Как делать зарплату в 1С:Бухгалтерия

Расчёт заработной платы в 1С:Бухгалтерия — это регулярная операция, которая включает приём сотрудников в штат, начисление оклада и премий, удержание НДФЛ, расчёт страховых взносов, выплату денег и сдачу отчётности. Программа автоматизирует большинство вычислений, но корректный результат зависит от правильной первоначальной настройки и актуальности кадровых данных.

Важно понимать ограничения: 1С:Бухгалтерия рассчитана на небольшие организации. В ней нет полноценного табельного учёта сложных графиков, расчёта по сменам и расширенного кадрового учёта. Если в компании десятки сотрудников, разные графики работы, сдельная оплата или сложные системы премирования, штатным решением является 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), а данные по проводкам выгружаются в бухгалтерскую программу.

Ниже — полный цикл работы с зарплатой в типовой 1С:Бухгалтерия 8.3: от настройки до отчётности, с проверками на каждом этапе и разбором типичных ошибок.

Подготовка: настройка учёта зарплаты

Прежде чем начислять первую зарплату, проверьте параметры учёта. Откройте раздел «Главное» → «Настройки налогов и отчётов» → вкладка «Зарплата и кадры». Здесь указывается, ведётся ли учёт в этой программе или во внешней (например, в ЗУП), а также сводно или по каждому сотруднику. Для самостоятельного расчёта выберите ведение учёта «в этой программе».

Далее проверьте справочник «Начисления» («Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Начисления»). В типовой поставке уже есть базовые виды: оклад, премия, отпускные, больничный. Убедитесь, что у каждого начисления правильно указан код дохода для НДФЛ и облагаемость взносами — от этого зависит корректность налогов.

Отдельно настройте способы учёта зарплаты («Настройки зарплаты» → «Способы учёта зарплаты»). Здесь привязываются счета затрат: 20, 25, 26, 44 и другие. Если способ учёта не задан у сотрудника, программа подставит способ по умолчанию из настроек организации, и затраты могут попасть не на тот счёт.

Кадровые документы: приём, перевод, увольнение

Начисление зарплаты невозможно без оформленного приёма на работу. Создайте документ «Приём на работу» («Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Приёмы на работу»). Укажите сотрудника, дату приёма, подразделение, должность, оклад и способ учёта зарплаты. Именно из этого документа программа берёт размер оклада при расчёте.

При изменении условий — оклада, должности, подразделения — оформляйте «Кадровый перевод», а не редактируйте старый приём. История изменений важна: программа рассчитывает зарплату пропорционально периодам действия разных условий, и ручная правка приёма «задним числом» искажает уже закрытые периоды.

Увольнение оформляется одноимённым документом. При его проведении программа рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск и окончательный расчёт. Проверьте дату увольнения и остаток отпуска — компенсация зависит от этих данных.

Не забудьте про вычеты по НДФЛ. Заявления на стандартные вычеты на детей вносятся через «Зарплата и кадры» → «НДФЛ» → «Заявления на вычеты». Если заявление не внесено, программа удержит налог с полной суммы дохода.

Начисление зарплаты за месяц

Основной документ — «Начисление зарплаты» («Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Начисление зарплаты»). Создавайте его последним днём расчётного месяца: тогда все доходы, налоги и взносы попадут в правильный период.

Нажмите «Заполнить» — программа подберёт всех работающих сотрудников и рассчитает начисления по окладу с учётом отработанного времени по производственному календарю. Если сотрудник болел или был в отпуске, сначала создайте документы «Больничный лист» или «Отпуск», тогда при заполнении дни отсутствия будут исключены из окладной части автоматически.

На вкладке «НДФЛ» и «Взносы» проверьте рассчитанные суммы. НДФЛ считается нарастающим итогом с начала года с учётом вычетов; взносы — по установленным тарифам с учётом предельной базы. При расхождениях с вашими ожиданиями смотрите детализацию по сотруднику: часто причина в неприменённом вычете или неверном коде дохода у начисления.

1. 1
   Проверьте, что все приёмы, переводы, отпуска и больничные месяца внесены
2. 2
   Внесите заявления на вычеты НДФЛ, если появились новые
3. 3
   Создайте «Начисление зарплаты» последним днём месяца и нажмите «Заполнить»
4. 4
   Проверьте вкладки «Начисления», «НДФЛ», «Взносы» по каждому сотруднику
5. 5
   Проведите документ и сформируйте расчётные листки для сверки
6. 6
   Оформите ведомость на выплату и банковские документы

НДФЛ и страховые взносы: что контролировать

НДФЛ в программе удерживается при начислении, но перечисление в бюджет оформляется отдельными документами при выплате. Контролируйте три вещи: применение вычетов, код дохода у нестандартных начислений (материальная помощь, призы, компенсации) и дату фактического получения дохода — от неё зависят сроки уплаты налога.

Страховые взносы рассчитываются в том же документе «Начисление зарплаты». Проверьте в настройках учётной политики применяемый тариф: для субъектов малого и среднего предпринимательства действуют пониженные тарифы с выплат сверх МРОТ, и программа применяет их только при правильно указанной категории страхователя.

Если сотруднику начислялись суммы, не облагаемые взносами (например, отдельные виды компенсаций), убедитесь, что вид начисления настроен корректно. Ошибка в настройке облагаемости приведёт к доначислению взносов или к излишней уплате — обе ситуации потребуют уточнённых расчётов.

Контрольные точки

Как проверить результат расчёта

Расчётный листок сотрудника

Норма

Оклад соответствует кадровому документу, отсутствия уменьшили начисление, вычеты применены

Тревожный признак

Оклад начислен полностью при больничном или отпуске, вычет отсутствует

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70

Норма

Кредитовое сальдо после выплаты равно нулю или соответствует задолженности за месяц

Тревожный признак

Сальдо не сходится с расчётными листками, есть непонятные остатки по сотрудникам

Регистры НДФЛ и взносов

Норма

Налог и взносы заполнены по каждому сотруднику, суммы соответствуют тарифам

Тревожный признак

Пустые строки по отдельным сотрудникам, нулевые взносы при наличии начислений

Выплата зарплаты и перечисление налогов

Выплата оформляется документом «Ведомость в банк» (при зарплатном проекте или перечислении на карты) либо «Ведомость в кассу». Ведомость создаётся из раздела «Зарплата и кадры» → «Ведомости». Укажите месяц начисления и нажмите «Заполнить» — программа подставит суммы к выплате за вычетом НДФЛ.

На основании ведомости формируется «Списание с расчётного счёта» или «Расходный кассовый ордер». При работе с зарплатным проектом можно выгрузить реестр в банк прямо из программы. Уплата НДФЛ оформляется платёжным поручением; суммы для уплаты удобно контролировать через отчёт «Анализ НДФЛ» и обороты по счёту 68.01.

Соблюдайте сроки: аванс и окончательный расчёт выплачиваются в даты, установленные правилами внутреннего распорядка, а НДФЛ перечисляется в установленные законом сроки после удержания. Задержка выплаты влечёт компенсацию сотрудникам, а просрочка налога — пени и штрафы.

Отчётность по зарплате

По итогам квартала и года формируются расчёт по страховым взносам, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения о физических лицах и отчёты в СФР (ЕФС-1). Все формы находятся в разделе «Отчёты» → «Регламентированные отчёты». Программа заполняет их автоматически на основании проведённых документов.

Перед отправкой используйте встроенную проверку отчёта (кнопка «Проверка» в форме отчёта) — она выявит контрольные нарушения: расхождения между разделами, отсутствие данных по сотрудникам, несоответствие баз и сумм. Дополнительно сверьте взаиморасчёты отчётом «Расчётные листки» и оборотами по счетам 70, 68.01, 69.

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство ошибок возникает не в самом расчёте, а на этапе ввода исходных данных. Рабочее правило: сначала все кадровые события месяца, потом начисление, потом сверка расчётными листками и только после этого выплата и отчётность.

Частые вопросы

Можно ли в 1С:Бухгалтерия вести зарплату для 50 сотрудников?

Технически ограничения по количеству сотрудников нет, но функциональность ограничена: нет полноценных табелей по сложным графикам, сдельных нарядов, расширенных кадровых отчётов. При большом штате и нестандартных графиках практичнее 1С:ЗУП с синхронизацией проводок в Бухгалтерию.

Почему программа начислила полный оклад, хотя сотрудник был в отпуске?

Отсутствия учитываются только через документы «Отпуск» или «Больничный лист», созданные до заполнения начисления зарплаты. Если документ создан позже, перезаполните документ начисления или пересчитайте сотрудника вручную.

Как начислить разовую премию?

Используйте документ «Премия» из раздела «Зарплата и кадры» → «Все начисления». Проверьте, что у вида премии указан правильный код дохода для НДФЛ и облагаемость взносами — от этого зависят налоги и отчётность.

Что делать, если НДФЛ рассчитался неправильно?

Проверьте по порядку: внесено ли заявление на вычеты, верный ли код дохода у начислений, нет ли доходов с прошлых периодов, влияющих на нарастающий итог. Детализацию расчёта смотрите в отчёте «Анализ НДФЛ» по конкретному сотруднику.

Нужно ли закрывать месяц после начисления зарплаты?

Да. Операция «Закрытие месяца» списывает затраты на оплату труда и взносы на счета затрат согласно способам учёта. Без закрытия месяца расходы на зарплату не попадут в себестоимость и финансовый результат.

Как исправить ошибку в уже выплаченной зарплате?

Сделайте резервную копию базы, затем создайте корректирующий документ начисления в текущем периоде или сторнируйте ошибочный. Оцените, затрагивает ли исправление сданную отчётность: если да, подготовьте уточнённые расчёты по взносам и 6-НДФЛ.