График сменности в 1С 8.3 ЗУП: где найти и как настроить

График работы — один из базовых объектов в 1С:ЗУП, от которого зависят расчёт зарплаты, учёт рабочего времени, табель и нормы часов для сотрудников. Без корректно заполненного графика программа не сможет правильно определить норму времени, рассчитать оклад пропорционально отработанным дням или учесть работу в выходные и праздники.

Искать графики сменности нужно не в документах, а в справочнике «Графики работы сотрудников». Это централизованное хранилище всех режимов работы организации: пятидневки, шестидневки, сменных графиков «два через два», сутки через трое и любых других циклических расписаний. Далее разберём, где именно находится этот справочник, как создать сменный график и как проверить, что он заполнен правильно.

Где находится справочник графиков работы в 1С 8.3 ЗУП

Основной путь к графикам работы: раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Ссылка расположена в блоке «Предприятие» панели навигации. Если раздел «Настройка» не виден в главном меню, проверьте, что у пользователя достаточно прав — как минимум профиль «Специалист по кадрам» или «Расчётчик зарплаты».

Альтернативный путь — через раздел «Кадры». В некоторых релизах ЗУП 3.1 ссылка на графики доступна прямо из панели навигации этого раздела. Если найти её не удаётся, воспользуйтесь строкой поиска в правом верхнем углу программы: введите «графики работы», и система покажет нужный пункт меню.

В типовой поставке уже есть предопределённые графики: «Пятидневка» (40-часовая неделя) и, в зависимости от релиза, несколько других. Сменные графики, как правило, нужно создавать самостоятельно под конкретный режим предприятия.

Как создать новый график сменности

Откройте справочник «Графики работы сотрудников» и нажмите «Создать». Задайте понятное наименование, например «Смена 2/2 по 12 часов» — это упростит поиск при приёме сотрудников и переводах. Далее нажмите «Изменить свойства графика», чтобы перейти к настройке расписания.

В форме настройки укажите способ заполнения — «По циклам произвольной длины». Именно этот вариант подходит для сменных графиков, где чередование рабочих и выходных дней не совпадает с календарной неделей. Затем в табличной части задайте цикл: номер дня цикла, часы работы по видам времени (явка, ночные часы).

Для графика «два через два» по 12 часов цикл будет состоять из четырёх строк: два дня по 12 часов явки и два выходных дня с нулевыми часами. Если смена захватывает ночное время, ночные часы указываются отдельной колонкой — от этого зависит доплата за работу ночью.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» → «Создать»
2. 2
   Укажите наименование и откройте «Изменить свойства графика»
3. 3
   Выберите способ заполнения «По циклам произвольной длины»
4. 4
   Задайте цикл: рабочие дни с часами и выходные
5. 5
   Укажите дату отсчёта цикла и проверьте заполнение календаря
6. 6
   Запишите график и проверьте норму времени за месяц

Настройка даты отсчёта и заполнение календаря

Ключевой параметр сменного графика — дата отсчёта цикла. Именно от неё программа начинает раскладывать цикл по календарю. Если для двух смен, работающих в противофазе, создаются два графика, даты отсчёта должны быть сдвинуты так, чтобы рабочие дни одной смены приходились на выходные другой.

После указания цикла и даты отсчёта нажмите «Заполнить» (или проверьте автоматическое заполнение) в таблице расписания на год. Программа рассчитает рабочие и выходные дни, норму часов по месяцам. Обязательно сверьте итоговую годовую норму с производственным календарём и условиями договора — расхождения приведут к ошибкам в расчёте зарплаты.

При сменном графике обычно устанавливается флажок суммированного учёта рабочего времени, поскольку недельная норма в 40 часов не соблюдается. Учётный период (месяц, квартал, год) задаётся в настройках графика или в кадровых документах — в зависимости от релиза конфигурации.

Как назначить график сотруднику

Сам по себе график в справочнике ни на что не влияет — он начинает работать после назначения сотруднику. При приёме на работу график указывается в документе «Приём на работу» на вкладке с условиями труда. Для уже работающих сотрудников смену графика оформляют документом «Кадровый перевод» (раздел «Кадры»).

Если изменение режима носит массовый характер, используйте документ «Кадровый перевод списком» или специализированный документ изменения графиков — в зависимости от релиза ЗУП 3.1. Проверить, какой график назначен сотруднику на конкретную дату, можно в карточке сотрудника по ссылке «Трудовой договор» → «История изменений» или через отчёт «Штатное расписание» / «Остатки отпусков и кадровые отчёты».

Где посмотреть фактическое рабочее время по графику

Назначенный график формирует плановое рабочее время. Посмотреть его можно в отчёте «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»: раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Табель». Табель строится по данным графиков и документов отклонений (отпуска, больничные, командировки).

Для анализа нормы времени по конкретному графику откройте сам график из справочника — в его форме видно заполненный календарь на год с количеством рабочих дней и часов по месяцам. Это удобный способ быстро проверить корректность настройки без построения отчётов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Норма часов за месяц в графике

Норма

Соответствует расчёту по циклу и условиям договора

Тревожный признак

Норма скачет без причины или равна нулю

Табель Т-13 по сотруднику

Норма

Рабочие дни совпадают с графиком смен

Тревожный признак

Пустой табель или пятидневка вместо смен

Ночные часы

Норма

Выделены отдельно и попадают в доплату

Тревожный признак

Все часы записаны как дневные

Типичные ошибки при работе с графиками сменности

Самая частая проблема — редактирование существующего графика вместо создания нового. Поскольку график хранит историю заполнения календаря, изменение цикла пересчитывает нормы за все периоды, что ломает уже закрытые расчёты. Второй типичный сценарий — сотруднику назначили новый график не кадровым переводом, а исправлением старого приёма на работу, из-за чего история изменений теряется.

Ещё одна ошибка — незаполненный календарь на следующий год. Графики в ЗУП не продлеваются автоматически в некоторых случаях после обновлений, поэтому в конце года стоит открыть каждый сменный график и убедиться, что расписание заполнено на весь следующий год. Иначе в январе норма времени окажется нулевой, и зарплата рассчитается некорректно.

Частые вопросы

Не вижу пункт «Графики работы сотрудников» в меню. Что делать?

Проверьте права пользователя — нужен профиль кадровика или расчётчика. Затем откройте «Настройка» → «Реквизиты и настройки» и убедитесь, что включён учёт по графикам работы. Быстрый вариант — воспользоваться строкой поиска в правом верхнем углу, введя «графики работы».

Как настроить график «сутки через трое»?

Создайте график со способом заполнения «По циклам произвольной длины» и циклом из четырёх дней: первый день — 24 часа (или 22 часа с учётом перерывов), из которых ночные часы выделяются отдельно, затем три выходных дня. Укажите дату отсчёта и проверьте норму за месяц.

Можно ли изменить график сотруднику с середины месяца?

Да, оформите «Кадровый перевод» с нужной датой. Программа рассчитает норму времени пропорционально: до даты перевода по старому графику, после — по новому. Убедитесь, что оба графика заполнены на этот период.

Почему в табеле у сотрудника пусто, хотя график создан?

Чаще всего график создан в справочнике, но не назначен сотруднику в кадровом документе, либо календарь графика не заполнен на текущий год. Проверьте карточку сотрудника и заполнение расписания в самом графике.

Как учесть праздничные дни в сменном графике?

Сменные графики не привязаны к производственному календарю: если смена выпала на праздник, она считается рабочим днём. Оплата за работу в праздники рассчитывается автоматически при наличии соответствующих настроек начислений — вручную переносить дни в графике не нужно.