Другое · 12 мин
Как депонировать зарплату в 1С 8.3 ЗУП
Пошаговая инструкция по депонированию зарплаты в 1С 8.3 ЗУП: настройка, ведомости, документ «Депонирование», выплата депонированных сумм и проверка результата.
Депонирование зарплаты — это фиксация в учёте сумм, которые сотрудник не получил в установленный срок: не явился за наличной выплатой в кассу или деньги не зачислились на карту из-за неверных реквизитов. В 1С 8.3 ЗУП для этого предусмотрен отдельный документ и понятный механизм, который корректно закрывает расчёты с сотрудником и отражает задолженность на счёте 76.04 «Расчёты по депонированным суммам».
Ошибки при депонировании опасны тем, что искажают взаиморасчёты: сотрудник в отчётах «зависает» то как должник организации, то как получивший деньги дважды, а регистры по НДФЛ и страховым взносам расходятся с фактическими выплатами. Поэтому важно не просто «провести какой-то документ», а выстроить процедуру: настройка → ведомость → депонирование → последующая выплата → контроль остатков.
Ниже разобрана полная последовательность действий для типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3, включая оба сценария — выплату через кассу и через банк по зарплатному проекту.
Когда зарплата считается депонированной
Зарплата подлежит депонированию, если сотрудник не получил её в сроки, установленные правилами внутреннего трудового распорядка. Типовая ситуация для наличных расчётов: касса работает ограниченное число дней, сотрудник в отпуске, на больничном или в командировке и за деньгами не явился. После окончания срока выдачи кассир закрывает платёжную ведомость, а невыплаченные суммы переводятся в статус депонированных.
Для безналичных выплат ситуация иная: банк может вернуть платёж, если счёт сотрудника закрыт, реквизиты устарели или карта заблокирована. Возвращённую сумму также корректно отражать как депонированную, чтобы в учёте она не числилась выплаченной.
Важно понимать: депонирование не отменяет обязанность работодателя выплатить деньги. Сотрудник вправе обратиться за суммой в любой момент, и организация обязана выдать её не позднее следующего дня после обращения (по общим правилам ст. 136 ТК РФ применяется с учётом заявления работника).
Предварительная настройка программы
Перед первым депонированием проверьте настройки учёта. Откройте раздел «Настройка» → «Расчёт зарплаты» и перейдите по ссылке «Порядок учёта зарплаты» либо проверьте настройки учётной политики организации: «Настройка» → «Организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» → «Бухучёт и выплата зарплаты». Именно здесь задаётся дата выплаты зарплаты и способы отражения.
Убедитесь, что в программе корректно заполнены способы выплаты: «Зарплата» → «Отчётность, справки» → настройки способов выплаты, а для кассовых расчётов — что ведомости создаются видом «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика». От типа ведомости зависит, каким образом будет создан документ депонирования.
Также проверьте, что в настройках обмена с бухгалтерской программой (если используется синхронизация с 1С:Бухгалтерией) предусмотрено отражение депонированных сумм на счёте 76.04. В типовой поставке это уже настроено, но при доработанных правилах обмена счёт мог быть изменён.
Депонирование при выплате через кассу
Самый частый сценарий — наличная выплата. Порядок действий следующий. Сначала создаётся и проводится документ «Ведомость в кассу» (раздел «Выплаты» или «Зарплата» → «Ведомости в кассу»). Кассир выдаёт деньги явившимся сотрудникам и по факту отмечает оплаченные строки.
В типовой ЗУП 8.3 факт оплаты фиксируется документом «Оплата ведомостей» либо флагом оплаты в самой ведомости — в зависимости от настроек учёта (редакция 3.1 использует автоматическую регистрацию оплаты при проведении ведомости, если не включён отдельный учёт оплаты). После истечения срока выдачи создайте документ «Депонирование»: раздел «Зарплата» → «Депонирование» → кнопка «Создать».
В документе укажите организацию, месяц и ведомость, по которой депонируются суммы. По кнопке «Заполнить» программа подберёт все неоплаченные строки выбранной ведомости. Проверьте список сотрудников и суммы, затем проведите документ. С этого момента суммы числятся депонированными, а ведомость считается закрытой.
- 1Создайте и проведите «Ведомость в кассу» за расчётный месяц
- 2Зафиксируйте фактически выданные суммы (оплата ведомости)
- 3Дождитесь окончания срока выдачи зарплаты
- 4Создайте документ «Депонирование» и укажите ведомость
- 5Нажмите «Заполнить» — подтянутся неоплаченные строки
- 6Проверьте суммы и проведите документ
- 7Сформируйте отчёт «Анализ депонированной зарплаты» для контроля
Депонирование при выплате через банк
При зарплатном проекте сначала создаётся «Ведомость в банк», затем выполняется обмен с банком: выгрузка реестра и загрузка подтверждения зачисления. Если банк вернул часть сумм (закрытый счёт, ошибка в реквизитах), это фиксируется при загрузке подтверждения из банка — соответствующие строки помечаются незачисленными, либо оформляется документ с информацией о возврате.
Для возвращённых сумм также создаётся документ «Депонирование» на основании ведомости в банк. Алгоритм тот же: выбираете ведомость, заполняете документ, проверяете, что попали только реально незачисленные суммы, и проводите. Перед этим обязательно сверьтесь с выпиской банка — депонировать можно только то, что банк фактически вернул, а не то, что «ещё не дошло».
Отдельный нюанс: если сотрудник сменил банк или лицевой счёт, сначала обновите данные в карточке сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники» → ссылка «Лицевые счета»), и только потом оформляйте повторную выплату депонированной суммы — иначе деньги снова вернутся.
Выплата депонированных сумм сотруднику
Когда сотрудник обращается за депонированной зарплатой, выплата оформляется отдельной ведомостью. Создайте новую ведомость (в кассу или в банк — по способу, которым сотрудник получит деньги) и в поле «Выплачивать» выберите значение «Депонированные суммы». По кнопке «Заполнить» программа подберёт все депонированные остатки по сотрудникам.
Если выплатить нужно одному сотруднику, добавьте его вручную кнопкой «Добавить» и укажите сумму — программа покажет доступный депонированный остаток. Проведите ведомость и зарегистрируйте оплату стандартным способом. После этого депонированный остаток по сотруднику должен обнулиться.
НДФЛ с депонированных сумм: в типовой ЗУП налог считается удержанным при фактической выплате, поэтому именно ведомость на выплату депонированных сумм сформирует дату получения дохода и срок перечисления налога. Проверьте, что эта ведомость попала в регистры по НДФЛ, — иначе в отчёте 6-НДФЛ сумма не отразится корректно.
Способы выплаты депонированных сумм
Подходит при наличной выдаче. Ограничение: требуется соблюдение кассовой дисциплины и лимита кассы.
Удобно, если сотрудник получает зарплату на карту. Ограничение: реквизиты счёта должны быть актуальны, иначе платёж вернётся повторно.
Для перевода на произвольный счёт сотрудника. Ограничение: платёжное поручение оформляется отдельно, контроль оплаты вручную.
Проверка результата и контроль остатков
После проведения документа «Депонирование» убедитесь, что учёт сошёлся. Основной инструмент — отчёт «Анализ депонированной зарплаты» (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»). Он показывает, какие суммы задепонированы, кому принадлежат и что уже выплачено.
Дополнительно сверьте данные с бухгалтерским учётом: после синхронизации с 1С:Бухгалтерией депонированные суммы должны отразиться проводкой Дт 70 Кт 76.04, а выплата депонированных сумм — Дт 76.04 Кт 50 (51). Если проводок нет, проверьте настройки отражения зарплаты и дату синхронизации.
Полезно также сформировать «Расчётный листок» сотрудника: депонированная сумма видна там как задолженность организации на конец месяца до момента выплаты. Это нормальное состояние, а не ошибка расчёта.
Как проверить результат
Сумма по сотруднику соответствует неоплаченной части ведомости
Сумма отсутствует или завышена — проверьте оплату ведомости
Дт 70 Кт 76.04 на задепонированную сумму
Проводки нет или сумма на счёте 70 — ошибка синхронизации
Депонированный остаток сотрудника равен нулю
Остаток «висит» — ведомость выплаты не оплачена
Типичные ошибки и их последствия
Чаще всего проблемы возникают из-за нарушения последовательности документов. Например, бухгалтер создаёт «Депонирование» до регистрации фактической оплаты ведомости — и программа задепонирует всю ведомость целиком, включая уже выданные суммы. Исправление потребует отмены проведения и повторного заполнения.
Вторая распространённая ошибка — выплата депонированной суммы обычной ведомостью «Зарплата за месяц» вместо ведомости со способом «Депонированные суммы». В результате депонированный остаток не закрывается, а сотрудник получает деньги, которые в учёте числятся как новая выплата, что искажает расчёт НДФЛ.
Третья группа ошибок — ручные операции в бухгалтерской программе вместо документов ЗУП. Проводка Дт 70 Кт 76.04, введённая вручную, не отразится в регистрах зарплатного учёта, и отчёты по депонированным суммам в ЗУП покажут расхождение с бухучётом.
Ограничения и границы самостоятельной работы
Типовой механизм депонирования корректно работает при стандартной схеме: начисление → ведомость → оплата → депонирование → выплата. Если в организации используются доработанные документы выплаты, нестандартные обмены с банком или собственные регистры, поведение может отличаться — сначала проверьте сценарий на копии базы.
Самостоятельно без риска можно выполнять: настройку параметров, создание ведомостей, депонирование, выплату депонированных сумм и контроль отчётами. К специалисту по 1С стоит обращаться, если требуется исправление ошибок прошлых периодов (сторнирование, корректировка регистров), восстановление последовательности после снятия документов с проведения или настройка синхронизации с бухгалтерией.
Перед любыми исправлениями за закрытые периоды сделайте резервную копию информационной базы. Ошибка в корректировке регистров по зарплате и НДФЛ может привести к искажению отчётности 6-НДФЛ и персонифицированных сведений, а её восстановление трудоёмко.
Что важно запомнить
Депонирование в 1С 8.3 ЗУП делается документом «Депонирование» на основании неоплаченной ведомости — сначала фиксируется оплата, потом депонируется остаток. Выплата оформляется ведомостью со способом «Депонированные суммы», а результат контролируется отчётом «Анализ депонированной зарплаты» и счётом 76.04.
Частые вопросы
Где находится документ «Депонирование» в 1С 8.3 ЗУП?
Документ расположен в разделе «Зарплата» → «Депонирование». Если пункта нет в меню, откройте настройку навигации раздела и добавьте его, либо проверьте права пользователя — у роли без прав на документы выплаты пункт скрыт.
Почему документ «Депонирование» не заполняется?
Причины: ведомость не проведена, оплата по ведомости ещё не зарегистрирована, либо все суммы уже оплачены. Проверьте статус оплаты ведомости и повторите заполнение после регистрации факта выдачи.
Как выплатить депонированную зарплату только одному сотруднику?
Создайте ведомость нужного вида, выберите способ выплаты «Депонированные суммы», затем вместо общего заполнения нажмите «Добавить», укажите сотрудника — программа подставит доступный депонированный остаток. Проведите и зарегистрируйте оплату.
Нужно ли депонировать зарплату, если банк просто задержал зачисление?
Нет. Депонирование оформляется только после официального возврата средств банком. Пока подтверждения возврата нет, сумма считается находящейся в пути, и её депонирование создаст риск двойной выплаты.
Как депонированная зарплата отражается в 6-НДФЛ?
НДФЛ с депонированных сумм считается удержанным при фактической выплате денег сотруднику. Поэтому в 6-НДФЛ операция попадает по дате ведомости на выплату депонированных сумм, а не по дате первоначального начисления.
Что делать, если депонированная сумма «зависла» и не закрывается выплатой?
Проверьте, что ведомость на выплату создана именно со способом «Депонированные суммы» и что по ней зарегистрирована оплата. Если остаток не закрывается, сформируйте «Анализ депонированной зарплаты» и сверьте период и ведомость, по которым образовался остаток.