Как депонировать зарплату в 1С: пошаговая инструкция

Депонирование зарплаты — это фиксация в учёте начисленных, но не выплаченных сотруднику сумм, когда деньги не были выданы в установленный срок: работник не явился в кассу, отсутствовал на больничном или банк вернул платёж по неверным реквизитам. В программах 1С операция оформляется штатными документами, и корректное отражение зависит от того, какой конфигурацией вы пользуетесь — 1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерией.

Невыплаченная в срок зарплата переводится со счёта 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» на счёт 76.04 «Расчёты по депонированным суммам». Это не отменяет обязанности работодателя выплатить деньги: депонированная сумма хранится до востребования, а невостребованные суммы списываются только после истечения срока исковой давности. Поэтому важно не просто «закрыть долг», а правильно провести всю цепочку: депонирование, выплату по требованию, контроль остатков.

Ниже разобран порядок действий в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 и в 1С:Бухгалтерии 8, типовые ошибки и способы проверить результат. Инструкция ориентирована на актуальные релизы конфигураций; в старых версиях названия документов могут немного отличаться.

Когда зарплату нужно депонировать и как это работает в учёте

Депонирование применяется, когда начисленная сумма не была выплачена в день выдачи по причинам, не зависящим от работодателя: сотрудник не пришёл за деньгами в кассу, находился в отпуске, на больничном, в командировке, либо банк не исполнил перечисление из-за закрытого счёта или ошибки в реквизитах. Если деньги не выплачены по вине организации (нет средств на счёте), это не депонирование, а задолженность по зарплате, и она влечёт компенсацию за задержку.

В бухгалтерском учёте операция отражается проводкой Дт 70 Кт 76.04 на сумму невыплаченной зарплаты. Деньги при этом либо возвращаются на расчётный счёт из кассы, либо остаются на счёте, если ведомость не была исполнена банком. После депонирования задолженность перед сотрудником числится на счёте 76.04 до момента выплаты или списания.

Подготовка: что проверить перед депонированием

Перед оформлением убедитесь, что ведомость на выплату зарплаты проведена, а факт невыплаты подтверждён: для кассовой ведомости — закрыт срок выдачи и есть отметки о неполученных суммах, для банковской — получено подтверждение банка о незачислении. Депонировать сумму до истечения срока действия ведомости нельзя: сотрудник ещё может получить деньги штатно.

Проверьте, что в учётной политике и настройках зарплатного учёта корректно указаны счета расчётов (70 и 76.04), а в справочнике сотрудников заполнены данные для аналитики. В 1С:ЗУП также убедитесь, что включён учёт депонированных сумм — в типовой поставке он работает по умолчанию, но в доработанных конфигурациях механизм мог быть отключён.

Депонирование зарплаты в 1С:ЗУП 8

В 1С:Зарплата и управление персоналом основной способ — автоматический. Откройте ведомость, по которой не все суммы выплачены (раздел «Выплаты» → «Ведомости…»), и нажмите кнопку «Обновить задолженность». Программа сравнит начисленные и фактически выплаченные суммы и покажет неполученные. После этого на закладке или по ссылке депонирования сформируйте документ «Депонирование зарплаты» — он заполнится списком сотрудников и суммами автоматически.

Проверьте дату документа: она должна быть не раньше дня, следующего за последним днём действия ведомости. Проведите документ — в учёте появятся записи по регистрам взаиморасчётов с сотрудниками, а при синхронизации с 1С:Бухгалтерией суммы уйдут на счёт 76.04. Если депонирование оформляется по возврату из банка, убедитесь, что в программе зарегистрировано подтверждение банка по зарплатному проекту.

1. 1
   Откройте ведомость на выплату и нажмите «Обновить задолженность»
2. 2
   Убедитесь, что невыплаченные суммы определились верно и по нужным сотрудникам
3. 3
   Создайте документ «Депонирование зарплаты» из ведомости или раздела «Выплаты»
4. 4
   Проверьте дату, список сотрудников и суммы, затем проведите документ
5. 5
   Выполните синхронизацию с бухгалтерской программой и проверьте проводку Дт 70 Кт 76.04

Депонирование зарплаты в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии, если зарплата ведётся там же, используйте документ «Ведомость на выплату зарплаты» с последующим оформлением депонирования через раздел «Зарплата и кадры» → «Депонирование зарплаты» (в зависимости от релиза документ может называться «Депонирование зарплаты» или создаваться на основании ведомости). Документ формирует проводку Дт 70 Кт 76.04 по каждому сотруднику.

Если зарплата рассчитывается во внешней программе и в бухгалтерию попадают только сводные данные, депонирование оформляется документом «Операция, введённая вручную» (раздел «Операции»). Создайте проводку Дт 70 Кт 76.04 на каждого сотрудника отдельной строкой — аналитика по работникам на обоих счетах обязательна. Одновременно оформите возврат денег из кассы на расчётный счёт, если ведомость была кассовой: Дт 51 Кт 50 на депонированную сумму.

Выплата депонированной зарплаты сотруднику

Когда сотрудник обращается за депонированной суммой, возьмите с него заявление (при кассовой выплате) и оформите отдельную ведомость. В 1С:ЗУП используется ведомость с видом выплаты «Депонированная зарплата»: при подборе сотрудника программа автоматически подтянет невыплаченный остаток по счёту депонентов. Проведите ведомость и оформите расходный кассовый ордер или платёжное поручение в зависимости от способа выдачи.

В бухгалтерском учёте выплата отражается проводкой Дт 76.04 Кт 50 (51). После проведения сверьте остаток по счёту 76.04 в разрезе сотрудника: он должен стать нулевым. Если выплачивается часть суммы, остаток продолжает числиться до полного погашения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по счёту 76.04 после выплаты

Норма

По сотруднику остаток нулевой

Тревожный признак

Остаток не закрылся или появился отрицательный

Расчётный листок сотрудника

Норма

Депонированная сумма отражена как выплаченная

Тревожный признак

Сумма числится долгом за организацией

Сверка 70 и 76.04

Норма

Невыплаченные суммы перенесены полностью

Тревожный признак

Часть суммы зависла на счёте 70

Списание депонированных сумм после истечения срока давности

Если сотрудник не обращается за деньгами, депонированная зарплата списывается на прочие доходы по истечении срока исковой давности — по общему правилу три года с момента, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении права. До списания рекомендуется провести инвентаризацию расчётов с депонентами и оформить акт, на основании которого руководитель издаёт приказ о списании.

В 1С списание оформляется операцией вручную: Дт 76.04 Кт 91.01 на сумму невостребованной зарплаты по каждому сотруднику. Учтите, что НДФЛ с депонированной зарплаты был удержан при начислении, поэтому при списании дополнительных операций по налогу не возникает, а страховые взносы также были начислены ранее. Списанная сумма включается во внереализационные доходы для налога на прибыль.

Ведите отдельный реестр депонированных сумм с датами возникновения. Это упрощает инвентаризацию, позволяет заранее видеть, у каких сумм приближается окончание срока давности, и снимает вопросы при налоговых проверках.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — депонирование сумм, которые на самом деле не были выплачены по вине работодателя. Такие суммы должны оставаться на счёте 70, а организация обязана начислить компенсацию за задержку. Вторая распространённая проблема — депонирование без закрытия кассовой ведомости: в учёте возникает одновременно и выданная, и депонированная сумма.

Ещё одна ошибка — выплата депонированной зарплаты обычной ведомостью «за месяц» вместо специальной ведомости на депонированные суммы. В этом случае программа может не увидеть остаток по 76.04 и создать новую задолженность. Также нельзя списывать депонентскую задолженность досрочно «для очистки баланса» — это нарушение прав работника и искажение отчётности.

Частые вопросы о депонировании зарплаты в 1С

Можно ли депонировать зарплату, перечисляемую на карту?

Да, если банк вернул платёж — например, из-за закрытого счёта или ошибки в реквизитах. В 1С:ЗУП сначала регистрируется подтверждение банка о незачислении, затем сумма депонируется штатным документом. После уточнения реквизитов деньги перечисляются повторно ведомостью на выплату депонированных сумм.

Нужно ли удерживать НДФЛ при выплате депонированной зарплаты?

Нет, повторно удерживать не нужно: НДФЛ был исчислен и удержан при первоначальном начислении зарплаты, а депонирование — лишь перенос задолженности между счетами. При выплате сотрудник получает сумму, которая числилась к выдаче после удержания налога.

Что делать, если депонированная сумма не видна в ведомости на выплату?

Проверьте, проведён ли документ «Депонирование зарплаты» и не сторнирован ли он. Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 76.04 с аналитикой по сотрудникам — если остатка нет, депонирование не было отражено в учёте. Также убедитесь, что в ведомости выбран правильный вид выплаты и дата позже даты депонирования.

Как исправить ошибочно депонированную сумму?

Если документ ещё не отправлен в бухгалтерию, пометьте его на удаление или распроведите и оформите выплату обычным порядком. Если синхронизация уже выполнена, сделайте сторнирующую операцию Дт 76.04 Кт 70 на ту же сумму с аналитикой по сотруднику, после чего проведите выплату стандартной ведомостью.

Увольняется сотрудник, у которого есть депонированная зарплата — что делать?

Депонированная сумма входит в окончательный расчёт при увольнении. Оформите ведомость на выплату депонированных сумм вместе с расчётом при увольнении и выдайте деньги в день увольнения. Если бывший работник не явился за расчётом, сумма снова депонируется и хранится до востребования.

Можно ли депонировать зарплату в 1С:Бухгалтерии без документа, только проводкой?

Технически да — через «Операцию, введённую вручную» с проводкой Дт 70 Кт 76.04 по каждому сотруднику. Но при ведении зарплатного учёта в самой Бухгалтерии лучше использовать штатный документ, иначе расчётные листки и зарплатные отчёты не отразят депонирование, и возникнут расхождения между регистрами и бухгалтерским учётом.