Ввод справки о заработке с предыдущего места работы в 1С:ЗУП для больничного

Когда сотрудник приносит больничный лист, а расчётный период (два предшествующих календарных года) он отработал у другого работодателя, программе 1С:ЗУП нужны данные о его заработке с прежнего места работы. Без этих сведений пособие будет рассчитано только из заработка в вашей организации, что занизит сумму выплаты, а при полном отсутствии данных — из МРОТ.

Источником таких данных служит справка о сумме заработка, которую прежний работодатель выдаёт при увольнении (ранее — форма 182н, сейчас справка, утверждённая приказом Минтруда). В 1С:ЗУП 3.1 для ввода этих сведений существует отдельный документ, и важно ввести его до расчёта больничного, чтобы средний заработок сформировался корректно.

Ниже разобрано, где именно находится нужный документ, как его заполнить, как проверить, что данные попали в расчёт, и что делать, если справка появилась уже после оплаты больничного.

Где в программе находится документ для ввода справки

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 справка о заработке с прежнего места работы регистрируется документом «Справка для расчёта пособий (входящая)». Основной путь к нему: раздел «Зарплата» → группа ссылок «См. также» → «Справки для расчёта пособий». В открывшемся журнале нажмите «Создать».

Альтернативный путь — через кадровые документы: раздел «Кадры» → «Все кадровые документы», кнопка «Создать» → «Справка для расчёта пособий (входящая)». Ещё один вариант — карточка самого сотрудника: раздел «Кадры» → «Сотрудники», откройте нужного сотрудника и по ссылке «Оформить документ» выберите соответствующий документ. Тогда поле сотрудника заполнится автоматически.

Если документ не виден в меню, проверьте, что у пользователя есть права на кадрово-расчётные документы, а в настройках функциональности не отключён учёт пособий по нетрудоспособности.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Справки для расчёта пособий» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию и сотрудника, принёсшего справку
3. 3
   Заполните реквизиты справки: номер, дату, страхователя (прежнего работодателя)
4. 4
   В табличной части введите заработок по годам расчётного периода
5. 5
   Проведите документ и зарегистрируйте больничный лист
6. 6
   Проверьте средний заработок в документе «Больничный лист»

Как заполнить документ «Справка для расчёта пособий»

В шапке документа укажите организацию (вашу) и сотрудника. Затем заполните реквизиты бумажной справки: её номер и дату выдачи. Эти данные важны для хранения и возможных проверок — документ в базе должен соответствовать бумажному оригиналу.

В поле «Страхователь» укажите прежнего работодателя. Если его ещё нет в справочнике, создайте новый элемент прямо из поля ввода: достаточно наименования, ИНН и КПП (для организации) или ИНН (для ИП). Точные реквизиты возьмите из самой справки.

Главная часть — таблица с суммами заработка по годам. Для каждого года расчётного периода введите сумму заработка, на которую начислялись взносы на ВНиМ, именно в том виде, в каком она указана в справке. Если в каком-то году сотрудник был в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, справка содержит сведения о периодах исключения — их тоже нужно перенести в документ.

Как справка попадает в расчёт больничного

После проведения справки её данные хранятся в учёте и автоматически подтягиваются при расчёте пособий. Когда вы создаёте документ «Больничный лист» (раздел «Зарплата» → «Больничные листы»), программа собирает средний заработок из двух источников: начисления в вашей организации за расчётный период и данные входящих справок.

Проверить состав расчёта можно в самом больничном: на вкладке «Оплата» нажмите кнопку с зелёным карандашом рядом с полем «Средний заработок». Откроется форма детализации, где видны суммы по годам, в том числе строки, полученные из справки с предыдущего места работы. Там же видно применение предельной величины базы и, при необходимости, сравнение с расчётом из МРОТ.

Если справка введена после того, как больничный уже рассчитан, откройте больничный лист и пересчитайте его (кнопка «Обновить» в форме расчёта среднего заработка или повторное проведение документа). Если пособие уже выплачено, потребуется перерасчёт с доплатой разницы сотруднику.

Контрольные точки

Как проверить результат

Средний заработок в больничном

Норма

Сумма по годам включает заработок из справки и начисления в вашей организации

Тревожный признак

В расчёте только данные вашей организации или только МРОТ

Документ справки

Норма

Проведён, заполнены годы и суммы, указан страхователь

Тревожный признак

Документ в черновике, не проведён или без сумм

Периоды исключения

Норма

Дни больничных и декрета у прежнего работодателя перенесены из справки

Тревожный признак

Количество календарных дней в расчёте завышено

Если сотрудник работал у нескольких работодателей

Когда в расчётном периоде сотрудник трудился у нескольких страхователей, справок может быть несколько — по одной от каждого прежнего работодателя. В 1С:ЗУП каждая справка вводится отдельным документом со своим страхователем и своими суммами по годам.

Программа суммирует заработок по всем введённым справкам и начислениям в текущей организации, применяя предельную базу к итоговой сумме за каждый год. Здесь кроется типичная ловушка: если сотрудник предъявил справки от двух работодателей за один и тот же год, суммарный заработок может превысить лимит — программа корректно обрежет его, и это нормальная ситуация, а не ошибка.

Отдельный случай — совместительство. Если сотрудник продолжает работать у другого работодателя и оформляет пособие по каждому месту работы, для расчёта у вас используется только заработок, полученный в вашей организации и по справкам от работодателей, у которых он уже не работает. Заработок у действующего второго работодателя в ваш расчёт не включается.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудник принёс справку до расчёта больничногоВведите «Справку для расчёта пособий», затем регистрируйте больничный лист

Больничный рассчитан, справка появилась позжеВведите справку, откройте больничный и пересчитайте средний заработок, доплатите разницу

Справок несколько от разных работодателейСоздайте отдельный документ на каждую справку со своим страхователем

Справки нет и сотрудник её не предоставитРассчитайте пособие из имеющихся данных (или из МРОТ); при появлении справки сделайте перерасчёт

Типичные ошибки при вводе справки

Самая частая ошибка — ввод данных справки непосредственно в больничный лист попыткой «подправить» средний заработок вручную. Ручная правка ломает связь с учётными данными: при следующем пересчёте сумма слетит, а в отчётности для СФР возникнут расхождения. Заработок с прежнего места работы должен попадать в базу только через документ «Справка для расчёта пособий».

Вторая распространённая ошибка — неверный выбор лет в табличной части. Суммы нужно относить строго к тем календарным годам, которые указаны в справке, даже если больничный наступил позже. Программа сама определит расчётный период по дате начала нетрудоспособности и подберёт нужные годы.

Третья ошибка — игнорирование периодов исключения (дни болезни, декрета у прежнего работодателя). Если их не перенести, знаменатель расчёта среднего дневного заработка будет завышен, а пособие — занижено. Сотрудник вправе требовать корректного расчёта, поэтому сверяйте раздел справки о периодах нетрудоспособности.

Особые ситуации и ограничения

Если сотрудник не может получить справку (прежний работодатель ликвидирован), по его заявлению вы вправе запросить сведения о заработке через СФР. В программе для этого предусмотрен обмен с фондом: сформируйте запрос в разделе обмена электронными документами с СФР, полученные данные затем используйте при расчёте.

Учтите, что справка влияет только на пособия, рассчитываемые из среднего заработка за два года: больничные, пособия по беременности и родам, по уходу за ребёнком. На отпускные и командировочные она не действует — там расчётный период иной, и заработок у прежнего работодателя не учитывается вовсе.

Также помните о праве сотрудника на замену лет расчётного периода, если в них он был в декрете. Замена оформляется по заявлению сотрудника и отражается в настройках расчёта среднего в больничном листе — справка при этом должна покрывать те годы, на которые производится замена.

Частые вопросы

Можно ли ввести справку прямо из больничного листа?

Да. В форме расчёта среднего заработка (кнопка с карандашом рядом с полем «Средний заработок» на вкладке «Оплата») есть возможность добавить справку с предыдущего места работы. Созданный таким образом документ сохранится в общем журнале справок и будет доступен для других расчётов этого сотрудника.

Что делать, если сотрудник принёс справку после того, как пособие выплачено?

Введите справку документом, откройте больничный лист и пересчитайте средний заработок. Разницу доплатите сотруднику ближайшей выплатой. Срок перерасчёта законодательно ограничен тремя годами с момента предоставления справки.

Нужно ли вводить справку, если сотрудник работает у нас давно?

Нет. Если оба года расчётного периода сотрудник отработал в вашей организации, весь заработок уже есть в учёте, и справка с предыдущего места работы для расчёта не требуется.

Почему сумма из справки в расчёте меньше, чем в бумажном документе?

Программа ограничивает заработок предельной величиной базы для начисления взносов на ВНиМ соответствующего года. Это нормальное поведение: для расчёта пособий берётся не вся сумма, а только та, что не превышает лимит.

Как учесть справку, если прежний работодатель — иностранная компания?

Заработок у иностранного работодателя, на который не начислялись российские взносы на ВНиМ, в расчёт пособия не включается. Такая справка не вводится; расчёт ведётся из доступных данных, при их отсутствии — из МРОТ.