Где в 1С ЗУП найти отработанные человеко-часы

Отработанные человеко-часы в 1С:ЗУП не хранятся в виде одной готовой цифры — программа рассчитывает их на основе данных табельного учёта: документов начисления зарплаты, табелей, отклонений (отпусков, больничных, командировок) и графиков работы сотрудников. Чтобы получить нужный показатель, необходимо знать, какие отчёты его выводят и как проверить корректность исходных данных.

Человеко-часы чаще всего требуются для статистической отчётности (например, форм П-4, 1-Т), для внутреннего анализа фонда рабочего времени и для расчёта производительности. В ЗУП эта величина выводится через типовые отчёты по рабочему времени, а при необходимости — собирается вручную из расшифровок по сотрудникам.

Ниже разобрано, где именно в программе находятся эти данные, какие отчёты использовать, как настроить корректный учёт времени и какие ошибки чаще всего приводят к неверным человеко-часам.

Где хранятся данные о рабочем времени в ЗУП

Основной источник данных о человеко-часах — регистры учёта рабочего времени, которые заполняются автоматически при расчёте зарплаты и при вводе табелей. Ключевые объекты, которые формируют картину отработанного времени:

• документ «Начисление зарплаты и взносов» — при расчёте определяет отработанные дни и часы по каждому сотруднику;
• документ «Табель» (Кадры → Все кадровые документы → Табели) — применяется, если учёт времени ведётся табелями, а не по графику с отклонениями;
• документы отклонений: отпуска, больничные, командировки, прогулы, простои;
• графики работы сотрудников (Настройка → Графики работы сотрудников) — задают норму времени.

Важно понимать: если сотруднику начислена зарплата, программа уже знает, сколько дней и часов он отработал в расчётном месяце. Проблемы с человеко-часами возникают не из-за отсутствия данных, а из-за неправильно введённых отклонений или некорректных графиков.

Какие отчёты показывают отработанные человеко-часы

Все нужные отчёты собраны в разделе «Отчетность, справки». Основные из них:

Табель учета рабочего времени (Т-13) — раздел «Отчетность, справки» → «Табель учета рабочего времени (Т-13)». Показывает по каждому сотруднику отработанные дни и часы с расшифровкой по видам времени (явка, ночные, вечерние, отпуск и т.д.). В нижней части табеля выводятся итоги отработанных дней и часов за период.

Рабочее время сотрудников — отчёт из группы «Отчеты по кадрам» (в зависимости от версии может называться «Отработанное время» или находиться в «Отчетность, справки» → «Все отчеты»). Даёт сводные данные по отработанным дням и часам в разрезе сотрудников, подразделений, организаций за произвольный период — именно этот отчёт удобнее всего для получения суммарных человеко-часов.

Анализ ФОТ и Расчетный листок — показывают оплаченное время в разрезе начислений, что полезно для сверки, но не являются основным источником по человеко-часам.

1. 1
   Откройте «Отчетность, справки» → «Все отчеты» и найдите отчёт «Рабочее время сотрудников» (или «Отработанное время»).
2. 2
   Установите период отчёта и при необходимости отбор по организации или подразделению.
3. 3
   Сформируйте отчёт и посмотрите колонки «Отработано дней» и «Отработано часов».
4. 4
   Сложите итоговые часы по всем сотрудникам — это и есть человеко-часы за период.
5. 5
   Для проверки сверьте итог с табелем Т-13 за тот же период.

Настройка отчёта для вывода именно человеко-часов

Стандартные отчёты по времени показывают часы, но для статотчётности часто нужны дополнительные условия: исключить внутренних совместителей отдельно, учесть только определённые виды времени, сгруппировать по подразделениям. Это решается настройкой варианта отчёта.

В отчёте «Рабочее время сотрудников» нажмите «Настройки» (или «Ещё» → «Изменить вариант отчёта»). На вкладке «Отбор» добавьте условия: например, «Вид времени = Явка» (или группу рабочего времени), чтобы в итог попали только фактически отработанные часы без отпускных и больничных. На вкладке «Структура» задайте группировку по организации или подразделению.

Если типового отчёта недостаточно — например, нужно вывести человеко-часы сразу в формате формы П-4, — можно воспользоваться универсальным отчётом по регистрам учёта времени или заказать доработку внешнего отчёта. Это безопаснее, чем ручной пересчёт данных в Excel: при ручной обработке легко задвоить сотрудников-совместителей или потерять уволенных в середине месяца.

Что делать, если человеко-часы считаются неверно

Если цифра в отчёте вызывает сомнения, причина почти всегда в исходных данных, а не в отчёте. Типовые источники ошибок:

• не введены или введены с ошибкой документы отклонений — программа считает сотрудника отработавшим полный месяц;
• в графике работы неверно указана длительность смены (например, 8 часов вместо 7,2), из-за чего часы систематически завышены;
• сотруднику не назначен график работы — время может не рассчитываться вовсе;
• используется метод учёта «по графику с отклонениями», но фактически время вводится табелями — данные дублируются или не совпадают;
• сверхурочные и работа в выходные оформлены только приказом, но не документом «Работа сверхурочно», поэтому часы не попадают в учёт.

Диагностику удобно начинать с одного сотрудника: откройте его расчётный листок за месяц, посмотрите строку «Отработано» и сравните с фактическим табелем. Если по одному сотруднику данные верны, а сводная цифра нет — ищите проблемных сотрудников через детализацию отчёта.

Подготовка человеко-часов для статистической отчётности

Для форм статистики (П-4, 1-Т и аналогичных) человеко-часы рассчитываются по правилам Росстата: суммируются фактически отработанные часы всех работников списочного состава, включая сверхурочные и работу в выходные, но исключая время отпусков, болезней, простоев и других неявок.

В ЗУП часть статистических форм заполняется автоматически через регламентированную отчётность (раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность»), если форма поддерживается в вашей версии конфигурации. Если форма не заполняется автоматически, данные берут из отчёта «Рабочее время сотрудников» с отбором по видам времени и переносят вручную.

Перед сдачей обязательно выполните сверку: сумма человеко-часов, делённая на норму часов по производственному календарю, должна давать правдоподобную среднесписочную численность. Если полученное число сильно отличается от реальной численности — ищите ошибку в учёте времени.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итог часов за месяц по организации

Норма

Сопоставим с произведением среднесписочной численности на норму часов по календарю

Тревожный признак

Итог в разы больше или меньше ожидаемого — ошибка в видах времени или графиках

Данные по конкретному сотруднику

Норма

Часы в расчётном листке совпадают с табелем Т-13

Тревожный признак

Расхождения между листком и табелем — не введены отклонения

Состав видов времени в отчёте

Норма

Включены только фактически отработанные часы

Тревожный признак

В сумму попали отпускные, больничные или простойные часы

Ограничения и когда нужна доработка

Типовая ЗУП покрывает большинство задач учёта человеко-часов, но есть ситуации, где стандартных отчётов недостаточно:

• нужны человеко-часы в разрезе проектов или заказов — потребуется учёт времени по видам работ или доработка;
• ведётся суммированный учёт со сложными сменными графиками — проверьте корректность настройки графиков и при необходимости привлеките специалиста по ЗУП;
• требуется автоматическая выгрузка человеко-часов во внешние системы (BI, производственный учёт) — решается через настройку обмена или внешние отчёты.

Самостоятельно без риска можно настраивать варианты отчётов и отборы — это не меняет данные учёта. Изменение графиков, видов времени и регламентов расчёта лучше выполнять на копии базы или с участием специалиста: ошибка в этих настройках исказит не только человеко-часы, но и начисление зарплаты.

Частые вопросы

Почему в отчёте по рабочему времени нет данных за месяц?

Чаще всего не проведён документ «Начисление зарплаты и взносов» за этот период — именно при расчёте зарплаты программа фиксирует отработанное время. Также проверьте, назначен ли сотрудникам график работы и не стоит ли в отчёте лишний отбор.

Как посмотреть человеко-часы по подразделению, а не по всей организации?

В отчёте «Рабочее время сотрудников» откройте настройки, добавьте отбор «Подразделение = нужное подразделение» и сгруппируйте данные по подразделениям. Итоговая колонка «Отработано часов» покажет человеко-часы выбранного подразделения.

Входят ли сверхурочные часы в человеко-часы?

Да, по правилам статистики сверхурочные часы и работа в выходные включаются в отработанные человеко-часы. Но в ЗУП они попадут в отчёт только если оформлены соответствующими документами (например, «Работа сверхурочно»), а не просто отмечены в приказе.

Чем табель Т-13 отличается от отчёта «Рабочее время сотрудников»?

Т-13 — унифицированная печатная форма по каждому сотруднику с расшифровкой по дням месяца, удобная для проверки и архива. «Рабочее время сотрудников» — аналитический отчёт за произвольный период с итогами и группировками, он удобнее для получения суммарных человеко-часов.

Можно ли выгрузить человеко-часы в Excel?

Да, любой отчёт в ЗУП сохраняется в табличный документ: сформируйте отчёт и используйте «Файл → Сохранить» или кнопку сохранения табличного документа, выбрав формат Excel. Учтите, что дальнейшая ручная обработка повышает риск ошибок при двойном учёте совместителей.

Что делать, если учёт времени ведётся в другой программе, а ЗУП используется только для расчёта?

Тогда человеко-часы корректнее брать из первичной системы учёта времени, а в ЗУП проверить, что данные совпадают с оплаченным временем в расчётных листках. Расхождения укажут на ошибки переноса данных между системами.