Другое · 9 мин
Как добавить должность в 1С ЗУП
Как добавить должность в 1С ЗУП: создание в справочнике «Должности», настройка штатного расписания, тарифной группы и проверка результата. Разбор ошибок.
Должность в 1С:ЗУП — базовый элемент кадрового учёта: без неё невозможно принять сотрудника на работу, оформить перевод или сформировать штатное расписание. Ошибка на этапе создания должности (дубль в справочнике, неверная тарифная группа, отсутствие позиции в штатке) потом всплывает в отчётах, расчёте среднего заработка и персонифицированной отчётности.
Порядок действий зависит от того, ведётся ли в программе штатное расписание. Если штатка включена, простого добавления элемента в справочник «Должности» недостаточно — потребуется создать ещё и позицию штатного расписания. Ниже разобраны оба сценария, а также проверка результата и типичные ошибки.
Инструкция актуальна для 1С:ЗУП редакции 3.1 в типовой поставке. В сильно доработанных конфигурациях названия разделов и команд могут отличаться, но логика остаётся той же.
Где в 1С:ЗУП хранится справочник должностей
Справочник «Должности» доступен из нескольких разделов: «Настройка» → «Должности» или «Кадры» → «Должности». Это один и тот же справочник, просто ссылки на него продублированы для удобства. Элементы справочника используются в документах приёма на работу, кадрового перевода, в штатном расписании и в отчётах.
Доступ к справочнику зависит от прав пользователя. Если кнопка «Создать» неактивна или раздел не отображается, значит, у учётной записи нет прав на добавление элементов — обратитесь к администратору 1С или пользователю с полными правами.
Как создать должность без штатного расписания
Если в настройках учётной политики организации штатное расписание не ведётся, достаточно добавить элемент в справочник. Откройте «Настройка» → «Должности» и нажмите «Создать». Заполните наименование — именно оно будет отображаться в приказах, трудовых договорах и отчётах, поэтому формулируйте его так, как оно должно звучать в документах.
Дополнительные поля зависят от настроек программы. Если включён учёт по тарифным группам, укажите тарифную группу — от неё зависит подбор тарифных ставок при расчёте. Поля «Краткое наименование» и «ОКПДТР» заполняются по необходимости: код по классификатору используется в отдельных формах отчётности.
- 1Откройте раздел «Настройка» → «Должности» (или «Кадры» → «Должности»)
- 2Нажмите кнопку «Создать»
- 3Введите полное наименование должности так, как оно должно выглядеть в приказах
- 4Заполните тарифную группу и прочие поля, если они используются в вашей настройке
- 5Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте, что элемент появился в списке
Как добавить должность при включённом штатном расписании
Когда штатное расписание ведётся, логика двухступенчатая: сначала создаётся должность в справочнике, затем — позиция штатного расписания. Удобно, что должность можно создать «на лету»: в форме позиции штатного расписания в поле «Должность» нажмите кнопку создания нового элемента, и справочник пополнится автоматически.
Позиция создаётся в разделе «Кадры» → «Штатное расписание» кнопкой «Создать» (или документом «Изменение штатного расписания», если включён режим ведения истории изменений). Укажите подразделение, должность, количество ставок, укажите начисления и размер оплаты. Без утверждённой позиции приём сотрудника на эту должность в это подразделение будет невозможен или вызовет предупреждение о превышении штата.
Если включена история изменений штатного расписания
При включённой настройке «Ведется история изменений штатного расписания» позиции создаются и изменяются только документами «Изменение штатного расписания». Прямое редактирование списка позиций заблокировано. Создайте документ, добавьте в него новую позицию с датой вступления в силу и проведите документ.
Настройка характеристик должности
Кроме наименования, у должности могут быть заданы параметры, влияющие на расчёты и отчётность. Тарифная группа связывает должность со шкалой тарифных ставок. Признаки вредных условий труда и особых условий используются при расчёте стажа для досрочной пенсии и в формах персонифицированного учёта.
Если в организации применяются категории статистического наблюдения или требуется выгрузка данных в другие системы, проверьте соответствующие поля в карточке должности. Состав доступных реквизитов зависит от включённых функциональных опций, поэтому в разных базах карточка выглядит по-разному — это нормально.
Как проверить, что должность добавлена корректно
Минимальная проверка — открыть справочник «Должности» и найти новый элемент через поиск. Затем создайте тестовый (или реальный) документ «Приём на работу»: должность должна выбираться в поле «Должность», а при включённой штатке — подтягиваться позиция с корректным подразделением и количеством ставок.
Дополнительно сформируйте отчёт «Штатное расписание» или «Штатная расстановка» (раздел «Кадры» → отчёты): новая позиция должна отображаться с указанными ставками и окладом. Если позиции в отчёте нет — проверьте дату утверждения и проведение документа изменения штатного расписания.
Как проверить результат
Элемент присутствует, наименование без опечаток, заполнена тарифная группа
Дубли с похожими названиями или пустые реквизиты
Позиция отображается в отчёте с нужным подразделением и ставками
Позиции нет в отчёте или документ изменения не проведён
Должность выбирается, документ проводится без предупреждений
Ошибка «нет свободных ставок» или должность недоступна для выбора
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространённая проблема — дубли должностей: «Менеджер», «менеджер», «Менеджер по продажам (офис)» как отдельные элементы. Дубли дробят статистику, путают кадровиков и усложняют отчёты. Перед созданием воспользуйтесь поиском по справочнику и убедитесь, что подходящей должности ещё нет.
Вторая частая ошибка — создание должности без позиции штатного расписания при включённой штатке. Пользователь видит должность в справочнике, но при приёме сотрудника получает отказ или предупреждение. Третья ошибка — попытка отредактировать позицию напрямую при включённой истории изменений: правки нужно вносить только документом.
Ограничения и когда нужен специалист
Работа со справочником «Должности» и штатным расписанием — штатная операция, доступная пользователю с правами кадровика без привлечения программиста. Однако есть ситуации, где самостоятельных действий недостаточно: настройка тарифных групп и тарифных сеток, включение или отключение штатного расписания в базе с уже накопленными данными, массовая загрузка должностей из внешнего файла.
Включение штатного расписания «задним числом» в работающей базе — рискованная операция: потребуется привести в соответствие всех действующих сотрудников и исторические документы. Такую задачу лучше выполнять совместно со специалистом по 1С и обязательно на копии базы.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли удалить ошибочно созданную должность?
Да, если на неё нет ссылок в документах и позициях штатного расписания. Установите пометку удаления через меню «Ещё» в списке справочника, затем выполните удаление помеченных объектов («Администрирование» → «Обслуживание»). Если ссылки есть, программа покажет список объектов, которые мешают удалению.
Почему должность не выбирается при приёме на работу?
Чаще всего включено штатное расписание, а позиция для связки «подразделение + должность» не создана или не утверждена на дату приёма. Проверьте отчёт «Штатное расписание» на нужную дату и создайте позицию документом изменения штатки.
Что делать, если в справочнике накопились дубли должностей?
Дубли объединяют вручную: выбирают «правильный» элемент, а сотрудников и документы с дублей переводят на него, после чего лишние элементы помечают на удаление. Для больших объёмов используют обработку поиска и замены ссылочных значений — её выполняет специалист на копии базы.
Обязательно ли заполнять тарифную группу?
Нет, если в организации не применяется тарифная система оплаты труда. Поле становится значимым, когда включён учёт по тарифным группам: тогда от него зависит определение размера тарифной ставки в документах.
Можно ли создать должность прямо из документа приёма?
Да. В поле «Должность» документа приёма на работу можно открыть список и нажать «Создать» — новый элемент добавится в справочник без выхода из документа. При включённой штатке всё равно потребуется позиция штатного расписания.
Что важно запомнить
Должность создаётся в справочнике «Должности» через кнопку «Создать»; при включённом штатном расписании дополнительно заводится позиция — вручную или документом изменения штатки. Перед созданием ищите дубли, после — проверяйте отчётом и тестовым приёмом. Удалять и переименовывать должности с оформленными сотрудниками нельзя.