Другое · 11 мин
Как аннулировать трудовой договор в 1С ЗУП
Как аннулировать трудовой договор в 1С ЗУП: отмена документа «Прием на работу», работа с кадровым переводом, исправление ошибок и проверка отчетов.
Аннулирование трудового договора в 1С:ЗУП — типовая ситуация: сотрудник принят на работу, но так и не приступил к обязанностям, либо приказ о приеме оформлен ошибочно. По ТК РФ в этом случае работодатель аннулирует трудовой договор, а не увольняет сотрудника: запись в трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности не вносятся, период не засчитывается в стаж.
В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) нет отдельного документа «Аннулирование трудового договора». Отмена выполняется через стандартные механизмы: пометку на удаление или отмену проведения документа «Прием на работу», либо через документ «Увольнение» с нулевым стажем — в зависимости от того, успели ли по сотруднику зарегистрироваться начисления, отчетность и другие кадровые события.
Выбор способа зависит от состояния базы: если прием только что создан и по сотруднику нет ни одного начисления, достаточно отменить проведение документа. Если же данные уже попали в расчетные ведомости, отчеты в фонды или ЭДО, потребуется более аккуратный сценарий с контролем последствий.
Когда требуется аннулирование, а не увольнение
Аннулирование применяется, когда трудовые отношения фактически не начались: сотрудник не вышел на работу в первый день, стороны передумали до начала исполнения обязанностей, либо приказ оформлен по ошибке (не та должность, не тот человек, дубль документа). В этом случае запись о приеме не должна остаться ни в учете, ни в отчетности.
Если сотрудник отработал хотя бы один день, аннулировать договор уже нельзя — оформляется обычное увольнение с расчетом. Попытка «стереть» прием после фактической работы приведет к нарушениям: потерянному стажу, не начисленным взносам и расхождениям с персонифицированными сведениями.
Отдельный случай — техническая ошибка: документ создан на неправильное физическое лицо или в неправильной организации. Здесь аннулирование корректно, но важно проверить, не успели ли по ошибочному приему сформироваться проводки, отражение в учете или данные для отчетов.
Как выбрать действие
Подготовка: что проверить перед отменой приема
Перед аннулированием убедитесь, что по сотруднику нет зависимых данных. Откройте карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и проверьте связанные документы: начисления зарплаты, отпуска, больничные, командировки, налоги и взносы. Любой проведенный документ, ссылающийся на прием, заблокирует чистую отмену или оставит «висячие» записи в регистрах.
Проверьте, не включен ли сотрудник в расчетные ведомости и не сформированы ли по нему отчеты: РСВ, персонифицированные сведения, ЕФС-1 (прием на работу отражается в отчете по кадровым событиям). Если ЕФС-1 с событием «Прием» уже отправлен, простое удаление документа создаст расхождение между базой и фондом — потребуется подача корректирующего сведения об аннулировании события.
Также убедитесь, что у вас есть права на отмену проведения кадровых документов и что период не закрыт датой запрета изменения данных. Если дата запрета установлена, потребуется участие администратора или пользователя с правом изменения данных в закрытом периоде.
Аннулирование через отмену проведения документа «Прием на работу»
Это основной сценарий для «чистой» ситуации, когда по сотруднику еще ничего не рассчитано. Откройте раздел «Кадры» → «Приемы на работу», найдите нужный документ, откройте его и в меню «Еще» выберите «Отменить проведение». Документ останется в списке, но перестанет формировать записи в регистрах: сотрудник исчезнет из штатной расстановки, отчетов по численности и списков для расчета.
Если документ нужен только как история ошибки, оставьте его непроведенным. Если требуется полностью убрать его из базы — после отмены проведения нажмите «Пометить на удаление» (Shift+Delete или кнопка в командной панели). Окончательное физическое удаление выполняется через «Администрирование» → «Обслуживание» → «Удаление помеченных объектов», при этом программа проверит, нет ли ссылок на документ.
Если прием оформлен вместе с созданием физического лица и сотрудника, учтите: сам элемент справочника «Сотрудники» и «Физические лица» удаляются отдельно. Пометить сотрудника на удаление можно только если на него нет ссылок в других документах.
- 1Откройте «Кадры» → «Приемы на работу» и найдите документ по сотруднику
- 2Проверьте карточку сотрудника на наличие начислений и других кадровых документов
- 3В документе приема выберите «Еще» → «Отменить проведение»
- 4При необходимости пометьте документ на удаление
- 5Проверьте отчет «Штатное расписание» или «Списочный состав»: сотрудник должен исчезнуть
- 6Выполните удаление помеченных объектов через «Администрирование» → «Обслуживание»
Аннулирование, если по сотруднику уже есть движения
Когда по ошибочно принятому сотруднику уже проведены начисления или выплаты, действовать нужно в обратном порядке — от поздних документов к ранним. Сначала отмените проведение ведомостей на выплату, затем документов начисления зарплаты, затем прочих кадровых документов (отпуска, отсутствия), и только после этого отменяйте сам прием.
Если начисления попали в закрытый расчетный период, простая отмена проведения может быть заблокирована датой запрета. В этом случае используйте документ «Сторнирование начислений» (раздел «Зарплата» → «Сторнирования») в текущем периоде — он скорректирует регистры без изменения закрытых данных.
Особое внимание — налогам и взносам. Если по сотруднику уже исчислен НДФЛ, после отмены начислений проверьте регистры учета НДФЛ: излишне исчисленный налог должен быть скорректирован, иначе в отчетах 6-НДФЛ появятся лишние суммы.
Аннулирование при сданной отчетности и кадровом ЭДО
Если сведения о приеме уже переданы в СФР через ЕФС-1, аннулирование оформляется не удалением, а подачей корректирующего отчета с отменой события. В 1С ЗУП для этого формируется отчет ЕФС-1 с признаком отмены ранее поданного кадрового события. Документ «Прием на работу» при этом не удаляется — он остается основанием для корректировки.
Аналогично с 6-НДФЛ и РСВ: если сотрудник попал в разделы отчетов, после отмены начислений формируется корректировочный расчет. Проверьте, что в корректировке сотрудник либо исключен, либо его показатели обнулены — в зависимости от требований формы.
При использовании кадрового ЭДО (обмен электронными документами с сотрудником) отмена приема в учетной системе не отзывает уже подписанный электронный документ автоматически. Проверьте статус документа в сервисе ЭДО и при необходимости выполните аннулирование на стороне сервиса.
Проверка результата после аннулирования
После отмены приема убедитесь, что сотрудник полностью исчез из оперативного учета. Сформируйте отчет «Списочный состав» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты») на дату приема и позже: сотрудника в нем быть не должно. Проверьте штатное расписание — позиция должна вернуться в состояние «не занята».
Для контроля расчетной части сформируйте «Расчетный листок» и «Свод начислений» по подразделению за соответствующий период: по аннулированному сотруднику не должно быть строк. Дополнительно проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счетам расчетов с персоналом после синхронизации с бухгалтерией — остатков по сотруднику быть не должно.
Если данные передаются в 1С:Бухгалтерию, выполните синхронизацию повторно после отмены документов, чтобы в бухгалтерской базе не осталось отражения зарплаты по аннулированному сотруднику.
Как проверить результат
Сотрудника нет в списке
Сотрудник числится — прием не отменен или есть второй документ
Документ пустой, начислений нет
Есть суммы — не отменены начисления
Позиция свободна
Позиция занята — проверьте кадровые переводы
Нет движений по сотруднику
Есть обороты — требуется сторнирование или корректировка
Частые ошибки и ограничения
Главная ошибка — попытка удалить прием «в лоб», не разобравшись с зависимыми документами. Программа либо заблокирует удаление из-за ссылок, либо, что хуже, отмена пройдет частично и оставит рассинхронизацию между кадровым и расчетным учетом.
Второй риск — дата запрета редактирования. Если период приема закрыт, отмена проведения будет недоступна; попытки обойти ограничение снятием даты запрета без понимания последствий могут изменить уже сданную отчетность. Правильный путь — сторнирующие документы текущим периодом.
Третья типичная ситуация — дубли физических лиц. Если при ошибочном приеме создан новый элемент справочника «Физические лица», хотя человек уже есть в базе, после аннулирования удалите дубль через поиск и удаление дублей («Администрирование» → «Обслуживание» → «Поиск и удаление дублей»), иначе отчетность по этому человеку может раздвоиться.
Перед массовыми отменами сделайте резервную копию базы или выгрузку через «Администрирование» → «Выгрузить информационную базу». Отмена проведения пакета документов — операция необратимая, и восстановить случайно затронутые данные без копии будет сложно.
Что важно запомнить
Аннулирование трудового договора в 1С ЗУП выполняется отменой проведения или удалением документа «Прием на работу» — только если нет начислений и сданной отчетности. При наличии движений сначала отменяйте зависимые документы от поздних к ранним, а при сданной отчетности оформляйте корректирующие сведения вместо удаления. Результат проверяйте отчетами «Списочный состав», расчетным листком и штатным расписанием.
Частые вопросы
Можно ли аннулировать прием, если сотрудник не вышел на работу, но дата приема уже прошла?
Да, если фактической работы не было и начисления не проводились. Отмените проведение документа «Прием на работу» независимо от того, что дата документа в прошлом. Если период закрыт датой запрета, потребуется пользователь с соответствующими правами.
Что делать, если документ «Прием на работу» не удаляется?
Проверьте ссылки на документ: на него могут ссылаться начисления, отпуска, ведомости или кадровые переводы. Отмените проведение зависимых документов, затем повторите пометку на удаление. Также убедитесь, что период не закрыт датой запрета изменения данных.
Нужно ли подавать ЕФС-1 при аннулировании, если отчет о приеме еще не отправлялся?
Нет. Если событие «Прием» не передавалось в фонд, достаточно отменить документ в базе — подавать отменяющее сведение не требуется. Отчетность формируется только по фактическим событиям, которых после аннулирования не было.
Как аннулировать прием, если зарплата уже начислена и выплачена?
Отмените проведение ведомостей на выплату, затем документов начисления, после этого — прием. Если период закрыт, используйте «Сторнирование начислений» текущим периодом и скорректируйте НДФЛ и взносы. При сданной отчетности дополнительно сформируйте корректировки.
Пропадет ли физическое лицо из справочника после отмены приема?
Нет, элемент справочника «Физические лица» остается в базе. Если он создан ошибочно, пометьте его на удаление отдельно после удаления всех связанных документов. Если это дубль существующего человека, используйте обработку поиска и удаления дублей.
Чем аннулирование отличается от увольнения в 1С ЗУП?
Аннулирование полностью убирает факт приема из учета — как будто трудовых отношений не было. Увольнение фиксирует окончание реальных отношений: сохраняется стаж, начисляется компенсация, подается ЕФС-1 с событием «Увольнение». Если сотрудник отработал хотя бы день, применяется только увольнение.