Другое · 9 мин
Где в 1С:ЗУП ввести справку с предыдущего места работы
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП ввести справку о заработке 182н с предыдущего места работы, как она влияет на расчёт больничных и пособий, типичные ошибки.
Справка о заработке с предыдущего места работы (форма 182н) нужна бухгалтеру или расчётчику для правильного исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребёнком. Если сотрудник в расчётный период работал у другого работодателя, данные о его доходах в текущей базе 1С:ЗУП отсутствуют, и программа без справки рассчитает пособие только из текущего заработка или из МРОТ. Поэтому ввод справки — стандартная операция при приёме нового сотрудника или при наступлении страхового случая.
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» для этого предусмотрен отдельный документ «Справка с предыдущего места работы». Он доступен из нескольких точек интерфейса: из раздела «Зарплата», из карточки сотрудника и непосредственно из документа «Больничный лист». Ниже разобраны все способы ввода, проверка того, что данные учлись в расчёте, и типичные ошибки.
Когда справку вводить обязательно, а когда она не нужна
Справка 182н выдаётся работодателем при увольнении и содержит суммы выплат, на которые начислялись страховые взносы, за два календарных года, предшествующих году увольнения, и за текущий год, а также число календарных дней, приходящихся на периоды, исключаемые из расчёта (болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком). Эти сведения влияют только на расчёт пособий, финансируемых СФР.
Вводить справку в 1С:ЗУП нужно, если сотрудник принят недавно и в расчётном периоде для пособия (два предшествующих календарных года) получал доход у других работодателей. Если сотрудник работает в организации давно и весь расчётный период отработал у вас, справка не потребуется — программа возьмёт данные из учёта. Также справка не нужна, если расчёт явно выгоднее производить из МРОТ, но на практике безопаснее внести фактические данные и позволить программе сравнить варианты.
Основной способ: ввод через раздел «Зарплата»
Классический путь к документу выглядит так: раздел «Зарплата» → группа ссылок «См. также» → «Справки с предыдущих мест работы». Откроется журнал документов, где кнопкой «Создать» добавляется новая справка. Если журнал пустой — это нормально, документы появляются в нём по мере ввода.
В форме документа укажите организацию, сотрудника и бывшего работодателя. Поле «Страхователь» заполняется из справочника контрагентов: если бывшего работодателя в базе нет, создайте его прямо из поля ввода, указав наименование и ИНН. Далее в табличной части по строкам внесите данные за каждый календарный год: сумму заработка и количество календарных дней, приходящихся на исключаемые периоды (болезни, декрет, уход за ребёнком). Суммы и дни берутся строго из бумажной справки, переносить «примерно» нельзя.
После заполнения проведите документ. Проведённая справка сохраняется в регистрах расчёта среднего заработка и будет автоматически подхватываться при расчёте больничных и пособий по этому сотруднику.
- 1Откройте «Зарплата» → «См. также» → «Справки с предыдущих мест работы»
- 2Нажмите «Создать» и заполните организацию и сотрудника
- 3Укажите бывшего работодателя (страхователя), при необходимости создайте его в справочнике
- 4Построчно внесите год, сумму заработка и дни исключаемых периодов по данным бумажной справки
- 5Проведите документ и проверьте расчёт в тестовом больничном
Альтернативные точки входа: карточка сотрудника и больничный лист
Ввод из карточки сотрудника
Откройте справочник «Сотрудники» (раздел «Кадры» → «Сотрудники»), найдите нужного человека и перейдите по ссылке «Оформить документ» или через меню документов по сотруднику — в списке доступных документов есть «Справка с предыдущего места работы». Состав поля «Сотрудник» будет заполнен автоматически, остальное заполняется так же, как при вводе из раздела «Зарплата».
Ввод прямо из больничного листа
Самый практичный вариант при наступившем страховом случае: откройте документ «Больничный лист» по сотруднику и на закладке «Оплата» (или в поле расчёта среднего заработка) нажмите кнопку изменения данных расчёта — зелёный карандаш рядом с суммой среднего заработка. В открывшейся форме «Ввод данных для расчёта среднего заработка» установите флаг «Учитывать заработок предыдущих страхователей» и заполните таблицу по годам. Программа создаст документ справки автоматически на основании введённых данных.
Сравнение способов ввода
Подходит для планового ввода при приёме сотрудника, до наступления страхового случая. Даёт журнал со всеми справками для контроля.
Удобно, когда работа идёт по конкретному человеку; сотрудник подставляется автоматически, меньше риск ошибиться в выборе.
Оптимально при уже наступившем страховом случае: данные сразу попадают в расчёт, справка создаётся автоматически.
Как проверить, что справка учлась в расчёте
После ввода справки создайте или откройте больничный лист по этому сотруднику и посмотрите сумму среднего заработка. Если до ввода справки расчёт шёл из МРОТ, а после — средний заработок вырос и учёл выплаты прошлых лет, данные подтянулись корректно. В форме расчёта среднего заработка суммы по предыдущим страхователям должны отображаться отдельными строками.
Для детальной проверки сформируйте печатную форму «Расчёт среднего заработка» из больничного листа: в ней видно, какие суммы и за какие годы вошли в расчёт, и сколько исключаемых дней учтено. Если сумма из справки там отсутствует, проверьте, проведён ли документ справки и к той ли организации и сотруднику он привязан.
Как проверить результат
Учитывает выплаты по справке, сумма выросла по сравнению с расчётом из МРОТ
Расчёт по-прежнему из МРОТ, суммы справки не видны
Суммы предыдущих страхователей показаны по годам с исключаемыми днями
Строки по предыдущим страхователям отсутствуют
Проведён, верные сотрудник, организация и годы
Документ в черновике или привязан к другому сотруднику
Типичные ошибки и ограничения
Частая ошибка — ввод суммы заработка без учёта предельной базы по взносам. Программа сама ограничит сумму предельной величиной базы за соответствующий год, поэтому не пугайтесь, если итог в расчёте ниже введённого: это корректное поведение. Другая ошибка — не указать исключаемые дни (периоды болезни и декретных у бывшего работодателя). Без них среднедневной заработок занижается, и сотрудник недополучает пособие.
Ещё одна проблема — дублирование: справку ввели и через раздел «Зарплата», и из больничного, в результате данные задваиваются или конфликтуют. Перед повторным вводом проверьте журнал справок. Также помните, что справка влияет только на пособия за счёт СФР; на расчёт отпускных и командировочных она не действует — там средний заработок считается из фактических начислений в текущей организации за последние 12 месяцев.
Что делать, если справки нет или данные изменились
Если сотрудник справку не предоставил, пособие рассчитывается из имеющихся данных и МРОТ. Впоследствии работник вправе принести справку или подать заявление о запросе сведений через СФР — тогда в 1С:ЗУП вводится справка (или загружаются сведения), а пособие пересчитывается документом «Перерасчёт страховых пособий» или корректировкой больничного листа. Перерасчёт возможен за период, не превышающий установленный законом срок обращения.
Если справка заменяется новой (например, прежний работодатель выдал исправленный документ), не редактируйте старый документ задним числом, если по нему уже были расчёты: корректнее ввести новую справку и выполнить перерасчёт пособий, чтобы в учёте осталась прозрачная история изменений.
Частые вопросы
Где именно в меню 1С:ЗУП находится журнал справок?
Раздел «Зарплата», группа ссылок «См. также» внизу панели навигации, пункт «Справки с предыдущих мест работы». Если пункта не видно, проверьте права пользователя и настройки видимости разделов.
Можно ли ввести справку после того, как больничный уже рассчитан и выплачен?
Да. Введите справку, затем выполните перерасчёт пособия через документ перерасчёта или корректировку больничного листа. Работник вправе обратиться за перерасчётом в пределах установленного законом срока.
Что делать, если бывшего работодателя нет в справочнике?
Создайте его прямо из поля «Страхователь» в документе справки: укажите наименование и ИНН. Этого достаточно для расчёта, договоры и расчётные счета не требуются.
Почему программа уменьшила сумму из справки?
Заработок для пособий ограничивается предельной величиной базы по страховым взносам за соответствующий год. Если сумма в справке выше лимита, программа корректно берёт в расчёт только предельную величину.
Нужно ли вводить справку для расчёта отпускных?
Нет. Средний заработок для отпускных считается из фактических начислений у текущего работодателя за 12 календарных месяцев, данные справки 182н в этом расчёте не участвуют.
Что важно запомнить
Справка 182н вводится документом «Справка с предыдущего места работы» из раздела «Зарплата», карточки сотрудника или прямо из больничного листа. Обязательно укажите исключаемые дни, проведите документ и проверьте расчёт среднего заработка в больничном. Справка влияет только на пособия за счёт СФР.