Другое · 13 мин
Как делать зарплату в 1С: пошаговое руководство для расчётчика
Как делать зарплату в 1С: настройка начислений, расчёт оклада и аванса, НДФЛ и взносы, ведомости на выплату, проверка результата и типичные ошибки.
Расчёт заработной платы в 1С строится по цепочке: кадровые документы фиксируют условия труда, учёт рабочего времени показывает фактические отработанные дни, документ начисления считает оклад, НДФЛ и страховые взносы, а ведомости оформляют выплату. Если звено цепочки пропущено или заполнено с ошибкой, программа посчитает неправильно — и ошибка вылезет в отчётности, где её исправлять сложнее и дороже.
Материал ориентирован на конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и зарплатный блок «1С:Бухгалтерии». Названия пунктов меню в разных релизах могут немного отличаться, но логика документов одинакова. Инструкция подойдёт расчётчику, бухгалтеру-одиночке и руководителю небольшой компании, который ведёт зарплату самостоятельно.
Главный принцип безопасной работы: перед начислением проверяйте исходные данные, а после — сверяйте результат с расчётными листками и учётной политикой. Программа автоматически применяет ставки и лимиты, актуальные для вашего релиза, поэтому своевременное обновление конфигурации — не формальность, а условие корректного расчёта налогов и взносов.
Подготовка: что настроить до первого расчёта
До первого начисления проверьте базовые настройки. В разделе настройки реквизитов организации укажите, что учёт зарплаты ведётся в этой программе, задайте дату выплаты зарплаты и аванса, способ выплаты (через кассу или банк) и применяемые тарифы страховых взносов. В ЗУП это делается в карточке организации на вкладках «Учётная политика» и «Выплата зарплаты».
Далее заполните графики работы сотрудников. Без графика программа не сможет определить норму времени и корректно рассчитать оклад за неполный месяц. Стандартный пятидневный график обычно уже есть в поставке, но для сменных режимов его нужно создать вручную с указанием часов по дням недели.
Третий обязательный элемент — виды начислений. Для окладной оплаты используется предопределённое начисление «Оплата по окладу», для премий, доплат и надбавок создаются свои виды с настройкой налогообложения: облагается ли начисление НДФЛ, входит ли в базу взносов, как отражается в отчётности. Не создавайте дубли начислений под каждого сотрудника — один вид начисления назначается многим работникам.
Кадровые документы: приём, перевод, увольнение
Расчёт зарплаты начинается с кадрового документа. При приёме на работу создайте документ «Приём на работу» (в ЗУП) или заполните карточку сотрудника (в Бухгалтерии). Обязательные поля: дата приёма, подразделение, должность, график работы, вид начисления и его размер — оклад или тарифная ставка. Именно из этого документа программа берёт базу для расчёта.
Изменение условий труда оформляется кадровым переводом: повышение оклада, смена графика, переход в другое подразделение. Частая ошибка — менять оклад прямо в карточке сотрудника. Тогда в истории не остаётся записи об изменении, и программа не сможет корректно рассчитать переходный месяц, когда часть дней отработана по старому окладу, а часть — по новому.
Увольнение оформляется отдельным документом, который в ЗУП сразу выполняет окончательный расчёт: компенсацию неиспользованного отпуска, зарплату за отработанные дни, удержание НДФЛ и взносов. Проверьте дату увольнения и количество дней компенсации — программа считает их по данным об отпусках, и если отпуска вводились не документами, а вручную, остаток может быть неверным.
Учёт рабочего времени и отклонений
Если сотрудник отработал месяц полностью по графику, ничего дополнительно вводить не нужно — программа сама возьмёт норму времени из графика. Документы нужны только для отклонений: больничные, отпуска, командировки, прогулы, отсутствие по невыясненной причине. Каждое отклонение оформляется своим документом из раздела «Зарплата» или «Кадры».
Важно вводить отклонения до расчёта зарплаты за месяц. Если больничный внесли после начисления, появляется перерасчёт: программа сторнирует лишние дни оклада и начислит пособие. Это штатная ситуация, но она усложняет сверку, поэтому договоритесь с сотрудниками о сроках предоставления листков нетрудоспособности.
Для сдельщиков и сотрудников с почасовой оплатой данные о выработке вводятся документами «Данные для расчёта зарплаты» (в ЗУП) или табелем. Без этих данных начисление будет нулевым, и это правильное поведение программы, а не сбой.
Расчёт аванса (зарплаты за первую половину месяца)
Аванс в 1С можно рассчитывать двумя способами: фиксированной суммой или расчётом за фактически отработанное время первой половины месяца. Способ задаётся в настройках учётной политики организации. Вариант «расчётом за первую половину месяца» точнее и безопаснее для НДФЛ: документ «Начисление за первую половину месяца» считает оплату по табелю с 1 по 15 число и сразу исчисляет налог.
Фиксированный аванс проще, но при нём возможна ситуация, когда сотрудник болел всю первую половину месяца, а аванс уже выплачен — образуется переплата, которую придётся удерживать. Если выбираете фиксированный вариант, устанавливайте сумму не выше оплаты за фактически отработанное время при минимальной загрузке.
Выплата аванса оформляется ведомостью: «Ведомость в банк», «Ведомость через кассу» или «Ведомость на счета» — в зависимости от способа выплаты. В ведомости укажите период «аванс», заполните список сотрудников кнопкой «Заполнить» и проверьте итоговую сумму до передачи платёжных документов в банк.
Начисление зарплаты за месяц: пошагово
Основной документ — «Начисление зарплаты и взносов». Он создаётся один раз в месяц на всю организацию или по подразделениям. Последовательность действий одинакова независимо от числа сотрудников.
- 1Убедитесь, что все кадровые документы, отпуска, больничные и премии за месяц введены
- 2Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов», укажите месяц начисления и организацию
- 3Нажмите «Заполнить» — программа подберёт всех работающих сотрудников и рассчитает начисления, НДФЛ и взносы
- 4Откройте вкладки «НДФЛ» и «Взносы», проверьте применённые вычеты и тарифы
- 5Проведите документ и сформируйте расчётные листки для сверки
- 6Создайте ведомость на выплату, заполните её и сверьте сумму к выплате с расчётом
После заполнения откройте нескольких сотрудников двойным щелчком по строке — программа покажет детализацию: отработанные дни, оклад, премии, удержания. Для сотрудника с неполным месяцем проверьте, что количество дней соответствует табелю, а оклад пересчитан пропорционально.
Если сотрудник не попал в документ, проверьте: оформлен ли приём на работу, не уволен ли он раньше начала месяца, есть ли у него назначенное плановое начисление. Отсутствие вида начисления — самая частая причина пустой строки.
НДФЛ, вычеты и страховые взносы
НДФЛ программа исчисляет автоматически нарастающим итогом с начала года. Чтобы расчёт был верным, введите заявления на стандартные вычеты (на детей) документом из раздела «Налоги и взносы». Вычет применяется до месяца, в котором доход сотрудника превысит установленный лимит — программа отслеживает это сама, но только при корректно введённых данных о детях.
Страховые взносы считаются на вкладке «Взносы» того же документа по тарифу, заданному в учётной политике. Для организаций на льготных тарифах (например, субъекты МСП) проверьте, что льгота выбрана в настройках — иначе взносы посчитаются по общему тарифу, и вы переплатите.
Контрольная сверка: сформируйте отчёт «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов» (в ЗУП) или оборотно-сальдовую ведомость по счетам 68.01 и 69 (в Бухгалтерии) и сопоставьте с суммами в документе начисления. Расхождения между начисленным и удержанным НДФЛ обычно означают, что выплаты проведены не теми датами или не всеми ведомостями.
Как проверить результат
Совпадает с колонкой «К выплате» в документе начисления за минусом ранее выплаченного аванса
В ведомости суммы больше начисленного или появляются отрицательные строки
Налог исчислен с учётом вычетов, сумма неотрицательная
НДФЛ нулевой при наличии дохода или появился излишне удержанный налог
Дни и часы в начислении совпадают с табелем
Полный месяц у сотрудника, который был в отпуске или на больничном
Выплата зарплаты и отражение в учёте
Выплата оформляется ведомостью с видом периода «зарплата за месяц». При заполнении программа автоматически вычитает ранее выплаченный аванс и рассчитывает НДФЛ к удержанию при выплате. Дата ведомости важна: именно она определяет дату фактического получения дохода для НДФЛ и попадание сумм в отчётность.
Для выплаты на зарплатные карты используйте «Ведомость в банк» с указанием зарплатного проекта, для выплаты на произвольные счета — «Ведомость на счета». После подтверждения банка исполнения реестра в ЗУП можно загрузить подтверждение, чтобы зафиксировать факт выплаты. В Бухгалтерии на основании ведомости создаётся списание с расчётного счёта.
Последний шаг — отражение зарплаты в бухучёте. В ЗУП это документ «Отражение зарплаты в бухучёте», который формирует проводки по счетам затрат (20, 25, 26, 44 и другие) в корреспонденции со счетом 70 и счетами взносов. В Бухгалтерии проводки формирует сам документ начисления. Проверьте, что способы отражения заданы для подразделений или сотрудников, иначе затраты попадут на счёт по умолчанию.
Частые проблемы и как их устранить
Ситуация «программа не считает НДФЛ» почти всегда означает одно из трёх: доход сотрудника с начала года уже обложен, применённые вычеты перекрывают начисление, или в карточке сотрудника не указан статус налогового резидента. Проверьте регистр сведений о статусе физлица и детальный отчёт по НДФЛ.
Отрицательные суммы к выплате появляются, когда аванс превысил итоговое начисление — например, сотрудник ушёл на больничный во второй половине месяца. Не проводите ведомость с минусовыми строками: удержите переплату с согласия сотрудника или зачтите в следующем периоде, оформив это документально.
Если после обновления релиза изменились суммы расчёта, не откатывайте обновление сразу: сначала проверьте, не изменились ли законодательно ставки, лимиты или порядок расчёта. Обычно именно это и есть причина. Архивная копия базы перед обновлением позволяет сравнить расчёт «до и после» на одном и том же месяце.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Корректная зарплата в 1С — это дисциплина документов: кадровые события оформляются документами, отклонения вводятся до расчёта, выплата идёт только через ведомости. Проверяйте расчётные листки, НДФЛ и взносы каждый месяц — это дешевле, чем исправлять отчётность задним числом.
Частые вопросы
Можно ли начислить зарплату в 1С:Бухгалтерии без ЗУП?
Да, в «1С:Бухгалтерии» есть документ «Начисление зарплаты», который считает оклад, НДФЛ и взносы, и ведомости на выплату. Ограничения: нет полноценного кадрового учёта, сменных графиков, сдельщины и сложных видов расчёта. Для небольшой компании с окладной системой этого достаточно.
Почему сотрудник не попадает в документ начисления?
Проверьте три вещи: оформлен ли приём на работу и не уволен ли сотрудник до начала месяца, назначено ли ему плановое начисление в кадровом документе, совпадает ли организация в документе с организацией приёма. Реже причина — дата документа начисления раньше даты приёма.
Как исправить ошибку в уже проведённом начислении прошлого месяца?
Не редактируйте документ прошлого периода, если по нему сдана отчётность. В ЗУП используйте механизм доначислений и перерасчётов: при повторном заполнении текущего документа программа предложит исправления прошлых периодов, либо создайте документ «Перерасчёт» вручную. Уточнённые суммы попадут в корректирующие отчёты.
Как начислить премию, чтобы она правильно попала в средний заработок?
Создайте или используйте вид начисления «Премия» с корректной настройкой: облагается НДФЛ и взносами, учитывается в среднем заработке. Начисляйте её отдельным документом «Премия» или разовым начислением с указанием периода, за который она выплачивается, — от этого зависит включение в расчёт отпускных и командировочных.
Что делать, если НДФЛ в расчётном листке не совпадает с удержанным при выплате?
Исчисленный и удержанный НДФЛ — разные понятия: исчисляется налог при начислении, удерживается при выплате. Расхождение нормально в переходных периодах. Тревожный признак — накопленная разница, которая не закрывается: проверьте, все ли ведомости проведены и нет ли выплат, оформленных мимо ведомостей.
Нужно ли обновлять конфигурацию перед расчётом зарплаты?
Обновляйтесь регулярно, особенно в начале года и при изменениях законодательства о налогах и взносах: ставки, лимиты, формы отчётности поставляются с релизами. Перед обновлением обязательно сделайте резервную копию базы, а после — пересчитайте тестовый месяц и сравните с предыдущим результатом.