Как делать табель на зарплату в 1С

Табель учёта рабочего времени — основной документ, на основании которого в 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) рассчитывается повременная оплата труда. Если сотруднику начисляется оклад, сумма к выплате напрямую зависит от того, сколько дней и часов он фактически отработал по табелю. Ошибка в табеле автоматически превращается в ошибку в зарплате, расчётном листке и отчётности.

В 1С:ЗУП табель не заполняется вручную в привычном смысле: программа строит его автоматически на основе графиков работы сотрудников и зарегистрированных документов отклонений — отпусков, больничных, командировок, прогулов. Задача расчётчика — правильно настроить исходные данные, вовремя внести отклонения и проверить результат перед расчётом.

Ниже разобран полный рабочий цикл: от настройки графиков до вывода унифицированной формы Т-13 и типовых ошибок, из-за которых табель «не сходится» с начислениями.

Проверьте, какие данные формируют табель

Прежде чем формировать табель, убедитесь, что в программе корректно ведётся кадровый учёт. Табель строится из трёх источников: графика работы сотрудника, кадровых документов (приём, перевод, увольнение) и документов отклонений. Если какой-то из этих блоков не заполнен, табель будет неполным или неверным.

График работы задаёт норму времени: сколько часов сотрудник должен отработать в каждый день месяца. Отклонения заменяют плановое время на фактическое состояние: «Б» — больничный, «ОТ» — отпуск, «К» — командировка. Всё, что не перекрыто отклонениями, считается отработанным временем («Я»).

Настройте графики работы сотрудников

Откройте раздел «Настройка» — «Графики работы сотрудников». Для стандартной пятидневки обычно уже есть предопределённый график, но проверьте, что он соответствует вашему производственному календарю: выходные, праздничные дни и переносы должны совпадать с фактическим режимом работы организации.

Для сменных режимов создайте отдельный график: укажите шаблон заполнения (например, «два через два»), время начала и окончания смен, перерывы. Если часть смены приходится на ночное время, выделите ночные часы отдельно — от этого зависит доплата за работу ночью.

График назначается сотруднику кадровым документом — «Приём на работу», «Кадровый перевод» или специальным документом «Изменение графика работы списком». Если сотруднику график не назначен, табель по нему построить невозможно, а расчёт оклада будет некорректным.

Введите документы отклонений до расчёта

Ключевое правило: все отсутствия должны быть зарегистрированы документами до формирования табеля и расчёта зарплаты. Документы вводятся в разделах «Зарплата» и «Кадры»: «Больничный лист», «Отпуск», «Командировка», «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)», «Простой, отстранение от работы».

Если сотрудник отсутствовал, а документ не введён, программа считает эти дни отработанными — и начислит оклад за полный месяц. Обратная ситуация тоже опасна: документ введён, но отменён фактически, а в базе остался проведённым — тогда табель покажет отсутствие, которого не было.

Для разовых неявок без начисления используйте документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)»: он позволяет указать вид отсутствия (прогул, неявка по невыясненной причине) и корректно отразить буквенный код в табеле.

1. 1
   Соберите первичку: заявления, листки нетрудоспособности, приказы
2. 2
   Введите документы отклонений в разделе «Зарплата» или «Кадры» и проведите их
3. 3
   Убедитесь, что период отсутствия попадает в расчётный месяц
4. 4
   Проверьте, что по одному сотруднику нет пересекающихся документов на одни даты
5. 5
   Сформируйте табель и сверьте коды отсутствий с приказами

Сформируйте табель Т-13

Готовый табель выводится отчётом. Перейдите в раздел «Зарплата» — «Отчёты, справки» — «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Укажите период (обычно месяц), организацию и при необходимости подразделение, затем нажмите «Сформировать».

Отчёт строится в унифицированной форме Т-13: по каждому сотруднику видны коды явок и отсутствий по дням, итоги отработанных дней и часов за первую и вторую половину месяца и за месяц в целом. Форма готова к печати и подписанию ответственными лицами.

Если в организации принята собственная форма табеля, используйте отчёт «Табель учёта рабочего времени» без указания номера формы или настройте собственный вариант отчёта через «Ещё» — «Изменить вариант отчёта» — там можно добавить группировки по подразделениям и отборы.

Проверьте табель перед расчётом зарплаты

Перед тем как запускать документ «Начисление зарплаты и взносов», сверьте табель с первичными данными. Самый надёжный способ — сопоставить отчёт Т-13 с отчётом «Анализ ФОТ» или расчётными листками после пробного расчёта: суммы по окладу должны соответствовать фактически отработанному времени.

Обратите внимание на сотрудников с неполным месяцем: принятых или уволенных в середине периода. Табель должен начинаться с даты приёма и заканчиваться датой увольнения. Если программа показывает дни вне этих рамок, проверьте кадровые документы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговые часы за месяц

Норма

Равны норме по графику минус отклонения

Тревожный признак

Часы завышены или занижены без документов-оснований

Коды отсутствий

Норма

Совпадают с приказами и больничными листами

Тревожный признак

Есть «НН» или пустые дни без объяснений

Новые и уволенные сотрудники

Норма

Табель ограничен датами приёма/увольнения

Тревожный признак

Показаны дни до приёма или после увольнения

Сверка с расчётом

Норма

Оклад в расчётном листке соответствует отработанным дням

Тревожный признак

Начислен полный оклад при наличии отсутствий

Разберитесь с нестандартными ситуациями

Сверхурочные и работа в выходные

Работа сверх графика регистрируется документами «Работа сверхурочно» и «Работа в выходные и праздничные дни» из раздела «Зарплата». После проведения эти часы попадут в табель с соответствующими кодами («С», «РВ») и будут оплачены по повышенным ставкам при расчёте.

Суммированный учёт рабочего времени

Для сменных графиков с суммированным учётом убедитесь, что в настройках графика установлен соответствующий признак и задан учётный период. Табель в этом случае показывает фактические часы по сменам, а переработка определяется по итогам учётного периода, а не месяца.

Данные из внешних систем учёта времени

Если в организации используется система контроля доступа или внешний табельщик, данные можно загрузить документом «Данные для расчёта зарплаты» через настроенный шаблон. Это заменяет автоматический расчёт по графику: программа возьмёт фактические часы из загруженного документа.

Частые вопросы

Почему в табеле у сотрудника пусто?

Чаще всего сотруднику не назначен график работы или кадровый документ проведён датой позже начала месяца. Проверьте вкладку «График работы» в карточке сотрудника и дату приёма на работу. Также убедитесь, что в отборе отчёта выбраны правильные организация и подразделение.

Как исправить ошибку в уже сформированном табеле?

Табель Т-13 — это отчёт, поэтому исправлять нужно источник данных: введите или отмените документ отклонения, скорректируйте график. После этого сформируйте отчёт заново. Если зарплата уже рассчитана, потребуется перерасчёт в документе начисления.

Можно ли заполнить табель вручную, без документов?

В 1С:ЗУП это не предусмотрено штатно: все отклонения должны быть оформлены документами, иначе расчёт зарплаты не учтёт их автоматически. Ручная правка отчёта на бумаге создаёт расхождение между табелем и начислениями, что выявляется при любой проверке.

Чем табель отличается от расчётного листка?

Табель показывает только время: явки, отсутствия, часы. Расчётный листок показывает деньги: начисления, удержания, налоги. Табель является основанием для расчёта повременной оплаты, и данные в них должны быть согласованы.

Как сформировать табель за произвольный период, например за полмесяца?

В настройках отчёта «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» укажите нужные даты начала и окончания вручную вместо стандартного периода «Месяц». Отчёт построится за любой интервал, что удобно для проверки первой половины месяца перед выплатой аванса.