Другое · 9 мин
Где в 1С:ЗУП завести справку с предыдущего места работы
Куда в 1С:ЗУП внести справку о заработке с предыдущего места работы: документ «Справка о заработке», расчёт пособий, типичные ошибки и проверка результата.
Когда новый сотрудник приносит справку о заработке с предыдущего места работы (форма 182н или сведения из СФР), бухгалтеру нужно внести эти данные в 1С:ЗУП, чтобы программа корректно рассчитывала пособия по больничным, декретным и уходу за ребёнком. Без этих сведений расчёт среднего заработка будет занижен — программа учтёт только доходы в текущей организации.
В 1С:Зарплата и управление персоналом для этого предусмотрен отдельный документ — «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)». Он находится в разделе «Зарплата» или может быть введён прямо из карточки сотрудника. Ниже разберём все способы ввода, нюансы заполнения и типичные ошибки.
Какие бывают справки и когда они нужны
Под «справкой с предыдущего места работы» в контексте расчёта зарплаты обычно понимают справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году увольнения (ранее — форма 182н). Сейчас работодатель при увольнении выдаёт сведения о заработке, а Фонд пенсионного и социального страхования (СФР) может предоставить эти данные по запросу.
Эти сведения нужны программе для расчёта среднего дневного заработка при оплате:
- пособий по временной нетрудоспособности (больничные);
- пособий по беременности и родам;
- пособий по уходу за ребёнком до полутора лет.
Если сотрудник работает у вас давно и в расчётный период попадают только ваши начисления, вводить справку не требуется. Документ нужен, когда в расчётных годах сотрудник трудился у другого работодателя.
Где находится документ в 1С:ЗУП
Основной путь: раздел «Зарплата» → группа ссылок «См. также» → «Справки о заработке для расчёта пособий». Откроется журнал входящих справок, где кнопкой «Создать» добавляется новый документ.
В некоторых настройках интерфейса журнал доступен также через раздел «Отчетность, справки». Если ссылки нет на панели навигации, проверьте настройки видимости разделов (кнопка с шестерёнкой или «Настройка навигации») — возможно, журнал просто скрыт.
Третий вариант — ввести справку из карточки сотрудника: справочник «Сотрудники» → нужный сотрудник → ссылка «Оформить документ» → «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)». В этом случае поле «Сотрудник» заполнится автоматически.
- 1Откройте «Зарплата» → «См. также» → «Справки о заработке для расчёта пособий»
- 2Нажмите «Создать» и выберите сотрудника
- 3Заполните данные о страхователе (прежнем работодателе): наименование, ИНН, КПП
- 4Внесите суммы заработка по годам в табличную часть
- 5Если есть периоды исключения (больничные, декрет), заполните соответствующую вкладку
- 6Проведите документ и проверьте расчёт на тестовом больничном
Как заполнить документ правильно
В шапке документа указывается сотрудник и организация-страхователь, выдавшая справку. Наименование прежнего работодателя, его ИНН и КПП влияют на печатные формы и сверки, поэтому переносите их с бумажной справки без сокращений.
Основная часть — таблица с заработком по годам. Для каждого года укажите сумму выплат, облагаемых взносами на обязательное социальное страхование. Важно: учитывается сумма не выше предельной базы по взносам соответствующего года — программа сама ограничит заработок при расчёте, но вносить нужно фактическую сумму из справки.
Дни болезни, ухода за ребёнком и другие исключения
Если в справке указаны периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам или по уходу за ребёнком, их обязательно внесите на вкладке исключаемых периодов. Эти дни вычитаются из 730 (731) дней расчётного периода при расчёте декретных и пособий по уходу. Пропуск этих данных приведёт к занижению пособия.
Как программа использует данные справки
После проведения документа суммы заработка сохраняются в регистрах сведений и автоматически подтягиваются при расчёте документов «Больничный лист», «Отпуск по беременности и родам» и «Отпуск по уходу за ребёнком». В форме расчёта среднего заработка данные справки отображаются отдельной строкой с указанием страхователя.
Проверить, что справка учтена, можно прямо в больничном: откройте расчёт среднего заработка (кнопка с зелёным плюсом или ссылка «Изменить» рядом с суммой среднего) — там видны все источники данных по годам.
Если справка введена после того, как больничный уже рассчитан, пересчёт не произойдёт автоматически. Нужно открыть документ начисления и заново выполнить расчёт либо воспользоваться механизмом «Доначислить».
Как проверить результат
Документ проведён, суммы по годам совпадают с бумажным оригиналом
Документ не проведён или суммы расходятся со справкой
В таблице заработка есть строка с прежним страхователем
Учтены только начисления текущей организации
Дни больничных и декрета у прежнего работодателя вычтены из расчётного периода
Расчётный период содержит все 730 дней, хотя исключения были
Альтернативные способы: ввод из больничного и загрузка из СФР
Если справку принесли уже в момент расчёта больничного, её можно ввести, не покидая документ: в «Больничном листе» откройте форму расчёта среднего заработка и нажмите «Добавить справку с пред. места работы». Программа создаст тот же самый документ, просто через другой интерфейс.
В актуальных релизах ЗУП данные о заработке можно получить напрямую из СФР по электронному обмену — при наличии настроенного обмена с фондом сведения подгружаются без ручного ввода. Это снижает риск арифметических ошибок при переносе сумм с бумаги.
Способы ввода данных о заработке
Подходит для планового ввода при приёме сотрудника; полный контроль над реквизитами страхователя
Быстрый ввод в момент расчёта пособия; результат виден сразу в форме среднего заработка
Исключает ошибки переноса; требует настроенного обмена и не всегда доступна для старых периодов
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — ввод заработка общей суммой без разбивки по годам или с перепутанными годами. Расчётный период пособия строго привязан к календарным годам, поэтому ошибка в годе искажает средний заработок.
Вторая ошибка — игнорирование исключаемых периодов. Бухгалтер вносит только суммы, а дни нетрудоспособности у прежнего работодателя остаются неучтёнными, и сотрудник теряет часть пособия по беременности и родам.
Третья группа ошибок связана с датами: документ должен быть проведён до расчёта пособия. Если справка введена позже, готовый больничный нужно пересчитать вручную.
Если справки нет: что делать
Бывает, что сотрудник не может предоставить справку: прежний работодатель ликвидирован или находится в другом регионе. В этом случае пособие рассчитывается из имеющихся данных (не ниже расчёта из МРОТ), а работодатель вправе направить запрос в СФР о сумме заработка.
После получения сведений из фонда пособие пересчитывается за весь прошедший период, но не более чем за три года. В ЗУП для этого используется механизм доначисления по ранее рассчитанным документам.
FAQ
Можно ли ввести справку задним числом?
Да, дата документа не влияет на расчёт — важны годы заработка в табличной части. Но если пособия уже рассчитаны, после ввода справки их нужно пересчитать и доначислить разницу.
В какой раздел ЗУП заходить, если ссылки на справки нет?
Откройте настройки навигации раздела «Зарплата» и добавьте «Справки о заработке для расчёта пособий» на панель. Либо введите документ из карточки сотрудника через «Оформить документ».
Нужно ли вводить справку, если сотрудник работает у нас давно?
Нет. Если оба года расчётного периода сотрудник отработал в вашей организации, заработок уже есть в базе, и внешняя справка ничего не добавит.
Что делать, если сумма в справке превышает предельную базу?
Вносите сумму как указано в справке. Программа при расчёте сама ограничит заработок предельной величиной базы по взносам соответствующего года.
Учитывается ли справка при расчёте отпускных?
Нет. Средний заработок для отпускных и командировок считается только по начислениям в текущей организации. Справка используется исключительно для пособий по нетрудоспособности, беременности и уходу за ребёнком.
Что важно запомнить
Справка вводится документом «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» из раздела «Зарплата», карточки сотрудника или больничного листа. Заполняйте суммы по годам и не забывайте исключаемые периоды. После ввода проверьте расчёт среднего заработка в тестовом больничном.