Где в 1С ЗУП ввести банковские реквизиты работников

В 1С:Зарплата и управление персоналом банковские реквизиты работника хранятся не в одном месте, а распределены между карточкой физического лица, карточкой сотрудника и настройками зарплатного проекта. Из-за этого у пользователей часто возникает вопрос: куда именно вносить номер счёта, чтобы деньги ушли по правильным реквизитам и попали в ведомость на выплату.

Логика программы такова: сначала организация подключается к зарплатному проекту банка, затем каждому сотруднику присваивается лицевой счёт в этом проекте, и только после этого ведомости на выплату начинают заполняться автоматически. Если реквизит введён не на том уровне, программа либо не подставит сотрудника в ведомость, либо сформирует файл выгрузки с ошибками.

Ниже разобраны все рабочие места ввода реквизитов: типовой сценарий через лицевые счета зарплатного проекта, ввод через карточку физического лица, массовая загрузка из файла банка, а также проверка результата и типичные ошибки.

Как устроено хранение банковских реквизитов в ЗУП

В конфигурации существует три уровня, на которых фигурируют банковские данные работника. Первый — справочник «Физические лица», где хранятся произвольные банковские счета человека (вкладка «Банковские счета» в карточке физлица). Эти данные справочные и сами по себе на выплату зарплаты не влияют.

Второй уровень — регистр сведений «Лицевые счета сотрудников по зарплатным проектам». Именно отсюда программа берёт номер лицевого счёта при формировании ведомости в банк по зарплатному проекту. Записи в этом регистре привязаны к конкретному зарплатному проекту и имеют дату начала действия, что позволяет хранить историю смены счетов.

Третий уровень — сам зарплатный проект (справочник «Зарплатные проекты»), где указываются банк, номер договора и параметры обмена. Без созданного зарплатного проекта ввести лицевые счета сотрудников штатными средствами не получится.

Подготовка: создание зарплатного проекта

Прежде чем вводить реквизиты сотрудников, убедитесь, что в программе заведён зарплатный проект. Откройте раздел «Зарплата» → «Зарплатные проекты» и создайте новый элемент либо проверьте существующий. В карточке указываются банк (выбирается из справочника банков с корректным БИК), номер и дата договора с банком, а также настройки обмена — формат файла выгрузки, если используется обмен через файл.

Если обмен с банком настроен напрямую (через сервис 1С:ДиректБанк или специализированные обмены), часть настроек подтягивается автоматически. При файловом обмене важно выбрать правильный формат — его обычно предоставляет банк вместе с договором на зарплатный проект.

Проверьте также, что в учётной политике организации (раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» или карточка организации) указан используемый по умолчанию зарплатный проект. Это упростит автоматическое заполнение ведомостей.

Ввод лицевых счетов через заявку на открытие

Типовой и рекомендуемый способ — документ «Заявка на открытие лицевых счетов» (раздел «Зарплата» → «Зарплатные проекты» → «Заявки на открытие лицевых счетов»). Этот документ используется, когда сотрудники ещё не имеют счетов в банке и организация подаёт в банк список на открытие карт.

Порядок работы: создайте документ, выберите зарплатный проект и добавьте сотрудников в табличную часть. Программа подтянет персональные данные из карточек физических лиц. После проведения заявки формируется файл для банка (или данные уходят по прямому обмену). Когда банк открывает счета и возвращает ответ с номерами, эти номера загружаются в программу — и регистр лицевых счетов заполняется автоматически.

Если банк прислал ответ в файле, используйте обработку загрузки подтверждений (команда обычно доступна из списка заявок или из карточки зарплатного проекта). После загрузки проверьте, что у всех сотрудников появились записи о лицевых счетах с датой открытия.

1. 1
   Создайте или проверьте зарплатный проект: Зарплата → Зарплатные проекты
2. 2
   Оформите документ «Заявка на открытие лицевых счетов» и заполните список сотрудников
3. 3
   Выгрузите файл в банк или отправьте данные по прямому обмену
4. 4
   Загрузите подтверждение банка с номерами лицевых счетов
5. 5
   Проверьте записи в регистре «Лицевые счета сотрудников по зарплатным проектам»
6. 6
   Сформируйте тестовую ведомость в банк и убедитесь, что сотрудники попали в неё со счетами

Ручной ввод лицевого счёта сотрудника

Если сотрудник уже имеет карту банка зарплатного проекта (например, открыл её самостоятельно) и принёс номер счёта, заявка не нужна — счёт вводится вручную. Откройте карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и перейдите по ссылке «Лицевые счета» в разделе оплаты труда, либо откройте регистр напрямую: «Зарплата» → «Зарплатные проекты» → команда перехода к лицевым счетам.

В форме записи укажите сотрудника, зарплатный проект, номер лицевого счёта и дату, с которой счёт действует. Дата важна: ведомость подставит тот счёт, который действует на дату выплаты. Если сотрудник сменил карту, не редактируйте старую запись — создайте новую с более поздней датой, чтобы сохранилась история и корректно обработались уже проведённые выплаты.

В некоторых релизах ввод доступен также из документа «Ведомость в банк»: при подборе сотрудника без лицевого счёта программа предложит ввести его. Это удобно для разовых правок, но массовый ввод лучше выполнять через специализированные формы.

Номер лицевого счёта в зарплатных проектах большинства банков — это 20-значный номер счёта, а не 16-значный номер на пластике карты. Если сотрудник принёс номер с карты, уточните в банке полный номер счёта — в личном кабинете банка он обычно отображается в реквизитах.

Ввод банковского счёта вне зарплатного проекта

Не все выплаты проходят через зарплатный проект: сотрудник может попросить перечислять зарплату на счёт в другом банке. Для этого откройте карточку физического лица (Кадры → Физические лица, либо переход из карточки сотрудника) и перейдите на вкладку «Банковские счета». Добавьте новый счёт: выберите банк из справочника, укажите номер счёта и назначение.

Чтобы программа использовала этот счёт при выплате, в ведомости нужно выбрать соответствующий способ выплаты — «В банк (на счета сотрудников)» или аналогичный, в зависимости от релиза. В табличной части ведомости для конкретного сотрудника можно изменить счёт вручную, если их несколько.

Учтите ограничение: выплата на произвольный счёт обычно оформляется отдельной ведомостью и отдельным платёжным поручением либо реестром, а не файлом зарплатного проекта. Часть банковских комиссий и порядок перечисления в этом случае отличаются — уточняйте условия в своём банке.

Способы ввода реквизитов

Заявка на открытие лицевых счетов

Подходит для массового открытия карт новым сотрудникам. Требует обмена с банком: файлом или напрямую.

Ручной ввод лицевого счёта

Подходит, когда карта уже открыта и сотрудник принёс номер счёта. Быстро, но при массовом вводе высок риск опечаток.

Банковский счёт в карточке физлица

Для выплат вне зарплатного проекта — на счёт в стороннем банке. Требует отдельной ведомости и не участвует в файле зарплатного проекта.

Массовая загрузка реквизитов из файла банка

Когда сотрудников много, ручной ввод неудобен и чреват ошибками. Банки по зарплатному проекту обычно возвращают файл с результатами открытия счетов — его можно загрузить штатной обработкой. Точный формат зависит от банка и настроек обмена в карточке зарплатного проекта.

Общая последовательность: получите от банка файл подтверждения, откройте обработку загрузки (из списка заявок или из зарплатного проекта), укажите файл и выполните сопоставление сотрудников. Программа сопоставляет записи по ФИО и персональным данным; несопоставленные строки нужно разобрать вручную — чаще всего проблема в расхождении написания ФИО или в дубликатах физических лиц.

После загрузки обязательно сверьте количество загруженных счетов с количеством сотрудников в заявке и проверьте несколько записей выборочно, сличив номера с ответом банка.

Проверка результата и типичные ошибки

Главная проверка — тестовая ведомость. Создайте «Ведомость в банк» за любой период, нажмите «Заполнить» и убедитесь: сотрудник попал в табличную часть, в колонке лицевого счёта стоит корректный номер, сумма соответствует начислениям. Затем сформируйте файл выгрузки и откройте его — номер счёта должен присутствовать в структуре файла.

Если сотрудник не попадает в ведомость, проверьте по цепочке: есть ли у него запись в регистре лицевых счетов; совпадает ли зарплатный проект в записи с проектом ведомости; действует ли счёт на дату выплаты; не указан ли у сотрудника другой способ выплаты (например, «через кассу»).

Контрольные точки

Как проверить результат

Запись о лицевом счёте

Норма

Есть запись с нужным зарплатным проектом и датой не позже даты выплаты

Тревожный признак

Записи нет, проект другой или дата позже даты выплаты

Ведомость в банк

Норма

Сотрудник заполняется автоматически, счёт подставлен

Тревожный признак

Сотрудник не попадает в ведомость или счёт пустой

Файл выгрузки

Норма

Файл формируется без ошибок, банк принимает реестр

Тревожный признак

Ошибки формата, банк отклоняет файл или отдельные записи

Частые вопросы

Сотрудник сменил карту банка зарплатного проекта. Что делать в ЗУП?

Создайте новую запись в регистре «Лицевые счета сотрудников по зарплатным проектам» с новым номером счёта и датой, с которой он действует. Старую запись не удаляйте и не исправляйте — ведомости за прошлые периоды должны ссылаться на прежний счёт.

Почему сотрудник не попадает в ведомость в банк, хотя счёт введён?

Чаще всего причины три: запись о счёте относится к другому зарплатному проекту, дата начала действия счёта позже даты выплаты, либо счёт введён в карточке физического лица, а не в регистре лицевых счетов. Проверьте все три пункта последовательно.

Можно ли перечислять зарплату на карту другого банка, не входящего в зарплатный проект?

Да, при наличии заявления сотрудника. Счёт вводится в карточке физического лица на вкладке «Банковские счета», а выплата оформляется отдельной ведомостью с соответствующим способом выплаты. В файл зарплатного проекта такие выплаты не включаются.

Как ввести реквизиты сразу для большого списка сотрудников?

Используйте документ «Заявка на открытие лицевых счетов» и последующую загрузку подтверждения из файла банка. Если счета уже открыты, запросите у банка реестр лицевых счетов и загрузите его штатной обработкой обмена, а не вносите вручную.

Нужно ли вводить реквизиты заново при переводе сотрудника в другое подразделение?

Нет. Лицевой счёт привязан к сотруднику и зарплатному проекту, а не к подразделению. Кадровые переводы на записи о счетах не влияют. Новый ввод потребуется только при смене зарплатного проекта организации или смене счёта самим сотрудником.

Где посмотреть все введённые лицевые счета списком?

Откройте раздел «Зарплата» → «Зарплатные проекты» и перейдите к регистру «Лицевые счета сотрудников по зарплатным проектам» (доступен также через «Ещё» или навигацию по регистрам сведений). Там можно отфильтровать записи по проекту, сотруднику и проверить даты действия.