Как добавить новую должность в 1С:ЗУП

Должность в 1С:Зарплата и управление персоналом — это не просто текстовая строка в карточке сотрудника, а самостоятельный элемент справочника, от которого зависят кадровые документы, штатное расписание, отчёты и проверки при приёме на работу. Если должности нет в базе или она заведена с ошибками, придётся исправлять не только справочник, но и уже проведённые приказы.

Способ добавления должности зависит от того, ведётся ли в программе штатное расписание. При включённом штатном расписании должность создаётся внутри штатной единицы — с привязкой к подразделению, количеству ставок и условиям оплаты. Без штатного расписания достаточно добавить элемент в справочник «Должности». Ниже разобраны оба сценария, а также настройка начислений и проверка результата.

Какой способ выбрать: с штатным расписанием или без

Перед созданием должности проверьте, включено ли ведение штатного расписания. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → вкладка «Штатное расписание». Если флажок «Ведется штатное расписание» установлен, все должности должны создаваться через штатные единицы — иначе при приёме сотрудника программа не даст указать позицию, которой нет в штатке.

При отключённом штатном расписании должность — самостоятельный элемент справочника, который можно выбрать в любом кадровом документе. Этот вариант проще, но не даёт контроля количества ставок, вилки окладов и отчёта о вакансиях.

Сравнение вариантов

Без штатного расписания

Должность создаётся напрямую в справочнике «Должности». Подходит небольшим компаниям без контроля ставок. Ограничение: нет отчётов по вакансиям и проверки превышения штата.

Со штатным расписанием

Должность создаётся внутри штатной единицы с подразделением, ставками и оплатой. Даёт контроль численности и отчётность, но требует аккуратного ведения штатки.

Добавление должности без штатного расписания

Откройте раздел «Настройка» → «Должности» (в некоторых релизах справочник доступен также из раздела «Кадры»). Нажмите кнопку «Создать». В карточке заполните наименование должности — именно оно будет выводиться в кадровых приказах, трудовых договорах и отчётах.

При необходимости заполните дополнительные реквизиты: ОКПДТР (код по классификатору), категорию должности, вредные условия труда, если они влияют на стаж или доплаты. Для большинства организаций достаточно корректного наименования, но если должность даёт право на досрочную пенсию или доплаты за вредность, реквизиты заполнять обязательно.

Нажмите «Записать и закрыть». Должность сразу становится доступной для выбора в документах «Приём на работу», «Кадровый перевод» и других кадровых операциях.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Должности»
2. 2
   Нажмите «Создать»
3. 3
   Введите наименование должности
4. 4
   Заполните ОКПДТР и условия труда при необходимости
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте выбор должности в приёме на работу

Создание должности через штатное расписание

Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать» (или «Изменить штатное расписание», если изменения оформляются документом). В табличной части добавьте новую строку: укажите подразделение, затем в поле «Должность» нажмите «Создать» — программа откроет карточку новой должности.

Введите наименование и при необходимости реквизиты классификатора. После записи должность автоматически подставится в штатную единицу. Далее укажите количество ставок, оклад или вилку оплаты, надбавки и другие условия, которые будут действовать для этой позиции.

Проведите документ изменения штатного расписания. С этого момента штатная единица с новой должностью доступна для приёма сотрудников, а в отчёте «Штатное расписание» появится соответствующая строка.

Настройка начислений и условий оплаты для должности

Сама по себе должность не задаёт оплату сотруднику — начисления назначаются в штатной единице или в кадровом документе. Однако в штатном расписании удобно сразу указать плановые начисления: оклад, районный коэффициент, надбавки. Тогда при приёме сотрудника на эту позицию программа подставит их автоматически.

Проверьте, что используемые виды расчёта существуют в списке начислений («Настройка» → «Начисления») и настроены корректно: формула расчёта, налогообложение, учёт времени. Если для новой должности нужен уникальный вид доплаты, создайте его заранее, чтобы не прерывать работу со штатной единицей.

Для позиций с особыми условиями (вредность, разъездной характер, ненормированный день) заполните соответствующие реквизиты в карточке должности или штатной единицы — от них зависят дополнительные отпуска и страховые взносы по дополнительному тарифу.

Проверка результата

После создания должности убедитесь, что она корректно работает в документах и отчётах. Создайте тестовый документ «Приём на работу» (без проведения или в копии базы) и проверьте, что должность выбирается, начисления подставляются, а ФОТ рассчитывается.

Контрольные точки

Как проверить результат

Выбор в кадровом документе

Норма

Должность доступна в поле «Должность» при приёме и переводе

Тревожный признак

Должности нет в списке выбора — штатная единица не проведена или дата документа раньше даты изменения штатки

Отчёт «Штатное расписание»

Норма

Новая позиция отображается с подразделением, ставками и окладом

Тревожный признак

Строки нет или ставки равны нулю — проверьте проведение документа изменения

Подстановка начислений

Норма

При выборе позиции оклад и надбавки заполняются автоматически

Тревожный признак

Начисления пустые — плановые начисления не заданы в штатной единице

Дополнительно сформируйте отчёт «Штатная расстановка» и убедитесь, что новая должность не дублирует уже существующую с похожим наименованием. Дубли усложняют отчётность и приводят к ошибкам в статистических формах.

Частые ошибки при добавлении должности

Ещё одна распространённая ситуация — попытка удалить должность, на которую есть ссылки в документах. Программа не даст удалить такой элемент; корректное решение — пометить должность как неиспользуемую (если доступен соответствующий реквизит) или просто оставить её в справочнике без дальнейшего выбора.

Маршрут решения

Как выбрать действие

В настройках включено ведение штатного расписанияСоздавайте должность только внутри штатной единицы через документ изменения штатки

Штатное расписание не ведётсяДобавляйте должность напрямую в справочнике «Должности»

Нужно заменить название действующей должностиСоздайте новую должность и новую штатную единицу, старую закройте с нужной даты

Должность видна в справочнике, но не выбирается в приёмеПроверьте дату документа приёма и дату вступления в силу штатной единицы

Ограничения и безопасная самостоятельная работа

Работа со справочником должностей не требует прав администратора, но нужны права на кадровые данные и штатное расписание. Если кнопки создания недоступны, обратитесь к администратору базы за назначением профиля прав.

Перед массовыми изменениями — например, реорганизацией структуры должностей — сделайте резервную копию информационной базы или отработайте сценарий на копии. Ошибки в штатном расписании влияют на все последующие кадровые документы и расчёт зарплаты.

Частые вопросы

Почему созданная должность не отображается при приёме сотрудника?

Чаще всего дело в штатном расписании: либо документ изменения штатки не проведён, либо дата приёма раньше даты вступления штатной единицы в силу. Проверьте проведение документа и даты. Также убедитесь, что количество ставок в позиции больше нуля.

Можно ли удалить ошибочно созданную должность?

Если на должность нет ссылок в документах — да, через пометку на удаление с последующей операцией «Удаление помеченных объектов». Если ссылки есть, программа удалить не позволит; оставьте элемент в справочнике и не используйте его в новых документах.

Как переименовать должность, по которой уже работают сотрудники?

Прямое переименование меняет наименование во всех отчётах за прошлые периоды, что обычно нежелательно. Правильный путь — создать новую должность и штатную единицу, перевести сотрудников кадровым переводом, а старую позицию закрыть.

Нужно ли заполнять код ОКПДТР у должности?

Для большинства расчётов код не обязателен, но он используется в статистической отчётности и некоторых кадровых формах. Если организация сдаёт формы статистики по труду, заполнение кода упростит их подготовку.

Как добавить сразу много должностей?

Штатной обработки массовой загрузки должностей в типовой ЗУП нет. Варианты: ввод вручную, использование типового механизма загрузки данных из табличного документа (если он включён в функциональности) или помощь программиста с обработкой загрузки.

Чем должность отличается от штатной единицы?

Должность — это просто наименование и характеристики работы (справочник). Штатная единица — это связка «подразделение + должность» с количеством ставок и условиями оплаты. Одна и та же должность может входить в несколько штатных единиц разных подразделений.