Где в 1С:ЗУП найти табель рабочего времени и как его сформировать

Табель учёта рабочего времени в 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1) — это не отдельный документ, который вводится вручную, а отчёт, который программа строит автоматически на основании кадровых документов, графиков работы и начислений. Поэтому главный вопрос — не «как заполнить», а «где он находится и откуда берутся данные».

В типовой конфигурации печатная форма табеля по форме Т-13 (или собственной форме организации) вызывается из раздела отчётов. Путь зависит от настроек интерфейса, но в стандартной поставке отчёт доступен всем пользователям с правами кадровика или расчётчика.

Ниже разобрано, где именно искать табель, как сформировать его за нужный период, что проверить перед печатью и что делать, если данные в отчёте не совпадают с реальностью.

Где находится табель в меню 1С:ЗУП

Основной путь к отчёту: раздел «Зарплата» → «Отчёты, справки» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». В некоторых настройках интерфейса тот же отчёт продублирован в разделе «Кадры» → «Отчёты, справки».

Если раздел «Зарплата» не виден на панели разделов, проверьте состав панелей: кнопка с тремя полосками слева от панели разделов → «Настройки навигации». Либо воспользуйтесь строкой поиска по функциям: нажмите на значок лупы (или сочетание клавиш вызова функций) и начните вводить «табель» — программа покажет подходящие отчёты.

В дополнение к форме Т-13 в ЗУП есть отчёт «Табель учёта рабочего времени (по форме 0504421)» для бюджетных учреждений и универсальный отчёт «Табель учёта рабочего времени» без жёсткой привязки к унифицированной форме. Выбор зависит от того, какая форма утверждена в учётной политике организации.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» на панели разделов
2. 2
   Перейдите в «Отчёты, справки»
3. 3
   Выберите «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»
4. 4
   Укажите период и организацию, нажмите «Сформировать»

Как сформировать табель за нужный период

После открытия отчёта задайте период — обычно календарный месяц, но допустима и первая/вторая половина месяца, если организация ведёт табель по полумесяцам. Укажите организацию; при необходимости добавьте отбор по подразделению или конкретному сотруднику через кнопку «Настройки».

Нажмите «Сформировать». Программа построит таблицу: строки — сотрудники, колонки — дни периода, в ячейках — буквенные коды видов времени (Я, В, ОТ, Б, К и т.д.) и количество часов. Внизу формы выводятся итоги отработанных дней и часов за первую и вторую половину месяца и за месяц в целом.

Для печати используйте стандартную кнопку печати табличного документа. Если табель нужно выгрузить, сохраните его через «Файл → Сохранить» в формате Excel или PDF — подписание и передача в архив тогда происходит уже вне программы.

Откуда табель берёт данные

Табель в ЗУП не заполняется вручную по дням — он собирается из нескольких источников. Основа — график работы сотрудника (справочник «Графики работы сотрудников» и документы «Индивидуальный график», «Табель» при необходимости). Плановое время по графику формирует явки и выходные.

Второй слой — документы отклонений: «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Прогул, отсутствие», «Отгул», «Работа сверхурочно» и другие. Они замещают или дополняют плановое время соответствующими кодами.

Третий источник — документы фактического учёта времени, если в организации ведётся детальный учёт: «Данные для расчёта зарплаты» с шаблонами табелей, документ «Табель» (вводится по подразделению за период). Если такие документы введены, они имеют приоритет над графиком при расчёте зарплаты и отражаются в отчёте.

Если табель пустой или данные неверны

Пустой табель по сотруднику чаще всего означает, что сотрудник не оформлен кадровым документом на выбранный период: приём на работу проведён позже, уволен раньше, либо приём вообще не проведён (документ создан, но остался в состоянии «не проведён»). Проверьте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения».

Если сотрудник есть, но вместо рабочих дней стоят прочерки или неверные коды — смотрите график: откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке на график работы и проверьте, что график заполнен на нужный год и назначен именно этому сотруднику (или его подразделению/позиции штатного расписания).

Неверные коды отсутствий означают, что документ-отклонение либо не проведён, либо не утверждён. В ЗУП многие документы отсутствий требуют утверждения (поле «Утверждено») — без этого они не участвуют в учёте времени. Также проверьте, не пересекаются ли два документа на один период: например, отпуск и больничный одновременно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник отображается в табеле

Норма

Строка есть, дни заполнены кодами

Тревожный признак

Строки нет — проверить приём на работу и его проведение

Коды по дням

Норма

Я в рабочие дни, В в выходные, ОТ/Б/К по документам

Тревожный признак

Пустые ячейки или прочерки в рабочие дни — не заполнен график

Итоги за месяц

Норма

Совпадают с графиком и документами отсутствий

Тревожный признак

Часы меньше нормы без причины — не проведён или не утверждён документ отсутствия

Настройка учёта времени: что влияет на табель

В разделе «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Учёт рабочего времени» (или через настройки расчёта зарплаты в зависимости от версии) включаются опции, влияющие на табель: учёт отгулов, сверхурочной работы, работы в выходные и праздники, специальных видов времени. Если какой-то вид времени отключён, соответствующие документы и коды в табеле не появятся.

Для подразделений с посменной или суммированной работой важно корректно настроить графики: циклы смен, ночные часы, учёт времени в часах. Ошибки в графике напрямую переносятся в табель и далее в расчёт зарплаты, поэтому график на новый год нужно заполнять заранее.

Отличия от 1С:Бухгалтерии и старых версий

В 1С:Бухгалтерии 8 табель как полноценный учётный инструмент отсутствует — там есть только простые отчёты, а учёт времени ведётся укрупнённо. Полноценный табельный учёт — функция именно ЗУП. Если в компании зарплату считают в Бухгалтерии, табель обычно ведут вне программы.

В ЗУП редакции 2.5 отчёт назывался аналогично, но логика учёта времени отличалась: там был отдельный документ «Табель учёта рабочего времени» как основной источник. При переходе с 2.5 на 3.1 привычка искать документ-табель часто сбивает пользователей — в 3.1 документ «Табель» существует, но является лишь одним из необязательных источников данных.

FAQ

Можно ли в ЗУП заполнить табель вручную по дням?

Да, для этого служит документ «Табель» (раздел «Зарплата» → «Табели») и загрузка через «Данные для расчёта зарплаты». Введённый вручную табель имеет приоритет над графиком при расчёте зарплаты за соответствующий период.

Почему в табеле у нового сотрудника пусто?

Проверьте, проведён ли документ «Приём на работу» и назначен ли сотруднику график работы. Также убедитесь, что график заполнен на текущий календарный год.

Как вывести табель только по одному подразделению?

В отчёте нажмите «Настройки», добавьте отбор по полю «Подразделение» с видом сравнения «Равно» (или «В иерархии» для вложенных подразделений) и сформируйте отчёт заново.

Отпуск проведён, но в табеле стоит «Я» вместо «ОТ» — что делать?

Откройте документ отпуска и проверьте отметку «Утверждено» и проведение документа. Также убедитесь, что не введён индивидуальный график или ручной табель, перекрывающий данные отпуска.

Чем отличается форма Т-13 от формы 0504421?

Т-13 — унифицированная форма для коммерческих организаций, 0504421 — форма для государственных (муниципальных) учреждений. В ЗУП доступны обе, выбор определяется тем, какая форма утверждена в вашей организации.

Нужно ли формировать табель до расчёта зарплаты?

Отдельно формировать не обязательно: зарплата считается по тем же данным учёта времени. Но сверка табеля до расчёта — хорошая практика: она позволяет поймать непроведённые отсутствия и ошибки графиков до того, как они попадут в начисления.