Где в 1С:ЗУП находится штатная расстановка и как с ней работать

Штатная расстановка в 1С:ЗУП — это отчёт, который показывает, какие сотрудники занимают позиции штатного расписания, какие ставки свободны и кто работает по совместительству. В отличие от штатного расписания, которое описывает плановую структуру компании, расстановка отражает фактическое распределение людей по позициям на конкретную дату.

В типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8 отчёт доступен только при включённом ведении штатного расписания. Если в вашей базе штатное расписание не ведётся, отчёт будет скрыт из интерфейса, а его принудительное формирование выдаст пустой или неполный результат.

Ниже разобрано, где именно искать штатную расстановку в разных версиях ЗУП, какие настройки должны быть включены, как сформировать отчёт с нужными отборами и какие типичные ошибки мешают получить корректные данные.

Где находится отчёт «Штатная расстановка» в ЗУП 3.1

В версии ЗУП 3.1 отчёт расположен в разделе Кадры. Откройте его и найдите блок «Штатное расписание» — там будет ссылка «Штатная расстановка». Второй путь: раздел Отчёты, справки → группа «Штатное расписание» → «Штатная расстановка». Оба варианта открывают один и тот же отчёт.

Если раздела «Кадры» нет на панели навигации, включите его через меню настройки панели разделов (кнопка с шестерёнкой в верхней части панели разделов). В нестандартных интерфейсах, где меню перенастроено администратором, отчёт можно найти через общий поиск: нажмите кнопку поиска по функциям и наберите «расстановка».

В редких случаях отчёт недоступен конкретному пользователю из-за ограничения прав. Если коллега видит расстановку, а вы нет — проверьте назначенные профили групп доступа: нужны права на чтение данных штатного расписания и кадровых документов.

Какие настройки должны быть включены

Штатная расстановка строится на данных штатного расписания, поэтому без его ведения отчёт бесполезен. Перейдите в Настройка → Кадровый учёт (или «Реквизиты организации» → «Учётная политика» в зависимости от версии) и проверьте флажок «Ведётся штатное расписание».

Дополнительные опции влияют на детализацию расстановки. Флажок «Ведётся история изменений штатного расписания» позволяет смотреть расстановку на любую дату в прошлом. Опция «Используется описание позиций» добавляет в отчёт дополнительные сведения по позициям. Если нужно контролировать вилки окладов, включите соответствующую настройку в параметрах штатного расписания.

Как сформировать расстановку и настроить отборы

Откройте отчёт и укажите дату, на которую нужно получить расстановку. По умолчанию подставляется текущая дата. Нажмите «Сформировать» — отчёт покажет список позиций с указанием занятых и свободных ставок, ФИО сотрудников, видов занятости и подразделений.

Для анализа конкретного подразделения или должности используйте кнопку «Настройки». Добавьте отбор по полю «Подразделение» или «Должность», при необходимости — по «Позиции штатного расписания». В расширенных настройках можно изменить группировку строк: например, сначала по подразделениям, затем по должностям.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Штатная расстановка»
2. 2
   Установите дату отчёта в поле периода
3. 3
   Нажмите «Настройки» и добавьте отбор по подразделению при необходимости
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте данные по колонкам занятых и свободных ставок
5. 5
   Сохраните вариант настроек через «Сохранить настройки», если отчёт нужен регулярно

Чем расстановка отличается от штатного расписания

Эти два отчёта часто путают. Штатное расписание показывает плановую структуру: перечень позиций, количество ставок, оклады и надбавки — без привязки к конкретным людям. Штатная расстановка показывает факт: кто именно занимает каждую позицию, сколько ставок занято и сколько вакантно.

Для печати унифицированной формы Т-3 используется именно отчёт «Штатное расписание», а не расстановка. Расстановка — рабочий инструмент кадровика для ежедневного контроля вакансий и совместителей.

Как проверить корректность данных в расстановке

Признак корректных данных — совпадение количества занятых ставок с фактическим числом работающих сотрудников по каждой позиции. Если сотрудник принят, но в расстановке не виден, проверьте, указана ли позиция штатного расписания в его документе приёма на работу.

Ещё одна типичная ситуация — «висящие» ставки после увольнения. Если увольнение оформлено, а ставка в расстановке не освободилась, проверьте, проведён ли документ увольнения и не оформлен ли сотрудник на другую позицию внутренним совместительством.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник отображается на позиции

Норма

ФИО есть в строке позиции с указанием занимаемых ставок

Тревожный признак

Сотрудник принят, но в расстановке отсутствует — проверьте позицию в приёме

Свободные ставки

Норма

Количество вакантных ставок совпадает с реальными вакансиями

Тревожный признак

Ставка «занята» уволенным — проверьте проведение увольнения

Данные на прошлую дату

Норма

Расстановка на прошлую дату строится корректно

Тревожный признак

История пуста — не включена история изменений штатного расписания

Типичные ошибки и их устранение

Самая частая проблема — пустой отчёт при ведомом штатном расписании. Причина обычно в том, что документы утверждения штатного расписания не проведены либо дата отчёта раньше даты утверждения первой позиции. Проверьте журнал «Штатное расписание» в разделе «Кадры».

Вторая ошибка — дублирование сотрудника в расстановке. Такое происходит, когда человек оформлен на несколько позиций (основная работа плюс внутреннее совместительство). Это не всегда ошибка: проверьте вид занятости в колонках отчёта, прежде чем исправлять данные.

Альтернативные способы получить те же данные

Если штатное расписание в базе не ведётся и включать его не планируется, близкую по смыслу картину даёт отчёт «Списки сотрудников» или «Остатки отпусков и списки» из раздела «Кадры» → «Отчёты». Он покажет сотрудников по подразделениям и должностям, но без понятия ставок и вакансий.

Для анализа укомплектованности удобен также отчёт «Остатки штатных единиц» (в некоторых релизах — «Вакантные ставки»), который концентрируется именно на свободных позициях. Для выгрузки в Excel любой из отчётов сохраняется через «Файл» → «Сохранить как» в формате табличного документа.

Часто задаваемые вопросы

Почему отчёт «Штатная расстановка» не виден в меню?

Чаще всего отключена настройка «Ведётся штатное расписание» в параметрах кадрового учёта. После её включения отчёт появится в разделе «Кадры». Если настройка включена, а отчёта нет — проверьте права пользователя и поищите отчёт через поиск по функциям.

Можно ли посмотреть расстановку на прошлую дату?

Да, если включена история изменений штатного расписания. Установите нужную дату в поле периода отчёта и сформируйте его. Без истории изменений отчёт корректно показывает только текущее состояние.

Почему уволенный сотрудник всё ещё занимает ставку?

Проверьте, проведён ли документ увольнения и не указана ли дата увольнения позже даты отчёта. Также убедитесь, что сотрудник не оформлен на ту же позицию по внутреннему совместительству — тогда ставка останется занятой корректно.

Как вывести в расстановку оклады и надбавки?

Откройте «Настройки» отчёта и на вкладке «Поля» добавьте нужные показатели начислений. Доступность полей зависит от настроек штатного расписания: если используется вилка окладов, в отчёт можно вывести минимальное и максимальное значения.

Чем заменить расстановку, если штатное расписание не ведётся?

Используйте кадровые отчёты «Списки сотрудников» или «Штатные сотрудники» — они покажут распределение людей по подразделениям и должностям. Однако информации о ставках и вакансиях в них не будет: это возможно только при ведении штатного расписания.