), нужной должности («Настройка» → «Должности») с корректной категорией для отчётности, а также начислений, которые будут назначены позиции (оклад, надбавки, премии). Если должность или подразделение отсутствуют — создайте их первыми, иначе позицию придётся пересоздавать.

Также заранее определите: дату ввода позиции (с какого числа она действует), количество ставок (может быть дробным, например 0,5), размер оклада или тарифа и график работы, если он отличается от общего для подразделения.

Создание новой позиции штатного расписания

Основной путь: раздел «Кадры» → «Штатное расписание». В открывшемся списке нажмите кнопку «Создать» (или «Создать позицию», в зависимости от настроек формы). Откроется карточка новой позиции.

Заполните поля карточки:

• Организация — если в базе ведётся учёт по нескольким юридическим лицам;
• Подразделение — выберите из справочника;
• Должность — выберите из справочника; наименование позиции сформируется автоматически;
• Количество ставок — целое или дробное число (например, 2 или 0,5);
• Дата утверждения / ввода — с какой даты позиция действует.

На вкладке «Оплата труда» укажите начисления: оклад (тарифную ставку), постоянные надбавки и их размеры. Если используется тарифная группа или разряд — выберите соответствующий способ задания оплаты. На вкладке «Дополнительно» можно указать график работы, условия труда по спецоценке и произвольное описание позиции.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите организацию, подразделение и должность
3. 3
   Укажите количество ставок и дату ввода позиции
4. 4
   На вкладке «Оплата труда» задайте оклад и надбавки
5. 5
   При необходимости укажите график работы и особые условия
6. 6
   Нажмите «Записать», затем утвердите изменения документом

Утверждение изменений документом

Ключевая особенность ЗУП 3.1: если включена история изменений штатного расписания (настройка «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройка штатного расписания»), то позиция считается действующей только после утверждения документом. Сама карточка позиции — лишь черновик.

Для утверждения создайте документ «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» → «Изменения штатного расписания» или кнопка «Утвердить» прямо из карточки позиции). В документе на вкладке «Позиции» добавьте новую позицию, проверьте ставки и оплату, укажите дату вступления изменений в силу и номер приказа. Проведите документ.

Если история изменений отключена, позиция действует сразу после записи — отдельный документ не нужен. Однако большинство организаций историю включают, потому что она позволяет видеть расписание на любую дату и корректно считать ФОТ в динамике.

Приём сотрудника на новую штатную единицу

После утверждения позиция становится доступной в кадровых документах. Чтобы принять сотрудника, создайте документ «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения») и в поле «Позиция штатного расписания» выберите созданную единицу. Программа подтянет оклад, надбавки и график из позиции автоматически.

Обратите внимание на дату приёма: она не может быть раньше даты ввода позиции. Если сотрудник фактически начал работать раньше, чем оформлена позиция, сначала скорректируйте дату утверждения изменений штатного расписания, иначе документ приёма не проведётся или подтянет пустые условия оплаты.

Если принимается несколько сотрудников на многоставочную позицию, используйте документ «Приём на работу списком» — программа сама проконтролирует, чтобы суммарное количество занятых ставок не превысило утверждённое.

Проверка результата

После всех действий убедитесь, что единица корректно отражается в учёте. Откройте отчёт «Штатное расписание» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты») на текущую дату: позиция должна отображаться в нужном подразделении с указанным количеством ставок и окладом.

Дополнительно полезен отчёт «Остатки штатных единиц» или «Вакантные ставки»: он покажет, сколько ставок по новой позиции свободно, а сколько занято. Если сотрудник уже принят, но ставка числится полностью свободной — проверьте, что документ приёма проведён и дата приёма не раньше даты позиции.

Контрольные точки

Как проверить результат

Позиция в отчёте «Штатное расписание»

Норма

Отображается с верными ставками и окладом

Тревожный признак

Позиции нет — не утверждена документом или неверная дата

Количество вакантных ставок

Норма

Свободные ставки = утверждённые минус принятые сотрудники

Тревожный признак

Ставок больше/меньше — дубль позиции или непроведённый приём

ФОТ по позиции

Норма

Совпадает с окладом × ставки + надбавки

Тревожный признак

ФОТ пустой или неверный — не заполнена вкладка «Оплата труда»

Доступность в приёме на работу

Норма

Позиция выбирается в документе приёма

Тревожный признак

Позиция недоступна — дата приёма раньше даты ввода позиции

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — позиция создана, но не утверждена: пользователь записал карточку и ждёт, что она появится в расписании. При включённой истории изменений без документа «Изменение штатного расписания» позиция не действует. Второе место занимают дубли: одна и та же связка «подразделение + должность» заведена несколько раз, из-за чего вакансии и ФОТ размазываются по разным позициям.

Также учитывайте ограничения: нельзя удалить позицию, на которую есть кадровые документы — её можно только закрыть (исключить из расписания) документом изменения с нужной даты. Нельзя задать дату ввода позиции раньше даты создания подразделения. А при дробных ставках следите, чтобы сумма занятых ставок по сотрудникам не превышала утверждённое количество — программа контролирует это только при включённой соответствующей настройке.

Альтернативные способы и особые случаи

Новую позицию можно создать не напрямую в справочнике, а сразу в документе «Изменение штатного расписания»: на вкладке «Позиции» нажмите «Добавить» → «Новая позиция» — карточка создастся и сразу попадёт в документ утверждения. Это удобно, когда вводится сразу несколько единиц одним приказом.

Если нужно не добавить единицу, а увеличить количество ставок по существующей позиции, новую позицию создавать не требуется: откройте «Изменение штатного расписания», добавьте существующую позицию и измените число ставок и/или оклад. Для массового ввода (например, при создании нового филиала) удобна групповая обработка или загрузка из таблицы через типовые механизмы переноса данных.

Часто задаваемые вопросы

Почему созданная позиция не видна в штатном расписании?

Чаще всего не проведён документ «Изменение штатного расписания», утверждающий позицию. Также проверьте дату, на которую строится отчёт: если она раньше даты ввода позиции, единица законно не отображается.

Можно ли ввести позицию задним числом?

Да, укажите нужную дату в документе «Изменение штатного расписания». Но учтите: если на этот период уже рассчитана зарплата, изменение истории может потребовать перерасчёта ФОТ и связанных отчётов.

Как добавить полставки (0,5 ставки)?

В поле «Количество ставок» карточки позиции введите 0,5 — дробные значения поддерживаются. При приёме сотрудника укажите в документе то же количество занимаемых ставок.

Что делать, если позиция создана по ошибке?

Если на неё ещё нет кадровых документов, позицию можно пометить на удаление или исключить из расписания документом «Изменение штатного расписания». Если документы уже есть — только закрытие позиции с нужной даты.

Нужно ли создавать новую позицию при повышении оклада?

Нет. Изменение оклада оформляется документом «Изменение штатного расписания» для существующей позиции. Новая позиция нужна только при появлении новой связки «подразделение + должность» или увеличении числа единиц.

Кто имеет право изменять штатное расписание?

Пользователи с ролями кадровика или расчётчика, которым администратор назначил права на справочник «Штатное расписание» и документы его изменения. Если кнопки создания недоступны — обратитесь к администратору системы.