Где в 1С:ЗУП оформить совмещение должностей

Совмещение должностей в 1С:ЗУП оформляется отдельным кадровым документом — «Совмещение должностей». Он находится в разделе «Кадры» и одновременно решает две задачи: фиксирует приказ на дополнительную работу и назначает сотруднику доплату за совмещение, которая автоматически попадёт в расчёт зарплаты.

Важно не путать совмещение с внутренним совместительством: при совмещении сотрудник выполняет дополнительную работу в течение своего основного рабочего дня, отдельный трудовой договор не заключается и новая запись в программе как физическое лицо-работник не создаётся. Именно поэтому используется именно документ «Совмещение должностей», а не приём на работу.

Ниже разобрано, где находится нужный документ, какие настройки должны быть включены заранее, как заполнить документ, проверить начисление доплаты и какие ошибки встречаются чаще всего.

Где находится документ «Совмещение должностей»

Документ расположен в разделе «Кадры» → «Совмещения» (в некоторых интерфейсах раздел называется «Все кадровые документы» или «Приемы, переводы, увольнения» — тогда ищите «Совмещение должностей» в общем списке кадровых документов). Если пункт не виден, проверьте права пользователя и функциональность программы.

Чтобы документ был доступен, в настройках должна быть включена соответствующая опция: «Настройка» → «Расчет зарплаты» → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний», где включается учёт совмещения должностей и доплаты за него. После включения в справочнике начислений появляется типовое начисление «Доплата за совмещение должностей».

Чем совмещение отличается от совместительства в программе

Совмещение — это выполнение дополнительной работы по другой должности в основное рабочее время без оформления отдельного трудового договора. В ЗУП это один документ и одна доплата, никаких новых сотрудников в справочнике не появляется.

Внутреннее совместительство — это отдельный трудовой договор на работу в свободное от основной работы время. В программе оформляется через «Прием на работу» с видом занятости «Внутреннее совместительство», и у сотрудника появляется вторая строка в списке сотрудников. Ошибочный выбор механизма приводит к неверным начислениям, табелю и отчётности.

Сравнение вариантов

Совмещение должностей

Дополнительная работа в основное рабочее время. Оформляется документом «Совмещение должностей», начисляется доплата. Отдельный договор и табель не нужны.

Внутреннее совместительство

Работа в свободное от основной время по отдельному договору. Оформляется приёмом на работу, ведётся отдельный табель и расчёт.

Расширение зон обслуживания

Дополнительная работа по той же должности. В ЗУП обычно оформляется тем же документом совмещения либо разовой доплатой — зависит от настройки учёта.

Подготовительные настройки перед оформлением

Перед созданием документа убедитесь, что в программе включены нужные опции и созданы необходимые элементы справочников. Без этого документ либо не откроется, либо доплата не будет рассчитана.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Расчет зарплаты» и включите учёт совмещения должностей в составе начислений.
2. 2
   Проверьте, что в справочнике начислений есть «Доплата за совмещение должностей» и она корректно настроена (облагается НДФЛ и взносами как зарплата).
3. 3
   Убедитесь, что совмещаемая должность есть в справочнике «Должности» (или «Штатное расписание», если оно ведётся).
4. 4
   Проверьте, что по сотруднику нет другого активного совмещения на тот же период, чтобы избежать задвоения доплаты.

Если в организации ведётся штатное расписание, совмещение обычно указывается по позиции штатного расписания — тогда размер доплаты можно привязать к окладу по этой позиции. Если штатное расписание не ведётся, выбирается просто должность из справочника.

Как заполнить документ «Совмещение должностей»

Создайте документ из раздела «Кадры» → «Совмещения» → кнопка «Создать». Заполните поля в следующем порядке:

• Сотрудник — работник, которому поручается дополнительная работа;
• Период совмещения — даты начала и окончания; если срок окончания неизвестен, его можно не указывать и прекратить совмещение отдельным документом позже;
• Совмещаемая должность — должность или позиция штатного расписания;
• Размер доплаты — процент от оклада (сотрудника или совмещаемой должности) либо фиксированная сумма, в зависимости от настроек начисления;
• Основание — реквизиты дополнительного соглашения или приказа.

После проведения документа доплата становится плановым начислением сотрудника. Это видно в карточке сотрудника на вкладке начислений, а также в отчётах по плановым начислениям. Сам документ можно распечатать в виде приказа, если в программе настроена соответствующая печатная форма.

Удобно указывать дату окончания совмещения сразу, если она известна (например, период отпуска основного работника). Тогда доплата прекратится автоматически, и не придётся заводить отдельный документ прекращения и сверять переплаты в расчётном листке.

Как доплата попадает в расчёт зарплаты

При заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов» доплата за совмещение подтягивается автоматически как плановое начисление за те месяцы, которые попадают в период совмещения. Если совмещение действует неполный месяц, сумма обычно рассчитывается пропорционально отработанному времени — это зависит от формулы, заданной в начислении.

Проверить результат можно двумя способами: открыть расчётный листок сотрудника и убедиться, что доплата присутствует отдельной строкой, либо расшифровать сумму в документе начисления зарплаты, кликнув по строке сотрудника. Там видно, за какой период и от какой базы рассчитана доплата.

Контрольные точки

Как проверить результат

Доплата в расчётном листке

Норма

Строка «Доплата за совмещение должностей» с ожидаемой суммой

Тревожный признак

Строки нет или сумма за полный месяц при неполном периоде совмещения

Плановые начисления сотрудника

Норма

Доплата видна в карточке сотрудника как действующая

Тревожный признак

Начисления нет — документ не проведён или функциональность отключена

Пропорциональность

Норма

При совмещении с середины месяца сумма меньше полной

Тревожный признак

Начислена полная сумма — проверьте формулу начисления

Прекращение и изменение совмещения

Если срок окончания указан в самом документе, доплата прекращается автоматически. Если совмещение бессрочное или его нужно досрочно отменить, используется механизм прекращения: в зависимости от версии программы это либо отдельный документ «Прекращение совмещения», либо команда из самого документа совмещения, либо кадровый перевод с отменой доплаты.

Изменить размер доплаты середине периода можно документом изменения плановых начислений (например, «Изменение оплаты труда») или новым документом совмещения — поведение зависит от релиза ЗУП. Главное — не редактировать задним числом уже проведённый документ, по которому зарплата рассчитана и выплачена: это приведёт к пересчётам и расхождениям в учёте.

Типичные ошибки при оформлении совмещения

Большинство ошибок обнаруживаются простой сверкой: расчётный листок сотрудника за первый месяц совмещения должен содержать доплату в сумме, соответствующей приказу и фактическому периоду. Если цифры расходятся — сначала проверяйте формулу начисления и период в документе, а не исправляйте сумму вручную в начислении зарплаты.

Частые вопросы о совмещении должностей в 1С:ЗУП

Нет документа «Совмещение должностей» в разделе «Кадры». Что делать?

Проверьте «Настройка» → «Расчет зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний»: опция учёта совмещения должна быть включена. Также убедитесь, что у пользователя есть права на кадровые документы, и поищите документ через «Все кадровые документы».

Можно ли оформить совмещение на неопределённый срок?

Да, дату окончания можно не заполнять. Тогда доплата будет начисляться, пока совмещение не прекратят отдельным документом или кадровым переводом. На практике удобнее указывать срок, чтобы не забыть отменить доплату.

Как задать доплату фиксированной суммой, а не процентом?

Способ расчёта определяется формулой начисления «Доплата за совмещение должностей». Если типовое начисление считает процентом, создайте копию начисления с формулой «фиксированная сумма» и назначьте её в документе совмещения, либо укажите сумму вручную, если настройка это позволяет.

Совмещение началось в середине месяца, а доплата начислена полностью. Почему?

Скорее всего, в формуле начисления не предусмотрен расчёт пропорционально отработанному времени. Откройте настройки начисления и проверьте, используется ли показатель отработанных дней или доля неполного времени.

Как прекратить совмещение досрочно?

Используйте документ прекращения совмещения (если он есть в вашей версии) или команду отмены из документа совмещения. Если таких механизмов нет, доплату прекращают кадровым переводом или документом изменения плановых начислений с датой прекращения.

Облагается ли доплата за совмещение НДФЛ и взносами?

Да, доплата за совмещение относится к оплате труда и облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Типовое начисление в ЗУП уже настроено соответствующим образом, но при создании собственного начисления коды дохода нужно проверить вручную.