Другое · 10 мин
Как депонировать ведомость в 1С
Пошаговая инструкция по депонированию зарплаты в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии. Как оформить депонент, выдать сумму сотруднику и закрыть задолженность.
Депонирование — это учётная процедура, при которой начисленная, но не выданная сотруднику зарплата переводится в категорию депонированных сумм. Основание простое: работник не получил деньги в установленный срок — например, был на больничном, в отпуске или не пришёл за наличными в кассу. В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии для этого предусмотрены штатные документы, и при корректном ведении учёта операция занимает несколько минут.
Ошибки при депонировании опасны не только расхождениями в учёте. Невыданная зарплата, не отражённая как депонированная, приводит к зависшей задолженности на счёте 70, проблемам при сверках и вопросам при проверках. Кроме того, от корректности депонирования зависит отражение НДФЛ: налог считается удержанным при фактической выплате дохода, и путаница с датами ломает отчётность 6-НДФЛ.
Ниже разобраны оба типовых сценария — в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 и в 1С:Бухгалтерии 8, а также порядок последующей выплаты депонированных сумм и типичные ошибки.
Когда требуется депонировать ведомость
Депонирование нужно, когда зарплата начислена, ведомость на выплату проведена, но деньги сотрудник не получил. Типичные ситуации: работник заболел в день выплаты, ушёл в отпуск, находится в командировке, уволенный не явился за расчётом. Для наличных выплат через кассу действует правило: невостребованные суммы по истечении срока выдачи (обычно до 5 рабочих дней, установленных для выплаты) подлежат депонированию и сдаче в банк.
Для зарплатных проектов (перечисление на карты) депонирование в классическом виде обычно не требуется: банк либо зачисляет деньги, либо возвращает платёж реестром отказов. Возвраты оформляются отдельно — как восстановление задолженности, а не как депонирование. Поэтому сначала определите способ выплаты по проблемной ведомости: от этого зависит и документ, и проводки.
Подготовка: что проверить перед депонированием
Перед оформлением документа убедитесь, что ведомость на выплату проведена и по ней видна невыплаченная сумма. Откройте ведомость и проверьте колонку результата: у невыплаченных строк сумма остаётся в задолженности за организацией. Полезно свериться с отчётом «Задолженность по зарплате» (в ЗУП) или оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 70 (в Бухгалтерии).
Второй момент — дата. Депонирование оформляется после окончания срока выдачи наличных, указанного в ведомости. Если срок ещё не истёк, документ депонирования преждевременен: сотрудник ещё может получить деньги в кассе. Третий момент — права: документ доступен пользователям с ролью расчётчика или кассира с соответствующими правами, при ограниченном доступе документ может быть просто не виден в журнале.
Депонирование в 1С:ЗУП 8
В 1С:Зарплата и управление персоналом есть два рабочих способа. Первый — прямо из ведомости: если выплата наличными не состоялась, в документе «Ведомость в кассу» отметьте факт невыдачи. В типовых релизах для этого по строке сотрудника доступно действие отказа от выплаты либо ведомость просто не закрывается по этой строке, после чего сумма попадает в депонент при проведении документа депонирования.
Второй способ — отдельный документ. Откройте раздел «Зарплата» (или «Выплаты») → «Депонирование зарплаты» и создайте новый документ. Укажите организацию и дату, затем нажмите «Заполнить»: программа подберёт все невыплаченные суммы по ведомостям, срок выдачи которых истёк. Проверьте список сотрудников и суммы, при необходимости удалите лишние строки, и проведите документ.
- 1Проверьте, что ведомость на выплату проведена и срок выдачи истёк
- 2Откройте «Зарплата» → «Депонирование зарплаты», создайте документ
- 3Нажмите «Заполнить» — программа подберёт невыплаченные суммы
- 4Сверьте список сотрудников и суммы с расчётными данными
- 5Проведите документ и проверьте задолженность отчётом по зарплате
После проведения сумма перестаёт числиться как обычная задолженность к выплате и переходит в депонированные. В расчётном листке сотрудника и отчётах по задолженности это отражается отдельно, что упрощает контроль. НДФЛ при этом в ЗУП учитывается по дате фактической выплаты дохода: удержание и перечисление налога произойдут при выплате депонированной суммы.
Депонирование в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии без подсистемы зарплаты (или при учёте зарплаты в режиме сводных проводок) депонирование оформляется документом «Депонирование зарплаты» из раздела «Зарплата и кадры» → «Зарплата». Создайте документ, укажите дату и организацию, добавьте сотрудников с суммами вручную или заполните по невыплаченным ведомостям, если ведомости велись в программе.
Проводка типовая: Дт 70 Кт 76.04 — задолженность перед сотрудником переводится в расчёты по депонированным суммам. Если зарплата в Бухгалтерии учитывается сводно (проводки формируются из внешней программы), документ депонирования может не формировать проводок автоматически — тогда операцию отражают вручную через «Операции, введённые вручную» с той же корреспонденцией счетов.
Выплата депонированной зарплаты сотруднику
Когда сотрудник обращается за депонированной суммой, выплата оформляется отдельной ведомостью. В 1С:ЗУП создайте «Ведомость в кассу» (или «Ведомость в банк» для перечисления на карту), в поле способа выплаты выберите «Депонированная зарплата» — документ заполнится суммами депонента по указанным сотрудникам. Проведите ведомость после фактической выдачи денег.
В 1С:Бухгалтерии выплату оформляют ведомостью с видом операции по депонированным суммам либо, при сводном учёте, ручной проводкой Дт 76.04 Кт 50 (51). Дата выплаты важна для НДФЛ: именно на неё определяется дата фактического получения дохода, удержание и срок перечисления налога. Проверьте, что налоговый регистр и платёж по НДФЛ соответствуют этой дате, а не дате исходного начисления.
Как проверить результат
Сальдо равно сумме невыданной зарплаты
Сальдо нулевое или отличается от суммы по ведомости
Уменьшилась на депонированную сумму
Сумма «висит» и на 70, и на 76.04 — двойной учёт
Сумма показана как депонированная
Сумма числится обычной задолженностью к выплате
Дата получения дохода = дата выплаты депонента
Налог отражён по дате исходной ведомости
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — депонирование при непроведённой или некорректной исходной ведомости. Программа либо не заполнит документ, либо заполнит его неверными суммами. Всегда начинайте с проверки первичной ведомости: статус проведения, суммы, способ выплаты. Вторая ошибка — ручное редактирование сумм в документе депонирования «под нужное число»: это ломает связь с ведомостью, и при последующей выплате суммы не сойдутся.
Третья группа проблем — налоговые. Если депонированную сумму выплатили, но в ведомости не указали вид выплаты «депонированная», программа может определить дату дохода иначе, чем ожидалось, и 6-НДФЛ придётся корректировать. Также не забывайте про сроки исковой давности и порядок списания невостребованных депонированных сумм — это отдельная процедура с отражением в доходах, её нельзя проводить «молча» списанием с 76.04.
Если автоматическое заполнение не работает
Если документ «Депонирование зарплаты» не заполняется, проверьте три вещи: проведена ли исходная ведомость, истёк ли срок её действия по данным документа и не была ли сумма уже депонирована ранее другим документом. Повторное депонирование одной и той же суммы программа блокирует или создаёт дубль — найдите существующий документ через журнал с отбором по периоду.
В нестандартных ситуациях (ведомость введена прошлым периодом, учёт перенесён из другой программы) допустимо заполнить документ вручную, добавив сотрудника и сумму. После этого обязательно сверьте результат отчётами: задолженность по сотруднику должна перейти из обычной в депонированную без изменения итоговой суммы. Если суммы «разъезжаются», ищите причину в исходных данных, а не правьте проводки вручную.
Удобно завести правило: раз в месяц после закрытия выплат сверять сальдо 76.04 с отчётом по депонированным суммам в ЗУП. Расхождение почти всегда означает ручную операцию или документ, проведённый задним числом, — найти его на этом этапе проще, чем при годовой сверке.
Частые вопросы
Можно ли депонировать зарплату, перечисляемую на карту?
В классическом смысле — нет. Если банк не зачислил платёж, он возвращает деньги реестром отказов, и в учёте оформляется возврат суммы и восстановление задолженности перед сотрудником, а не депонирование через 76.04. Депонирование относится к наличным выплатам через кассу.
Как долго депонированная сумма может числиться в учёте?
До выплаты сотруднику или до истечения срока исковой давности (в общем случае три года). После этого невостребованную сумму списывают в прочие доходы отдельной операцией с документальным основанием — просто удалить или обнулить её нельзя.
Нужно ли удерживать НДФЛ при депонировании?
Нет. Депонирование — не выплата дохода, а лишь переквалификация задолженности. НДФЛ удерживается и перечисляется при фактической выдаче депонированной суммы сотруднику, и датой получения дохода будет день этой выплаты.
Сотрудник получил деньги, а сумма уже депонирована. Что делать?
Оформите ведомость на выплату депонированной зарплаты той датой, когда деньги фактически выданы. Если выдача произошла раньше документа депонирования, корректнее отменить депонирование и закрыть исходную ведомость, чтобы не искажать дату дохода для НДФЛ.
Документ «Депонирование зарплаты» не виден в меню. В чём причина?
Чаще всего дело в правах пользователя или настройках функциональности. Проверьте роль (нужны права расчётчика/кадровика-расчётчика), а в Бухгалтерии — что в настройках учёта зарплаты выбран вариант ведения учёта в этой программе, а не во внешней.
Как проверить, что депонирование прошло корректно?
Сравните три источника: сальдо по счёту 76.04 в ОСВ, отчёт по задолженности зарплаты (в ЗУП — с детализацией депонированных сумм) и сумму невыданных денег по кассовым документам. Все три значения должны совпадать; расхождение указывает на ручные операции или ошибочные документы.
Что важно запомнить
Депонирование оформляется только по наличным выплатам после истечения срока выдачи: в ЗУП — документом «Депонирование зарплаты» с автозаполнением, в Бухгалтерии — с проводкой Дт 70 Кт 76.04. Выплата депонента делается отдельной ведомостью, и её дата определяет момент удержания НДФЛ. После операции сверяйте 76.04, отчёты по задолженности и кассу.