Как делать начисления в 1С: практическое руководство

Начисления в 1С — это операции, по которым сотруднику рассчитывается доход: оклад, премия, отпускные, больничные, разовые доплаты. В зависимости от конфигурации (1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, 1С:Комплексная автоматизация) механика отличается, но логика везде одинаковая: сначала настраивается вид начисления, затем он назначается сотруднику, после чего итоговая сумма рассчитывается документом.

Главная ошибка новичков — пытаться начислить сумму «вручную» одним документом, не разобравшись в настройках. В результате начисление не попадает в расчётный листок, не облагается НДФЛ или не учитывается при расчёте среднего заработка. Правильный путь — один раз корректно настроить вид расчёта и дальше использовать штатные документы.

Ниже разобран полный цикл: от создания вида начисления до проверки результата в отчётах. Примеры даны преимущественно для 1С:Зарплата и управление персоналом, как наиболее распространённого решения для расчёта зарплаты; отличия для 1С:Бухгалтерии указаны отдельно.

Какие виды начислений бывают и где они хранятся

Все начисления в 1С хранятся в справочнике видов расчёта. В 1С:ЗУП это раздел «Настройка» → «Начисления», в 1С:Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Начисления». Каждый вид начисления содержит формулу расчёта, порядок налогообложения и правила учёта времени.

По способу применения начисления делятся на плановые и разовые. Плановые (оклад, ежемесячная надбавка) назначаются сотруднику кадровыми документами и рассчитываются автоматически каждый месяц. Разовые (премия к юбилею, материальная помощь) вводятся отдельными документами только в нужном периоде.

По способу расчёта различают начисления по окладу, по тарифной ставке, по проценту, фиксированной суммой и по произвольной формуле. Формула редактируется в карточке начисления и может включать показатели: отработанные дни, выручку, стаж, районный коэффициент.

Как создать новый вид начисления

Откройте список начислений и нажмите «Создать». Укажите наименование так, чтобы бухгалтер через год понял, что это за выплата: например, «Доплата за работу в ночное время», а не «Доплата 1». Заполните назначение начисления — от него зависит набор доступных настроек: повременная оплата, премия, материальная помощь и т.д.

Настройте формулу расчёта. Для повременных начислений подойдёт типовая формула «Оклад / НормаДней × ВремяВДнях». Для премии процентом — «ПроцентПремии / 100 × РасчетнаяБаза», где расчётная база задаётся на отдельной вкладке. Показатели создаются в разделе «Настройка» → «Показатели расчёта зарплаты».

Обязательно проверьте вкладки налогообложения. На вкладке «Налоги, взносы, учёт» указывается код дохода по НДФЛ (например, 2000 для оплаты труда), категория дохода, обложение страховыми взносами и отражение в учёте. Ошибка здесь приведёт к неверным декларациям 6-НДФЛ и РСВ.

Как назначить плановое начисление сотруднику

Плановые начисления назначаются кадровыми документами: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Изменение оплаты труда». В табличной части документа укажите вид начисления и его размер — оклад, процент или фиксированную сумму. С момента проведения документа начисление будет автоматически попадать в ежемесячный расчёт.

Если нужно изменить размер существующего начисления, используйте «Изменение оплаты труда» (в ЗУП) или «Изменение плановых начислений», а не редактируйте старый кадровый документ задним числом. История изменений важна для корректного расчёта среднего заработка и индексации.

Проверить состав плановых начислений сотрудника можно в его карточке по ссылке «Начисления и удержания» или через отчёт «Изменения оплаты труда сотрудников». Если начисление не появилось в расчёте зарплаты — первым делом смотрите сюда: чаще всего оно просто не назначено или назначено с более поздней даты.

Как ввести разовое начисление

Разовые начисления вводятся специализированными документами из раздела «Зарплата»: «Премия», «Разовое начисление», «Материальная помощь», «Простой, отсутствие». Документ заполняется списком сотрудников, для каждого указывается сумма или показатели, из которых сумма рассчитается.

Для премии процентом от оклада удобнее документ «Премия»: он сам подтянет расчётную базу и рассчитает сумму по каждому сотруднику. Для произвольной суммы подойдёт «Разовое начисление» с видом расчёта «фиксированной суммой». В документе обязательно укажите месяц начисления и дату выплаты — от даты выплаты зависит период отражения в 6-НДФЛ.

В 1С:Бухгалтерии механизм проще: разовые суммы обычно добавляются вручную непосредственно в документ «Начисление зарплаты» на вкладке «Начисления» по кнопке «Добавить». Это допустимо для небольшого штата, но лишает вас аналитики по видам выплат в зарплатных отчётах.

1. 1
   Создайте вид начисления «Премия разовая» с налогообложением НДФЛ и взносами
2. 2
   Откройте «Зарплата» → «Премии» и создайте документ
3. 3
   Укажите организацию, месяц начисления и дату выплаты
4. 4
   Добавьте сотрудников и заполните процент или сумму премии
5. 5
   Проведите документ и проверьте суммы в расчётном листке сотрудника

Как выполнить начисление зарплаты за месяц

Итоговый расчёт за месяц выполняется документом «Начисление зарплаты и взносов» (в 1С:Бухгалтерии — «Начисление зарплаты»). Создайте документ, укажите месяц и подразделение, нажмите «Заполнить» — программа подтянет всех сотрудников с плановыми начислениями, учтёт разовые документы, отсутствия и отработанное время по графику.

После заполнения проверьте вкладки: «Начисления» (оклад и доплаты), «Удержания» (алименты, займы), «НДФЛ», «Взносы». Если по сотруднику сумма нулевая, откройте его строку двойным щелчком — программа покажет, что вошло в расчёт и почему результат нулевой (например, сотрудник был в отпуске весь месяц).

Перед проведением убедитесь, что введены все документы отсутствий: отпуска, больничные, командировки. Отсутствие, введённое после расчёта зарплаты, создаст сторно и пересчёт, что усложнит учёт. Правильная последовательность: сначала все кадровые события месяца, потом разовые начисления, в конце — итоговый расчёт.

Контрольные точки

Как проверить результат расчёта

Расчётный листок сотрудника

Норма

Все плановые и разовые начисления присутствуют, суммы соответствуют назначенным

Тревожный признак

Начисление отсутствует или сумма не совпадает с назначенной

Отчёт «Свод начислений и удержаний»

Норма

Итог по фонду оплаты труда совпадает с ожидаемым, нет сотрудников с нулевой зарплатой без причины

Тревожный признак

Неожиданные нулевые строки или сотрудники, которых не должно быть в списке

Отчёт по НДФЛ и взносам

Норма

Налог рассчитан со всех облагаемых начислений, вычеты применены корректно

Тревожный признак

Разовая выплата не попала в базу НДФЛ или обложена дважды

Особенности начислений в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 расчётный функционал ограничен: нет сложных формул, графиков работы и автоматического учёта среднего заработка в полном объёме. Начисления настраиваются в разделе «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты», а расчёт выполняется документом «Начисление зарплаты» с автоматическим расчётом НДФЛ и взносов.

Для отпускных и больничных в базовых версиях суммы часто вводятся вручную. Если штат больше нескольких десятков человек или требуются сложные системы оплаты труда, корректным решением будет переход на 1С:ЗУП с последующей синхронизацией проводок в бухгалтерскую программу.

Где вести расчёт начислений

1С:Бухгалтерия

Подходит для небольшого штата и простой системы оплаты: оклад, премия, НДФЛ, взносы. Ограничение — слабый расчёт среднего заработка, отпускных и сложных формул.

1С:ЗУП

Полноценный расчёт любых начислений, графики, средний заработок, кадровый учёт. Требует отдельной настройки и синхронизации с бухгалтерией.

ЗУП + Бухгалтерия

Стандартная связка для средних и крупных компаний: расчёт в ЗУП, проводки и отчётность по счетам — в Бухгалтерии через синхронизацию.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — начисление не рассчитывается в документе начисления зарплаты. Причины почти всегда одни и те же: вид начисления не назначен сотруднику плановым, сотрудник не принят в указанное подразделение, в графике работы нет заполненного времени, либо в формуле используется показатель, значение которого не введено.

Вторая группа ошибок — налоговые. Начисление создано копированием из неподходящего вида, и у него остался неверный код дохода НДФЛ или неправильная настройка взносов. Внешне расчёт выглядит корректно, но отчётность формируется с ошибками. Проверяйте новые виды начислений на тестовом сотруднике до массового использования.

Частые вопросы

Почему начисление не попадает в документ «Начисление зарплаты и взносов»?

Проверьте три вещи: назначено ли начисление сотруднику как плановое (карточка сотрудника → «Начисления и удержания»), не начинается ли его действие позже рассчитываемого месяца, и заполнен ли график работы сотрудника. Если начисление разовое — оно должно быть введено отдельным документом, в итоговый расчёт оно попадёт автоматически по месяцу начисления.

Как начислить сумму, которая не облагается НДФЛ?

Создайте отдельный вид начисления и на вкладке «Налоги, взносы, учёт» укажите, что НДФЛ не облагается, и выберите соответствующий вид дохода по страховым взносам. Помните: необлагаемость должна иметь законное основание (например, материальная помощь в пределах лимита), иначе при проверке возникнут доначисления.

Можно ли исправить начисление за прошлый месяц?

Да, но не редактированием старых документов после сдачи отчётности. В ЗУП используйте документы «Перерасчёт» или вводите корректировки текущим периодом, тогда исправления корректно отразятся в уточнённых расчётах 6-НДФЛ и РСВ. Прямое изменение прошлых документов вызовет расхождения с уже сданной отчётностью.

Как начислить премию процентом от оклада сразу всем сотрудникам?

Создайте вид начисления с формулой «ПроцентПремии / 100 × РасчетнаяБаза», где база — оклад. Затем введите документ «Премия», добавьте сотрудников подбором по подразделению и укажите общий процент — программа рассчитает сумму по каждому автоматически.

Чем начисление отличается от удержания в 1С?

Начисление увеличивает доход сотрудника (оклад, премия), удержание уменьшает сумму к выплате (НДФЛ как налог учитывается отдельно, алименты, займы, профсоюзные взносы). Настраиваются они в разных справочниках, но в документе «Начисление зарплаты и взносов» рассчитываются вместе и вместе отражаются в расчётном листке.

Нужно ли пересчитывать зарплату после изменения оклада в середине месяца?

Нет, если изменение введено документом «Изменение оплаты труда» с корректной датой: при расчёте за месяц программа сама разделит период и посчитает часть по старому окладу, часть по новому. Ручной пересчёт потребуется, только если документ введён после проведения расчёта зарплаты — тогда перезаполните документ начисления.