Как добавить начисление сотруднику в 1С

Начисление в 1С:ЗУП — это вид расчёта, по которому сотруднику считается оплата: оклад, премия, надбавка, доплата за работу в выходные и так далее. Чтобы сумма попала в расчётный листок, недостаточно просто вписать её в документ: программа должна «знать» сам вид начисления, его формулу, налоговый статус и сотрудника, которому он назначен.

Работа делится на два этапа. Сначала в справочнике начислений создаётся или проверяется вид расчёта, затем он назначается конкретному сотруднику — в плановом порядке (действует постоянно) или разово (одним документом). Ошибка на любом из этапов приводит к тому, что сумма не считается, считается неверно или не попадает в отчётность по НДФЛ и взносам.

Ниже разобраны оба сценария, настройка формулы и налогообложения, проверка результата и типичные ошибки. Инструкция ориентирована на 1С:Зарплату и управление персоналом, ред. 3.1; в 1С:Бухгалтерии 8 механика проще и отличается — об этом отдельное замечание.

Какие бывают начисления и какой способ выбрать

Прежде чем добавлять начисление, определите его характер. Плановые начисления действуют постоянно и подставляются в расчёт автоматически каждый месяц: оклад, районный коэффициент, ежемесячная надбавка. Разовые начисления вводятся документом на конкретный период: разовая премия, материальная помощь, оплата разовой работы.

От этого зависит и инструмент. Плановое начисление назначается кадровым документом (приём на работу, кадровый перевод, изменение оплаты труда), а разовое — документом «Разовое начисление», «Премия» или «Материальная помощь». Если назначить разовое начисление плановым, оно будет начисляться каждый месяц, пока его не отменят, — это одна из самых частых причин лишних сумм в ведомостях.

Сравнение вариантов

Плановое назначение

Подходит для постоянных выплат: оклада, надбавок. Назначается кадровым документом, действует до отмены, автоматически попадает в ежемесячный расчёт.

Разовое начисление

Подходит для однократных выплат: премии, матпомощи. Вводится отдельным документом на конкретный месяц, в дальнейшие периоды не переносится.

Начисление в «Начислении зарплаты» вручную

Подходит как временная мера, если документ ввода пропущен. Строка добавляется вручную в табличную часть, но такой способ не оставляет «истории» и усложняет аудит.

Создание вида начисления в справочнике

Откройте раздел «Настройка → Начисления». Здесь хранятся все виды расчёта организации. Многие типовые начисления (оплата по окладу, премия процентом, отпускные) уже созданы в типовой поставке — сначала проверьте поиском, нет ли подходящего. Дублирование видов расчёта засоряет отчёты и путает расчётчиков.

Если подходящего нет, нажмите «Создать» и заполните карточку. Минимально важные поля: наименование (его увидит сотрудник в расчётном листке), назначение начисления (повременная оплата, премия, прочее), способ выполнения (ежемесячно, по отдельному документу, только если введён вид учёта времени) и формула расчёта.

Формула собирается из показателей: например, Оклад / НормаДней ВремяВДнях или Оклад ПроцентПремии / 100. Показатели создаются в разделе «Настройка → Показатели расчёта зарплаты» и бывают для сотрудника, подразделения или организации. Если нужного показателя нет, формулу сохранить не получится — сначала создайте показатель.

1. 1
   Откройте «Настройка → Начисления» и убедитесь, что подходящего вида расчёта ещё нет
2. 2
   Нажмите «Создать», укажите наименование и назначение начисления
3. 3
   Выберите способ выполнения: ежемесячно или по отдельному документу
4. 4
   Соберите формулу из существующих показателей или создайте новый показатель
5. 5
   На вкладках задайте налогообложение: код дохода НДФЛ, обложение взносами, отражение в учёте
6. 6
   Сохраните карточку и проверьте, что начисление доступно в документах

Настройка налогов, взносов и учёта

На вкладке «Налоги, взносы, учёт» задаётся, как начисление попадёт в отчётность. Для НДФЛ указывается код дохода (например, 2000 для оплаты труда, 2002 для премии — актуальные коды сверяйте с действующим справочником ФНС) и категория дохода. От категории зависит дата фактического получения дохода, а значит — сроки удержания и перечисления налога.

Для страховых взносов выбирается вид дохода: облагается целиком, не облагается, облагается частично (как, например, материальная помощь в пределах необлагаемого лимита). Ошибка в этом поле напрямую искажает базу взносов и расчёт РСВ — это один из самых рискованных параметров.

Также проверьте способ отражения в бухучёте, если ведёте его в 1С:ЗУП или синхронизируете с 1С:Бухгалтерией. Если способ не задан, при отражении зарплаты в учёте программа потребует заполнить его вручную или подставит значение по умолчанию, которое может не соответствовать характеру выплаты.

Назначение начисления сотруднику в плановом порядке

Если начисление должно действовать постоянно, оно назначается кадровым документом. Для нового сотрудника вид расчёта добавляется прямо в документ «Приём на работу» на вкладке «Оплата труда»: нажмите «Добавить», выберите начисление и укажите значения показателей (размер оклада, процент надбавки).

Для уже работающего сотрудника используйте документ «Изменение оплаты труда» (раздел «Зарплата» или «Кадры», в зависимости от настроек). В шапке укажите дату, с которой действует изменение, в табличной части добавьте начисление с показателями. С этой даты программа будет автоматически рассчитывать начисление при заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов».

Учтите: плановое начисление действует, пока его не отменят другим документом. Если надбавка временная (например, на период замещения), либо сразу запланируйте документ отмены, либо оформляйте выплату разовыми документами — иначе сумма продолжит начисляться «по инерции».

Разовое начисление: премия, матпомощь, доплата

Для однократных выплат используйте документы раздела «Зарплата»: «Разовое начисление», «Премия», «Материальная помощь». Документ «Премия» удобен тем, что поддерживает расчёт процентом от базы за выбранный период, а «Разовое начисление» — универсальный вариант для фиксированных сумм.

Порядок простой: создайте документ, укажите месяц начисления, добавьте сотрудника в табличную часть, выберите вид начисления и введите сумму или показатели. При проведении сумма попадёт в расчёт текущего месяца, НДФЛ и взносы посчитаются по настройкам вида начисления.

Если документ введён после того, как «Начисление зарплаты и взносов» за месяц уже заполнено, перезаполните его или дайте программе подхватить сумму при повторном заполнении — разовые документы учитываются в итоговом расчёте автоматически.

Проверка результата и расчётный листок

После назначения начисления проверьте, как оно отработало в расчёте. Заполните или перезаполните документ «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц: строка с новым начислением должна появиться у сотрудника автоматически (для плановых) или подтянуться из разового документа.

Сформируйте расчётный листок сотрудника (раздел «Зарплата → Отчёты → Расчётный листок»): в нём видно состав начислений, отработанное время, НДФЛ и итог к выплате. Для анализа налогов и взносов используйте отчёты «Полный свод начислений, удержаний и выплат» и карточку учёта взносов по сотруднику.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строка в «Начислении зарплаты и взносов»

Норма

Начисление присутствует, сумма соответствует формуле и отработанному времени

Тревожный признак

Строки нет или сумма равна нулю — проверяйте назначение и показатели

Расчётный листок

Норма

Начисление отображается с понятным наименованием, итог к выплате изменился корректно

Тревожный признак

Начисление отсутствует или дублируется двумя строками

НДФЛ и взносы

Норма

Налог и взносы увеличились соразмерно сумме начисления

Тревожный признак

Сумма не попала в базу — проверяйте код дохода и вид дохода для взносов

Особенности в 1С:Бухгалтерии и ограничения

В 1С:Бухгалтерии 8 механизм проще: начисления хранятся в разделе «Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Начисления», а назначение выполняется документами «Приём на работу» и «Изменение оплаты труда» либо вручную в документе «Начисление зарплаты». Формул с показателями там нет — суммы вводятся напрямую или считаются от оклада.

Общее ограничение для всех конфигураций: массовые изменения (например, добавление надбавки сотне сотрудников) трудоёмко делать вручную. В ЗУП для этого есть групповое изменение начислений через документ с подбором списка сотрудников, а при нехватке штатных средств задачу решают обработками — но это уже работа для специалиста по 1С с тестированием на копии базы.

Частые вопросы

Почему новое начисление не появляется в документе «Начисление зарплаты и взносов»?

Чаще всего начисление не назначено сотруднику планово, либо документ назначения датирован более поздним месяцем. Проверьте наличие действующего документа «Изменение оплаты труда» или «Приём на работу» и перезаполните расчётный документ. Также убедитесь, что в виде начисления выбран способ выполнения «ежемесячно», а не «по отдельному документу».

Как отменить плановое начисление сотруднику?

Введите новый документ «Изменение оплаты труда» и удалите строку с начислением из списка действующих, либо используйте документ «Прекращение плановых начислений», если он доступен в вашей настройке. С даты документа начисление перестанет рассчитываться.

Можно ли добавить начисление сразу нескольким сотрудникам?

Да. В документе «Изменение оплаты труда» и в разовых документах поддерживается подбор списка сотрудников — начисление будет назначено всем выбранным. Для массовых изменений с разными значениями показателей удобнее заполнять табличную часть по подразделению.

Что делать, если начисление рассчитывается нулём?

Почти всегда причина в показателях формулы: значение показателя не введено сотруднику или введено на другую дату. Откройте карточку сотрудника, проверьте значения показателей и дату, с которой они действуют, затем пересчитайте зарплату.

Нужно ли пересчитывать прошлые месяцы, если начисление добавлено задним числом?

Программа автоматически доначислит разницу в текущем периоде при следующем расчёте зарплаты — отдельный перерасчёт прошлых закрытых месяцев обычно не требуется. Но если за прошлый период уже сдана отчётность по НДФЛ или взносам, оцените, нужна ли уточнённая декларация.

Чем разовое начисление отличается от премии в 1С:ЗУП?

Документ «Премия» умеет рассчитывать сумму процентом от базы за произвольный период и поддерживает ввод по списку сотрудников с распределением. «Разовое начисление» — универсальный документ для фиксированных сумм и произвольных видов расчёта. Для премий по итогам периода удобнее первый, для простых разовых выплат — второй.