Где в 1С ЗУП внести справку с предыдущего места работы для расчёта больничного

При расчёте пособия по временной нетрудоспособности учитывается заработок сотрудника за два предшествующих календарных года, включая доходы у других работодателей. Если сотрудник ранее работал в другой организации, он приносит справку о сумме заработка (форма по приказу Минтруда № 182н), и эти данные нужно отразить в 1С:ЗУП, иначе программа рассчитает пособие заниженным.

В 1С:ЗУП 3.1 для этого предусмотрено специальное место в карточке сотрудника — сведения о заработке для расчёта пособий. Данные вводятся один раз и автоматически подтягиваются во все последующие больничные листы, отпуска по беременности и родам и пособия по уходу за ребёнком. Ниже разберём пошагово, куда именно вносить справку, как проверить, что данные учтены, и какие ошибки встречаются чаще всего.

Когда нужно вносить справку о заработке

Справка о заработке требуется, если в двух расчётных годах, предшествующих году страхового случая, сотрудник работал у других работодателей. Без этих данных программа посчитает пособие только исходя из заработка в вашей организации, а если заработка нет вовсе — исходя из МРОТ. Для сотрудника это почти всегда означает потерю денег.

Вносить справку следует до расчёта первого больничного или отпуска по беременности и родам. Если пособие уже рассчитано и выплачено, а справка появилась позже, сотрудник вправе обратиться за перерасчётом — тогда данные вносят, а больничный пересчитывают. Срок, в течение которого можно пересчитать пособие, ограничен тремя годами с момента обращения.

Если сотрудник работает в организации давно и оба расчётных года отработал у вас, справка не нужна — заработок уже есть в базе. Также справка не требуется, когда страховой стаж меньше шести месяцев и пособие в любом случае ограничено МРОТ, хотя на практике данные лучше внести при поступлении, чтобы не возвращаться к вопросу позже.

Куда именно вносить данные справки в 1С:ЗУП 3.1

Основной путь — через карточку сотрудника. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», найдите нужного человека и откройте его карточку. В шапке карточки есть блок ссылок, среди которых «Страхование». По этой ссылке открывается форма со сведениями о страховом стаже и заработке для пособий.

В форме «Страхование» нажмите кнопку «Ввести справку о заработке для расчета пособий» (в некоторых релизах — «Справки о заработке для расчета пособий»). Создастся документ «Справка о заработке для расчета пособий (входящая)», в котором заполняются реквизиты предыдущего работодателя и суммы по годам.

Альтернативный путь — через журнал документов: раздел «Зарплата» → «См. также» → «Справки о заработке для расчета пособий (входящие)». Здесь удобно смотреть все введённые справки по организации и проверять, не заведена ли справка ранее.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и найдите сотрудника
2. 2
   В карточке перейдите по ссылке «Страхование»
3. 3
   Нажмите «Ввести справку о заработке для расчета пособий»
4. 4
   Укажите страхователя (прежнего работодателя): наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер
5. 5
   Заполните таблицу: расчётный год, сумма заработка, количество исключаемых дней
6. 6
   Проведите документ и проверьте расчёт больничного

Как заполнить документ «Справка о заработке для расчета пособий»

В шапке документа укажите организацию (вашу), сотрудника и дату входящего документа с номером — эти реквизиты берутся с бумажной справки. Поле «Страхователь» — это прежний работодатель. Если он отсутствует в справочнике контрагентов, создайте нового: достаточно наименования, ИНН и регистрационного номера в СФР (ФСС), если они указаны в справке.

Табличная часть заполняется по годам: расчётный год, сумма заработка и количество дней, исключаемых из расчёта (периоды болезни, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребёнком). Суммы переносите с бумажной справки точно, до копеек. Программа сама сравнит заработок с предельной базой по взносам за соответствующий год и при расчёте ограничит его, если сумма превышена.

Если сотрудник принёс несколько справок от разных работодателей, каждая вносится отдельным документом. При расчёте пособия заработок по всем справкам суммируется, но общая сумма за год всё равно ограничивается предельной величиной базы.

Как проверить, что справка учтена в расчёте больничного

Создайте или откройте документ «Больничный лист» (раздел «Зарплата» → «Больничные листы»). На вкладке «Расчёт среднего заработка» или по кнопке с зелёным кружком рядом с полем среднего заработка откройте детализацию расчёта. В таблице заработка по годам должны появиться строки с источником «Справка о заработке» и суммами из введённого документа.

Если больничный был создан до ввода справки, откройте его и нажмите «Исправить» либо просто перепроведите документ — средний заработок пересчитается с учётом новых данных. При уже выплаченном пособии создаётся документ-исправление, разница доначисляется и включается в ближайшую выплату, а сведения для СФР формируются заново.

Контрольные точки

Как проверить результат

Средний заработок в больничном

Норма

Сумма увеличилась после ввода справки, в детализации есть строки «Справка о заработке»

Тревожный признак

Заработок не изменился — справка не проведена или годы не попадают в расчётный период

Годы в справке

Норма

Годы справки совпадают с двумя годами, предшествующими году больничного

Тревожный признак

Справка за другие годы — в расчёт она не попадёт

Предельная база

Норма

Заработок за год не превышает предельную величину базы по взносам

Тревожный признак

Сумма выше лимита — программа обрежет её автоматически, это норма, а не ошибка

Особые ситуации и ограничения

Справка в электронном виде и данные из СЭДО

Часть сведений о заработке может поступать из Социального фонда России через электронный документооборот (СЭДО). Если обмен настроен, проверьте входящие сообщения: возможно, данные по сотруднику уже есть и вводить бумажную справку не потребуется. Дублировать сведения не стоит — задвоение заработка приведёт к завышению пособия.

Сотрудник не может получить справку

Если прежний работодатель ликвидирован, сотрудник вправе написать заявление о запросе сведений в СФР. В ЗУП такой запрос формируется из раздела «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» либо через СЭДО. После получения ответа заработок загружается в программу. До получения сведений пособие рассчитывается из имеющихся данных, а затем пересчитывается.

Работа по совместительству

Для внешнего совместителя справка от основного работодателя вносится тем же документом в карточке сотрудника-совместителя. Учтите, что порядок назначения пособия совместителю зависит от того, где он работал в расчётных годах — программа лишь использует введённые суммы, а выбор сценария назначения остаётся за кадровиком.

Частые ошибки и как их исправить

Самая распространённая проблема — справка введена, но больничный её «не видит». Причины: документ не проведён, годы справки не попадают в расчётный период конкретного больничного, либо больничный создан раньше и не пересчитан. Проверяйте детализацию среднего заработка — она всегда показывает, какие суммы взяты в расчёт.

Вторая типичная ситуация — ошибка в сумме. Если справку ввели неверно, не редактируйте её «задним числом» после выплаты пособия без анализа последствий: исправьте документ, затем исправьте больничный и сформируйте корректирующие сведения для СФР. При переплате пособия взыскание с сотрудника законодательно ограничено, поэтому сверяйте суммы с бумажным оригиналом до расчёта.

FAQ

Можно ли внести справку прямо из больничного листа?

Да. В документе «Больничный лист» в форме детализации среднего заработка есть возможность добавить справку о заработке — создастся тот же документ, привязанный к сотруднику. Результат идентичен вводу через карточку сотрудника.

Справка внесена, но средний заработок не изменился. Что делать?

Проверьте три вещи: проведён ли документ справки, совпадают ли годы справки с расчётным периодом больничного и перепроведён ли сам больничный после ввода. Чаще всего помогает перепроведение больничного листа.

Нужно ли вносить справку, если стаж сотрудника меньше 6 месяцев?

Формально пособие будет ограничено МРОТ, и справка на расчёт не повлияет. Однако рекомендуется внести данные при поступлении — они пригодятся при последующих страховых случаях, когда стаж уже превысит полгода.

Сотрудник принёс справку через год после оплаты больничного. Пересчитывать ли?

Да, по заявлению сотрудника пособие пересчитывается за все прошедшее время, но не более чем за три года, предшествующих дню обращения. В ЗУП вносится справка, создаётся исправление больничного, разница доначисляется.

Куда вносятся исключаемые дни из справки?

В тот же документ «Справка о заработке для расчета пособий» — в колонку с количеством календарных дней болезни, декрета и отпуска по уходу за ребёнком. Эти дни уменьшают знаменатель при расчёте пособий по беременности и родам и по уходу за ребёнком.

Что делать, если прежний работодатель ликвидирован и справку получить нельзя?

Сотрудник пишет заявление о запросе сведений в СФР. Запрос можно сформировать из 1С через СЭДО или «1С-Отчетность». После получения ответа данные загружаются в программу, и пособие пересчитывается.