Как депонировать заработную плату в 1С

Депонирование зарплаты — это регистрация невыплаченных сумм, когда сотрудник не получил деньги в установленный срок: не явился в кассу, находился на больничном, в отпуске или командировке. В программах 1С для этого предусмотрен штатный механизм, который корректно отражает задолженность перед сотрудником и не даёт «повесить» сумму на кассе.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) депонирование выполняется на основании ведомости в кассу, в 1С:Бухгалтерии — через документ «Депонирование зарплаты» или ручную операцию, в зависимости от настроек учёта. Ниже разобраны оба сценария, а также возврат денег на расчётный счёт и последующая выплата депонированных сумм.

Когда зарплату нужно депонировать

Депонирование применяется только при выплате через кассу наличными. Если зарплата перечисляется на карты в рамках зарплатного проекта, невыплаченных сумм не возникает — банк либо зачисляет деньги, либо возвращает реестр с ошибками, и это оформляется иначе.

Типичные ситуации для депонирования: сотрудник заболел в день выплаты, находится в отпуске или командировке, уволен, но не получил расчёт, либо просто не явился в кассу. По кассовой дисциплине наличные, выданные на выплату зарплаты, нельзя хранить в кассе дольше установленного срока (обычно до пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке). После этого неполученные суммы депонируют и возвращают в банк.

Подготовка: что проверить перед депонированием

Перед оформлением убедитесь, что ведомость на выплату проведена и по ней зафиксирована фактическая выплата только тем сотрудникам, которые получили деньги. Если в ведомости стоят отметки о выплате всем, депонировать будет нечего — сначала нужно скорректировать ведомость.

Проверьте также настройки учёта: в 1С:ЗУП способ выплаты должен быть «через кассу», а в учётной политике зарплата должна учитываться с детализацией по сотрудникам. В 1С:Бухгалтерии в параметрах учёта зарплаты укажите, что расчёты ведутся по ведомостям, иначе документ депонирования будет недоступен или потребует ручных проводок.

Депонирование в 1С:ЗУП через ведомость в кассу

В 1С:ЗУП механизм встроен в саму ведомость. Откройте документ «Ведомость в кассу», по которому производилась выплата. После истечения срока выплаты нажмите кнопку обновления задолженности — программа покажет, какие суммы фактически не выплачены.

Для сотрудников, не получивших деньги, снимите отметку о выплате или воспользуйтесь командой депонирования — в зависимости от версии конфигурации это делается либо прямо в табличной части ведомости, либо через отдельную команду «Депонировать». После проведения сумма переходит в разряд депонированной задолженности и видна в отчётах по задолженности перед сотрудниками.

1. 1
   Откройте ведомость в кассу, по которой проходила выплата
2. 2
   Убедитесь, что срок выплаты истёк и часть сумм не получена
3. 3
   Обновите задолженность и отметьте невыплаченные суммы как депонированные
4. 4
   Проведите документ и проверьте задолженность в отчёте «Задолженность по зарплате»
5. 5
   Оформите возврат депонированных сумм на расчётный счёт

Возврат денег на расчётный счёт

После депонирования наличные нужно сдать в банк. Оформите документ списания с кассы (в ЗУП при интегрированном учёте это отражается в бухгалтерской программе): расходный кассовый ордер на возврат депонированной зарплаты с последующим зачислением на расчётный счёт. Назначение платежа в объявлении на взнос наличными укажите как «возврат депонированной заработной платы».

Депонирование в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии перейдите в раздел «Зарплата и кадры» и создайте документ «Депонирование зарплаты». Укажите ведомость, по которой производилась выплата, — программа подтянет список сотрудников и суммы. Отметьте тех, кто не получил деньги, и проведите документ.

Документ сформирует проводку по переводу задолженности на счёт учёта депонированных сумм (76.04 «Расчеты по депонированным суммам»). Если в вашей версии конфигурации документ недоступен из-за настроек учёта, операцию оформляют вручную через «Операции, введённые вручную»: дебет 70 — кредит 76.04 на сумму невыплаченной зарплаты.

Сравнение вариантов

Штатный документ депонирования

Подходит при учёте зарплаты по ведомостям; формирует проводки и регистры автоматически, минимум ручной работы

Ручная операция

Применяется при сводном учёте или нетиповых ситуациях; требует ручного контроля аналитики по сотрудникам и повышенного внимания

Выплата депонированной зарплаты сотруднику

Когда сотрудник обращается за депонированной суммой, выплату оформляют отдельной ведомостью. В 1С:ЗУП создайте «Ведомость в кассу» и при заполнении укажите, что выплачивается депонированная задолженность — программа подберёт невыплаченные суммы по сотруднику. В 1С:Бухгалтерии используйте документ «Выплата депонированной зарплаты» либо ведомость с соответствующим видом выплаты.

Проводка по выплате закрывает счёт 76.04: дебет 76.04 — кредит 50. Деньги на выплату снова снимаются с расчётного счёта или выдаются из наличной выручки, если это допускается вашей кассовой дисциплиной.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо по счёту 76.04

Норма

Совпадает с суммой депонированной, но невыплаченной зарплаты по сотрудникам

Тревожный признак

Сальдо не сходится с расчётными листками или «висит» после выплаты

Отчёт по задолженности перед сотрудниками

Норма

Депонированная сумма видна как задолженность, НДФЛ удержан корректно

Тревожный признак

Сумма числится как выплаченная, хотя деньги не выданы

Кассовая книга

Норма

Невыплаченные суммы возвращены в банк, лимит кассы не нарушен

Тревожный признак

Депонированные деньги продолжают числиться в кассе

Типичные ошибки и риски

Самая частая ошибка — депонирование «на бумаге» без корректировки ведомости: в программе сумма остаётся выплаченной, задолженность перед сотрудником исчезает из отчётов, а при реальной выплате возникает двойное списание. Всегда сверяйте состояние ведомости с фактически выданными деньгами.

Вторая ошибка — хранение депонированных сумм в кассе сверх установленного срока. Это нарушение порядка ведения кассовых операций, за которое предусмотрена административная ответственность. Третья типичная проблема — забытые депоненты: если сотрудник не обращается за деньгами, сумма числится в учёте годами. По истечении срока исковой давности такую задолженность списывают на прочие доходы с восстановлением НДФЛ-учёта по действующим правилам — эту операцию лучше проводить с участием бухгалтера, отвечающего за налоговый учёт.

Частые вопросы

Нужно ли депонировать зарплату при выплате на банковские карты?

Нет. При безналичной выплате деньги либо зачисляются на карту, либо банк возвращает реестр с отказами (например, счёт закрыт). Возврат оформляется корректировкой ведомости и повторным перечислением, а не депонированием.

Удерживается ли НДФЛ с депонированной зарплаты?

НДФЛ исчисляется и удерживается при начислении и выплате в обычном порядке. Депонирование не меняет налоговый учёт: налог считается удержанным, а депонированная сумма — это задолженность организации перед сотрудником уже за вычетом НДФЛ.

Что делать, если сотрудник не обращается за депонированной зарплатой несколько лет?

По истечении срока исковой давности (в общем случае три года) задолженность списывают на прочие доходы на основании приказа руководителя и акту инвентаризации расчётов. В 1С это оформляется ручной операцией, порядок отражения в налоговом учёте стоит согласовать с бухгалтером.

Можно ли выплатить депонированную зарплату на карту?

Да, если сотрудник предоставил реквизиты и это не противоречит внутренним правилам. В 1С:ЗУП оформляется ведомость на счета с выплатой депонированной задолженности, в бухгалтерском учёте проводка закроет счёт 76.04 через расчётный счёт.

Почему документ «Депонирование зарплаты» недоступен в 1С:Бухгалтерии?

Чаще всего причина в настройках учёта: зарплата учитывается сводно, без ведомостей, или расчёты ведутся во внешней программе (ЗУП). В первом случае операцию проводят вручную, во втором — депонирование выполняется в ЗУП, а в бухгалтерию попадают только готовые проводки при синхронизации.