Другое · 9 мин
Как добавить должность в 1С: пошаговая инструкция
Как добавить должность в 1С ЗУП и 1С Предприятие: создание элемента справочника, заполнение реквизитов, привязка к сотруднику, проверка и типичные ошибки.
Должность в программах 1С хранится в справочнике «Должности» и используется при приёме сотрудника на работу, кадровом переводе, формировании штатного расписания и отчётов. Без корректно созданной должности невозможно оформить кадровый документ: программа просто не даст выбрать нужное значение из списка. Поэтому добавление новой должности — одна из первых операций при ведении кадрового учёта.
Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) справочник должностей имеет расширенный набор реквизитов: категорию, условия труда, связь со штатным расписанием. В 1С:Бухгалтерии предприятия справочник проще — достаточно наименования. Ниже разобраны оба варианта, а также ситуация, когда должность нужно добавить вместе со штатной единицей.
Где находится справочник должностей в разных конфигурациях
Путь к справочнику отличается в зависимости от конфигурации и её редакции. В 1С:ЗУП 3.1 откройте раздел «Кадры» и выберите пункт «Должности», либо перейдите через «Настройка» → «Должности». Если нужного пункта нет в меню, воспользуйтесь командой «Все функции» (доступна при включённом режиме технического специалиста) или поиском по команде в правом верхнем углу окна.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 справочник находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Справочники и настройки» → «Должности». В некоторых настройках интерфейса он доступен также через «Главное» → «Настройки» → «Параметры учёта». Вид справочника здесь минимален: наименование и, при необходимости, код.
Как создать новую должность: пошаговые действия
Базовый сценарий одинаков для большинства конфигураций. Откройте список должностей и нажмите кнопку «Создать». В открывшейся форме заполните поле «Наименование» — именно оно будет отображаться в документах, приказах и отчётах. Формулируйте наименование так, как оно должно звучать в кадровых документах, например: «Менеджер по продажам», а не «менеджер продажи отдел».
После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Проверьте результат: новая должность должна появиться в списке справочника. Если список большой, воспользуйтесь строкой поиска — введите часть наименования.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Должности» (в ЗУП) или «Зарплата и кадры» → «Должности» (в Бухгалтерии)
- 2Нажмите кнопку «Создать»
- 3Введите наименование должности так, как оно должно отображаться в приказах
- 4Заполните дополнительные реквизиты при необходимости (ОКПДТР, категория, условия труда)
- 5Нажмите «Записать и закрыть»
- 6Проверьте, что должность появилась в списке и выбирается в кадровом документе
Какие реквизиты заполнить дополнительно
В 1С:ЗУП карточка должности содержит больше полей, чем просто наименование. Поле «Краткое наименование» используется там, где полное не помещается. Реквизит «ОКПДТР» — код по Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов; он нужен для статистической отчётности и отчёта П-4. Если отчётность по этой форме не сдаётся, поле можно оставить пустым.
Отдельные реквизиты влияют на расчёты и льготы. Признаки вредных или особых условий труда, а также указание списка профессий с правом досрочной пенсии важны для персонифицированного учёта в СФР. Заполняйте их только при реальном наличии соответствующих условий на рабочем месте — ошибочная установка признака исказит отчётность и может привести к вопросам при проверке.
Должность и штатное расписание
Если в программе включено ведение штатного расписания, одной должности недостаточно: для приёма сотрудника нужна позиция штатного расписания — связка «подразделение + должность» с указанием оклада и количества ставок. В этом случае после создания должности откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание», создайте новую позицию и выберите в ней только что добавленную должность.
Как выбрать действие
Как проверить, что должность добавлена корректно
Самый надёжный способ проверки — создать тестовый кадровый документ. Откройте «Кадры» → «Приёмы на работу», начните создавать новый документ и в поле «Должность» введите начало наименования. Если должность находится и подставляется, всё сделано правильно. Документ можно не сохранять.
Дополнительно проверьте отсутствие дублей: в списке справочника не должно быть двух должностей с одинаковым или почти одинаковым наименованием («Бухгалтер» и «бухгалтер» — это разные элементы для программы). Дубли приводят к разрозненной статистике и путанице при выборе в документах.
Как проверить результат
Должность находится поиском и открывается без ошибок
Элемент не находится или при открытии появляется сообщение об ошибке
Должность подставляется в поле «Должность» приёма на работу
В списке выбора должность отсутствует
В списке один элемент с таким наименованием
Несколько похожих должностей, созданных в разное время
Типичные ошибки и как их избежать
Частая ошибка — создание новой должности вместо поиска существующей. Перед добавлением введите наименование в поиск справочника: возможно, должность уже создана другим пользователем, но с другим регистром букв или сокращением. Вторая ошибка — некорректное наименование: сокращения, опечатки и служебные пометки попадают в печатные формы приказов, и исправлять их потом приходится во всех связанных документах.
Третья распространённая проблема — попытка удалить должность, которая уже используется в документах. Программа не даст удалить такой элемент физически; доступна только пометка на удаление. Если должность ошибочна, но уже использована, корректный путь — пометить её на удаление и создать правильную, а старые документы оставить как есть, поскольку они отражают историю.
Ограничения и когда нужен администратор
Если кнопка «Создать» недоступна или справочник открывается только на просмотр, у учётной записи недостаточно прав. Самостоятельно это не исправить — потребуется администратор базы, который назначит профиль «Кадровик» или аналогичный. В файловых базах без разграничения прав такая проблема обычно означает, что открыта старая или нетиповая форма.
В нетиповых и сильно доработанных конфигурациях справочник должностей может быть расширен дополнительными обязательными полями. Если программа не даёт записать элемент и требует заполнить незнакомый реквизит, уточните у разработчика или в инструкции по доработке, что туда вносится. Заполнять такие поля «наугад» небезопасно: значения могут участвовать в обменах с другими системами.
FAQ
Можно ли добавить несколько должностей сразу, не создавая каждую вручную?
Да, через обработку загрузки данных из табличного документа (в типовых конфигурациях доступна через «Администрирование» или «Все функции»). Подготовьте файл Excel или скопируйте колонку наименований, сопоставьте колонку с реквизитом «Наименование» и выполните загрузку. Перед загрузкой проверьте список на дубли.
Чем должность отличается от позиции штатного расписания?
Должность — это просто название из справочника, общее для всей компании. Позиция штатного расписания — конкретное рабочее место: должность в привязке к подразделению, с окладом, количеством ставок и надбавками. Один и та же должность может входить в несколько позиций в разных подразделениях.
Как переименовать должность, если она уже используется?
Откройте элемент справочника, измените наименование и запишите. Документы ссылаются на элемент по внутренней ссылке, поэтому связи не разорвутся. Однако учтите: при повторной печати старых приказов в них может подставиться уже новое наименование, что не всегда допустимо для архивных документов.
Не вижу справочник «Должности» в меню. Что делать?
Воспользуйтесь поиском команд в правом верхнем углу окна программы — введите «должности». Если команда не находится, проверьте, включён ли режим «Все функции», и уточните у администратора, есть ли у вашей учётной записи права на кадровые справочники.
Обязательно ли заполнять код ОКПДТР?
Нет, поле не является обязательным для записи элемента. Оно нужно для статистической отчётности, в частности формы П-4. Если организация сдаёт такую отчётность, код лучше указать сразу — это избавит от доработки данных перед сдачей отчёта.
Можно ли удалить ошибочно созданную должность?
Если должность не используется ни в одном документе — да: пометьте её на удаление и выполните «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов». Если используется, программа не удалит элемент; оставьте пометку, чтобы должность не мешала в списках выбора.
Что важно запомнить
Должность добавляется через справочник «Должности»: создать элемент, ввести корректное наименование, записать. Перед созданием проверьте отсутствие дублей, после — доступность должности в кадровом документе. При ведении штатного расписания дополнительно создайте позицию с привязкой к подразделению.