Другое · 11 мин
Как депонировать сумму в 1С: инструкция по учёту невыплаченной зарплаты
Как депонировать невыплаченную зарплату в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: документы, проводки, выплата депонированных сумм, типичные ошибки и проверка учёта.
Депонирование — это перевод начисленной, но не полученной сотрудником вовремя зарплаты на учёт как задолженности организации перед работником. Ситуация возникает, когда зарплата выплачивается через кассу, а сотрудник не явился за деньгами в установленный срок: заболел, уехал в командировку, находится в отпуске. В 1С такие суммы нужно корректно отразить, чтобы расчётный листок, регистры учёта и отчётность показывали реальную задолженность, а не «выплаченную» зарплату.
Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) депонирование выполняется специальным документом и влияет на взаиморасчёты с сотрудниками. В 1С:Бухгалтерии при кассовой выплате депонирование оформляется через возврат денег в банк и отражение задолженности на счёте 76.04. Ниже разобраны оба сценария, проверка результата и типичные ошибки.
Когда требуется депонирование и что происходит в учёте
Депонировать зарплату нужно только при выплате через кассу. Если зарплата перечисляется на банковские карты, невыплата по техническим причинам (неверные реквизиты, закрытый счёт) оформляется иначе — возвратом платежа и повторным перечислением, без классического депонирования.
При кассовой выплате действует правило: деньги, снятые с расчётного счёта на зарплату, можно хранить в кассе ограниченное время (обычно до 5 рабочих дней, включая день получения в банке). После этого невыданные суммы кассир обязан сдать в банк, а в ведомости напротив фамилий не получивших деньги сотрудников ставится отметка «депонировано».
В учёте при этом меняется характер задолженности: сумма перестаёт числиться как «зарплата к выплате» по ведомости и становится депонированной задолженностью. Организация остаётся должна сотруднику, но деньги уже не лежат в кассе — они возвращены на расчётный счёт.
Подготовка: что проверить перед депонированием
Перед оформлением убедитесь, что ведомость в кассу проведена и по ней отражены фактические выплаты. В ЗУП ведомость содержит признак выплаты по каждому сотруднику — депонировать можно только те строки, по которым деньги не выданы. Если ведомость ещё не закрыта, сначала зафиксируйте в ней фактические выплаты.
Проверьте, что деньги фактически возвращены в банк или подлежат возврату. Депонирование в программе должно соответствовать реальному движению денег: если сумма депонирована в учёте, но осталась в кассе, при ревизии возникнет расхождение с кассовым лимитом и кассовой книгой.
Также убедитесь, что у сотрудника нет удержаний или обязательств, которые должны быть исполнены из этой суммы. Депонирование не отменяет обязанности по исполнительным документам и НДФЛ: налог считается удержанным при фактической выплате, и этот момент нужно корректно отследить при последующей выдаче депонированной суммы.
Депонирование в 1С:ЗУП
В 1С:ЗУП 3.1 депонирование оформляется после закрытия ведомости в кассу. Если по ведомости есть невыплаченные суммы, программа предложит создать документ депонирования автоматически либо его можно ввести вручную.
Автоматическое создание из ведомости
Откройте проведённую ведомость в кассу (раздел «Выплаты» → «Ведомости в кассу»). Если по строкам не проставлены отметки об оплате, при проведении или по команде «Обновить задолженность» программа покажет невыплаченные суммы. По кнопке создания связанного документа сформируйте «Депонирование зарплаты» — документ подтянет список сотрудников и суммы из ведомости.
Ручное создание документа
Перейдите в раздел «Выплаты» → «Депонирование зарплаты» и создайте новый документ. Укажите дату, организацию и ведомость, по которой депонируются суммы. Табличная часть заполнится автоматически по кнопке «Заполнить» либо добавьте сотрудников вручную. Проверьте суммы и проведите документ.
- 1Проведите ведомость в кассу и зафиксируйте фактические выплаты
- 2Откройте список «Депонирование зарплаты» в разделе «Выплаты»
- 3Создайте документ и укажите ведомость-основание
- 4Заполните табличную часть и сверьте суммы с кассовой ведомостью
- 5Проведите документ и проверьте задолженность в отчёте по зарплате
После проведения депонированная сумма перестаёт числиться как невыплаченная по ведомости и переходит в задолженность по депонированным суммам. В расчётном листке сотрудника это отразится как долг организации, который будет закрыт при выплате.
Депонирование в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8.3 при кассовой выплате зарплаты депонирование отражается бухгалтерскими операциями. Типовая схема: невыданную сумму сдают в банк проводкой по дебету счёта 51 и кредиту 50, а задолженность перед сотрудником переводят со счёта 70 на счёт 76.04 «Расчёты по депонированным суммам».
Если выплата велась документом «Ведомость в кассу» и по ней оформлен расходный кассовый ордер на полную сумму, невыплаченную часть оформляют операцией, введённой вручную: Дт 70 Кт 76.04 на имя сотрудника с указанием суммы. Возврат денег в банк отражается документом «Взнос на расчётный счёт» или «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Взнос наличными».
Следите за аналитикой: на счёте 76.04 обязательно указывайте сотрудника в субконто, иначе при выплате не получится корректно закрыть задолженность по конкретному человеку, а сверка с расчётными листками станет невозможной.
Где как оформляется
Документ «Депонирование зарплаты» на основании ведомости; влияет на взаиморасчёты, расчётные листки и зарплатную отчётность. Подходит, когда зарплатный учёт ведётся в ЗУП.
Ручная операция Дт 70 Кт 76.04 и документ взноса наличных на расчётный счёт. Подходит при учёте зарплаты непосредственно в бухгалтерской программе.
Депонирование вводится в ЗУП и передаётся в бухгалтерию при синхронизации; ручное дублирование операций в БП приводит к двойной задолженности.
Выплата депонированной суммы сотруднику
Сотрудник вправе получить депонированную зарплату в любой момент после обращения — обычно в ближайший день выплаты аванса или зарплаты, либо в срок, установленный локальными актами. Требование о выплате оформляется заявлением работника.
В ЗУП выплата оформляется обычной ведомостью в кассу: при заполнении по кнопке «Заполнить» программа видит депонированную задолженность, либо сумму можно подобрать вручную через подбор задолженности. Важно, чтобы ведомость ссылалась на период, в котором зарплата была начислена, — тогда НДФЛ и взаиморасчёты закроются корректно.
В 1С:Бухгалтерии выдача депонированной суммы оформляется расходным кассовым ордером с проводкой Дт 76.04 Кт 50 по конкретному сотруднику. Одновременно удерживается НДФЛ, если он не был удержан ранее, и отражается его перечисление в бюджет.
Проверка результата и контроль учёта
После депонирования проверьте задолженность отчётами. В ЗУП используйте «Задолженность по зарплате» и расчётный листок сотрудника: депонированная сумма должна числиться как долг организации на конец периода. В Бухгалтерии сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 76.04 в разрезе сотрудников и сверьте её с реестром депонированных сумм.
Контрольные признаки корректного учёта: сумма депонирования равна невыплаченному остатку ведомости, деньги возвращены на расчётный счёт (есть банковская операция), задолженность висит на конкретном сотруднике, а после выплаты счёт 76.04 по этому лицу закрывается в ноль.
Как проверить результат
Невыплаченный остаток равен нулю, суммы перешли в депонированные
Ведомость висит как частично оплаченная — депонирование не проведено
Сальдо по сотруднику равно депонированной сумме
Сальдо без аналитики по сотруднику или не совпадает с реестром
Долг организации на конец месяца включает депонированную сумму
Сумма числится как выплаченная — взаиморасчёты искажены
Есть взнос наличных на сумму депонированных денег
Денег на счёте нет — касса завышена
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — депонирование при зарплатном проекте. Если деньги не дошли до карты сотрудника из-за реестра с ошибкой, это не депонирование: нужно исправить реквизиты и повторить перечисление. Документ депонирования в этом случае испортит взаиморасчёты и отчётность.
Вторая группа ошибок — нарушение связи с НДФЛ. Если при выплате депонированной суммы программа не удержала налог или отнесла его на неверную дату, в 6-НДФЛ появятся расхождения. Всегда проверяйте дату фактического получения дохода в документе выплаты депонированных сумм.
Третья ошибка — «забытые» депонированные суммы. Задолженность на 76.04 может висеть годами, если сотрудник уволился или не обращался за деньгами. По истечении срока исковой давности такие суммы подлежат списанию в доходы организации — это отдельная процедура, требующая инвентаризации расчётов и приказа руководителя.
Частые вопросы
Можно ли депонировать аванс или отпускные, а не только зарплату?
Да, депонируется любая невыплаченная через кассу сумма, начисленная сотруднику: аванс, отпускные, премия, компенсация при увольнении. Механизм в программе тот же — документ депонирования на основании соответствующей ведомости в кассу.
Что делать, если сотрудник уволился, а депонированная сумма осталась?
Задолженность сохраняется за бывшим работником. При его обращении сумма выплачивается в обычном порядке с удержанием НДФЛ. Если обращения нет, после инвентаризации и истечения срока исковой давности сумма списывается на прочие доходы организации на основании приказа руководителя.
Почему в ЗУП не создаётся документ депонирования по ведомости?
Чаще всего ведомость уже отмечена как полностью оплаченная — проверьте отметки об оплате по строкам. Также документ может быть уже создан ранее: найдите его по ссылке из ведомости. Ещё одна причина — нехватка прав у пользователя на документы депонирования.
Нужно ли платить НДФЛ в момент депонирования?
Нет. Датой фактического получения дохода при зарплате считается день выплаты, поэтому НДФЛ удерживается и перечисляется при выдаче депонированной суммы сотруднику. Перечисление налога до фактической выплаты может привести к тому, что платёж не будет зачтён как НДФЛ.
Как найти все депонированные суммы по организации?
В ЗУП используйте отчёты по задолженности и расчётным листкам с отбором по долгу организации. В 1С:Бухгалтерии сформируйте оборотно-сальдовую ведомость или анализ счёта 76.04 в разрезе сотрудников — сальдо на конец периода и есть невыплаченные депонированные суммы.
Чем депонирование отличается от возврата платежа по зарплатному проекту?
Депонирование применяется только при кассовой выплате: деньги сдаются в банк, а долг учитывается на 76.04. При возврате по зарплатному проекту деньги возвращает банк из-за ошибки в реквизитах — нужно исправить данные и повторить перечисление, документы депонирования не используются.
Что важно запомнить
Депонирование оформляется только при кассовой выплате: в ЗУП — документом «Депонирование зарплаты» на основании ведомости, в Бухгалтерии — проводкой Дт 70 Кт 76.04 с возвратом денег на расчётный счёт. НДФЛ удерживается при фактической выплате сотруднику, а корректность учёта проверяется по расчётным листкам и сальдо счёта 76.04 в разрезе сотрудников.