Другое · 11 мин
Где в 1С:ЗУП оформляется отпуск по уходу за ребенком
Где в 1С:ЗУП находится отпуск по уходу за ребенком: документы, начисление пособия, приказ Т-6, совмещение с работой, возврат из отпуска и типичные ошибки.
Отпуск по уходу за ребенком в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) оформляется специализированным кадровым документом «Отпуск по уходу за ребенком», а не обычным документом «Отпуск». Документ находится в разделе «Кадры» журнала «Отпуска по уходу за ребенком» либо создаётся из карточки сотрудника. Именно он переводит работника в состояние отпуска, приостанавливает начисление зарплаты и формирует данные для пособия.
Механика сильно зависит от редакции программы. В ЗУП 3.1 документ создаётся напрямую и сразу влияет на расчёт зарплаты и табель. В ЗУП 2.5 используется приказ «Отпуск по уходу за ребенком» и отдельный механизм ввода пособий. Ниже разобраны оба варианта, но основной акцент сделан на актуальную редакцию 3.1, поскольку именно она используется в большинстве организаций.
Важно понимать двойную природу операции: кадровая часть (сам факт отпуска, приказ, запись в личную карточку) и расчётная часть (пособие по уходу за ребенком до полутора лет, которое сейчас в большинстве случаев назначает и выплачивает СФР по данным работодателя). В статье показано, где что находится и как проверить результат.
Где находится документ «Отпуск по уходу за ребенком»
В ЗУП 3.1 есть три равнозначных пути к документу. Первый: раздел «Кадры» → журнал «Отпуска по уходу за ребенком» → кнопка «Создать». Второй: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → открыть карточку работника → «Оформить документ» → «Отпуска» → «Отпуск по уходу за ребенком». Третий: из документа «Больничный лист» по беременности и родам — программа предложит ввести отпуск по уходу на основании, что удобно, потому что период подставится автоматически со дня, следующего за окончанием больничного.
Если журнала «Отпуска по уходу за ребенком» нет в разделе «Кадры», проверьте настройку: «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» либо состав панелей разделов. Также журнал может быть недоступен из-за прав пользователя — тогда нужен доступ к кадровым документам, который настраивает администратор.
В ЗУП 2.5 путь другой: раздел «Кадровый учет» → «Отпуска по уходу за ребенком», либо через рабочий стол «Кадровика». Пособие там назначается отдельным документом или через плановые начисления, поэтому в 2.5 легко оформить кадровую часть и забыть расчётную.
Пошаговое оформление отпуска в ЗУП 3.1
Создайте документ любым из перечисленных способов и заполните ключевые поля. В поле «Сотрудник» выберите работника — им может быть не только мать, но и отец, бабушка или другой родственник, фактически ухаживающий за ребенком. В поле «Дата начала» укажите день, следующий за окончанием отпуска по беременности и родам (либо дату с заявления, если больничного не было). Поле «Дата окончания» — день, когда ребенку исполняется три года, либо более ранняя дата по заявлению.
На вкладке или в группе «Пособия» отметьте «Выплачивать пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет» и укажите дату окончания выплаты, количество детей и наличие первого ребенка — от этого зависит расчёт. Также заполните дату и номер приказа: они попадут в печатную форму.
После проведения документа программа автоматически: переводит сотрудника в состояние «Отпуск по уходу за ребенком», прекращает действие его плановых начислений и удержаний, формирует в табеле нерабочее время. Проверить состояние можно в карточке сотрудника — в шапке появится соответствующая отметка.
- 1Откройте «Кадры» → «Отпуска по уходу за ребенком» → «Создать»
- 2Выберите сотрудника и укажите даты начала и окончания отпуска по заявлению
- 3Отметьте выплату пособия до 1,5 лет, укажите детей и дату окончания выплаты
- 4Заполните номер и дату приказа, проведите документ
- 5Проверьте в карточке сотрудника состояние «Отпуск по уходу за ребенком» и остановку начислений
- 6Сформируйте и отправьте в СФР сведения для назначения пособия
Пособие до полутора лет и связь с СФР
Работодатель пособие по уходу за ребенком напрямую не рассчитывает и не платит — его назначает Социальный фонд России. Задача бухгалтера в ЗУП — передать в фонд корректные сведения. Для этого после оформления отпуска формируется документ «Исходящее сообщение о страховом случае» или сведения в рамках проактивного взаимодействия с СФР (раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» либо «Обмен с контролирующими органами»).
Данные о среднем заработке, периоде отпуска и детях подтягиваются из кадровых документов и расчётной базы. Если сотрудница до этого была на больничном по беременности и родам в этой же базе, сведения обычно заполняются автоматически. Если она пришла из другой организации, потребуется справка о заработке от предыдущего работодателя, и её данные вводятся в документ «Исходящий запрос СФР» или напрямую в сведения для расчёта пособия.
Проверить, что сведения ушли, можно в журнале обмена с СФР: у сообщения должен появиться статус «Отправлено», затем «Доставлено» и квитанция о приёме. Ошибки приёма (некорректный СНИЛС ребенка, расхождение дат) отображаются в том же журнале с протоколом.
Приказ Т-6 и кадровая отчётность
Печатная форма приказа формируется прямо из документа: кнопка «Печать» → «Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)». В ЗУП 3.1 типовая форма Т-6 поддерживает отпуск по уходу за ребенком, при необходимости доступен собственный макет, подключаемый через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки».
Запись о периоде отпуска попадает в личную карточку Т-2 и в отчёт «Штатное расписание» / списки сотрудников с отбором по состоянию. Полезный отчёт для контроля — «Остатки отпусков» здесь не нужен, а вот «Сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты») позволяет увидеть всех отсутствующих и даты выхода.
На позиции штатного расписания сотрудник в отпуске по уходу освобождает ставку для временного замещения, если включён соответствующий учёт. Это позволяет принять замещающего работника без превышения штатной численности.
Возврат из отпуска, досрочный выход и работа на условиях неполного времени
Досрочный выход оформляется документом «Возврат из отпуска по уходу»: «Кадры» → «Возвраты из отпуска по уходу» → «Создать». Укажите сотрудника и дату возврата — программа восстановит плановые начисления с этой даты, а выплату пособия прекратит. Забытый документ возврата — частая причина «пустых» расчётных листков у вышедшего сотрудника и переплаты пособия.
Если сотрудник хочет работать во время отпуска на условиях неполного рабочего времени с сохранением пособия, оформляется кадровый перевод на неполную ставку (документ «Кадровый перевод») без прерывания отпуска. В документе отпуска при этом должен быть установлен признак, разрешающий работу, либо перевод выполняется специальной настройкой — в разных релизах это реализовано через флажок «Осуществлять трудовую деятельность в период отпуска» в самом отпуске.
Изменение условий (например, продление отпуска до трёх лет после полутора) оформляется документом «Изменение условий отпуска по уходу за ребенком», который создаётся на основании исходного отпуска — не редактируйте исходный документ, а вводите изменение, чтобы сохранилась история.
Сравнение вариантов
Быстро, но теряется история и ломается связь со сведениями в СФР. Допустимо только до отправки данных в фонд.
Корректный способ продлить отпуск или изменить дату окончания: сохраняет историю и формирует правильные сведения.
Для досрочного выхода на работу. Восстанавливает начисления и прекращает пособие с даты возврата.
Типичные ошибки и как их проверить
Самая распространённая ошибка — оформление обычным документом «Отпуск» вместо специализированного. Признак: сотрудник числится в отпуске, но состояние «по уходу за ребенком» не установлено, пособие не формируется, а в отчётах по СФР нет нужных сведений. Исправление — отменить неверный документ и ввести правильный.
Вторая ошибка — неверная дата начала. Отпуск по уходу начинается со дня, следующего за окончанием больничного по беременности и родам; если поставить дату внутри больничного, периоды пересекутся, и программа либо не проведёт документ, либо создаст конфликт в расчётах. Третья ошибка — забытый возврат из отпуска, о котором сказано выше.
Как проверить результат
Указано «Отпуск по уходу за ребенком» с датами
Состояние «Работает» или пусто при проведённом отпуске
Дни отпуска отражены нерабочим временем
Проставляются явки или прогулы
Сведения отправлены, есть квитанция о приёме
Ошибка приёма или сообщение не отправлено
Начисления возобновлены с даты выхода
Пустой листок у работающего сотрудника
FAQ
Может ли отпуск по уходу за ребенком оформить отец или бабушка?
Да. Право на отпуск и пособие имеет любой родственник, фактически ухаживающий за ребенком. В документе «Отпуск по уходу за ребенком» выбирается этот сотрудник, а в сведениях для СФР указывается степень родства. Потребуется подтверждение, что второй родитель пособие не получает.
Почему документ не проводится с ошибкой о пересечении периодов?
Чаще всего дата начала отпуска попадает на действующий больничный по беременности и родам или другой отпуск. Проверьте дату окончания больничного и поставьте начало отпуска следующим днём. Также проверьте, нет ли уже введённого отпуска по уходу на этого сотрудника.
Где посмотреть всех сотрудников, находящихся в отпуске по уходу?
Раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты» → отчёт по сотрудникам в отпуске по уходу за ребенком (в разных релизах название может отличаться). Отчёт показывает даты начала, окончания и возраст детей, что удобно для планирования выходов.
Нужно ли оформлять отдельный документ, когда ребенку исполняется полтора года?
Нет. Если в отпуске сразу указано, что пособие выплачивается до полутора лет, а сам отпуск длится до трёх лет, выплата пособия прекратится автоматически по дате, а отпуск продолжится. Отдельный документ нужен только при изменении условий или досрочном выходе.
Как оформить работу во время отпуска с сохранением пособия?
Сотрудник должен работать на условиях неполного рабочего времени или на дому. Оформите «Кадровый перевод» на неполную ставку, не прерывая отпуск, и убедитесь, что в документе отпуска разрешена трудовая деятельность. Сведения об этом режиме передаются в СФР, так как право на пособие сохраняется.
Что делать, если сведения в СФР отправлены с ошибкой?
Не отменяйте кадровый документ сразу. Сначала исправьте данные (документ отпуска или сведения), затем сформируйте и отправьте корректирующее сообщение в фонд через журнал обмена. Контролируйте статус приёма по квитанции.
Что важно запомнить
Отпуск по уходу за ребенком в ЗУП 3.1 оформляется только специализированным документом из раздела «Кадры». Он переводит сотрудника в нужное состояние, останавливает начисления и служит основой для сведений в СФР. Досрочный выход — документом «Возврат из отпуска по уходу», изменение условий — отдельным документом изменения, а не правкой исходного.