Другое · 9 мин
Где в 1С:ЗУП находятся графики работы и как их настроить
Разбираем, где в 1С:ЗУП находятся графики работы сотрудников, как создать и изменить график, проверить расчёт времени и избежать типичных ошибок при планировании.
Графики работы в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — базовый элемент расчёта зарплаты: по ним программа определяет норму рабочего времени, учитывает отклонения (отпуска, больничные, прогулы) и рассчитывает оплату по окладу или тарифу. Если график не задан или настроен неверно, расчёт начислений будет ошибочным, даже если все остальные кадровые данные в порядке.
Основной справочник графиков расположен в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». В некоторых релизах тот же справочник доступен через раздел «Кадры». График привязывается к сотруднику через кадровые документы: приём на работу, кадровый перевод или специальный документ смены графика.
Ниже разберём, где именно искать графики в типовой конфигурации, как создать новый график, как назначить его сотруднику или подразделению, как проверить корректность заполнения и какие ошибки встречаются чаще всего.
Где находится справочник графиков работы
Откройте раздел «Настройка» в верхней панели программы и найдите пункт «Графики работы сотрудников». Откроется список всех созданных в базе графиков: пятидневка, шестидневка, сменные графики, графики гибкого времени и другие.
Если пункта «Графики работы сотрудников» не видно, проверьте две вещи. Первая — права пользователя: доступ к настройкам учёта рабочего времени есть не у всех ролей. Вторая — функциональность программы: перейдите в «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» либо «Настройка» → «Функциональность» и убедитесь, что учёт рабочего времени не отключён.
Быстрый альтернативный путь — строка поиска. Введите «графики работы» в поле поиска по функциям (иконка с лупой или сочетание клавиш Ctrl+F в панели навигации), и программа покажет нужный пункт меню независимо от того, как настроен интерфейс.
- 1Откройте раздел «Настройка» в верхней панели
- 2Выберите пункт «Графики работы сотрудников»
- 3Если пункта нет — проверьте права пользователя и функциональность программы
- 4Используйте поиск по функциям как альтернативный путь
Как создать новый график работы
В списке графиков нажмите кнопку «Создать». Откроется форма настройки, где задаются ключевые параметры: наименование графика, способ заполнения (по дням недели, по циклам произвольной длины), дата отсчёта и виды времени.
Для стандартной пятидневки выберите заполнение «По дням недели» и укажите рабочие часы на понедельник–пятницу. Для сменных графиков (например, «два через два» или сутки через трое) используйте режим «По циклам произвольной длины» — там задаётся последовательность рабочих и выходных дней с указанием длительности смен.
Обратите внимание на поле «Дата отсчёта» для циклических графиков: именно от этой даты программа начинает отсчитывать цикл. Если дату указать неверно, весь график «съедет», и рабочие дни окажутся выходными. После заполнения нажмите «Записать и закрыть» — календарь графика сформируется автоматически.
Проверьте заполненный график визуально: в форме графика есть таблица по месяцам, где видно распределение рабочих и выходных дней и суммарная норма часов. Сверьте норму с производственным календарём — расхождение укажет на ошибку в настройках.
Как назначить график сотруднику
График привязывается к сотруднику не в справочнике, а кадровыми документами. При приёме на работу график указывается на вкладке «Главное» документа «Приём на работу» в поле «График работы». Если график не заполнить, программа либо подставит график по умолчанию из настроек организации, либо оставит поле пустым — и расчёт оклада будет некорректным.
Для смены графика действующему сотруднику используйте документ «Кадровый перевод» (раздел «Кадры») с отметкой об изменении графика работы. В некоторых конфигурациях доступен также документ «Изменение графика работы списком» — он удобен, когда график меняется сразу у группы сотрудников или целого подразделения.
Важно понимать: график действует с даты, указанной в кадровом документе. Если перевод оформлен с середины месяца, программа рассчитает норму времени пропорционально — по старому графику до даты перевода и по новому после.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые переводы»
- 2Создайте перевод, укажите сотрудника и дату изменения
- 3Отметьте изменение графика работы и выберите новый график
- 4Проведите документ и проверьте норму времени в расчёте зарплаты
Где посмотреть, какой график назначен сотруднику
Самый быстрый способ — карточка сотрудника. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», выберите нужного человека: текущий график отображается в основных данных или по ссылке «Трудовой договор / место работы» в зависимости от релиза.
Для массовой проверки используйте отчёт «Графики работы сотрудников» (раздел «Кадры» → «Отчёты по кадрам»). Он показывает, какие графики назначены сотрудникам на произвольную дату, и позволяет быстро найти тех, у кого график не задан.
Ещё один полезный инструмент — отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Если в табеле у сотрудника пусто или неверно заполнены дни, первым делом проверяйте назначенный график и дату его действия.
Как проверить результат
Совпадает с производственным календарём для этого режима
Норма больше или меньше — ошибка в заполнении дней недели или цикла
Указан актуальный график с правильной датой начала
Поле пустое или стоит устаревший график
Рабочие и выходные дни соответствуют режиму работы
Пустые дни или выходные вместо рабочих
Типичные ошибки при работе с графиками
Чаще всего проблемы возникают не из-за самой программы, а из-за нарушения порядка действий. Первая распространённая ошибка — редактирование графика задним числом после расчёта зарплаты. Программа пересчитает нормы, и уже выданные суммы перестанут сходиться с расчётными листками.
Вторая ошибка — неверная дата отсчёта в циклических графиках. Симптом: у сменных сотрудников рабочие дни попадают на фактические выходные. Лечится корректировкой даты отсчёта и перепроверкой табеля.
Третья ошибка — отсутствие графика у нового сотрудника. При расчёте зарплаты такой сотрудник получит начисление без учёта нормы времени, а отсутствия не будут корректно уменьшать оплату. Контролируйте это отчётом по графикам после каждой волны приёмов.
Особые ситуации: неполное время, совместители, суммированный учёт
Для сотрудников на неполной ставке график создаётся отдельно: например, «пятидневка по 4 часа». Не рекомендуется назначать им обычную полную пятидневку с расчётом «по доле ставки» — это приводит к ошибкам в табеле и при расчёте отпускных.
При суммированном учёте рабочего времени в графике дополнительно указывается, что норма считается по другому графику (обычно по пятидневке) или по данным самого графика. Этот параметр влияет на расчёт сверхурочных и доплат за работу в праздничные дни.
Для внутренних совместителей график назначается на каждое место работы отдельно — через отдельный элемент справочника «Сотрудники» и отдельный приём на работу. Один график на обе позиции программа не применит.
Как выбрать действие
Частые вопросы о графиках работы в 1С:ЗУП
Почему в списке нет кнопки «Создать» или справочник не открывается?
Скорее всего, у вашей учётной записи недостаточно прав. Обратитесь к администратору базы, чтобы вам назначили роль с доступом к настройке учёта рабочего времени. Также проверьте, не ограничена ли функциональность программы в разделе «Настройка».
Можно ли изменить график, по которому уже рассчитана зарплата?
Технически можно, но делать этого не стоит: программа пересчитает нормы времени за прошлые периоды, и ранее начисленные суммы перестанут совпадать с расчётными данными. Правильный путь — создать новый график и назначить его кадровым документом с нужной даты.
Как узнать, у каких сотрудников график не назначен?
Сформируйте отчёт «Графики работы сотрудников» в разделе «Кадры» → «Отчёты по кадрам» на текущую дату. Сотрудники без назначенного графика будут видны в списке с пустым значением. Дополнительно косвенным признаком служит пустой табель Т-13.
Чем график работы отличается от производственного календаря?
Производственный календарь (раздел «Настройка» → «Производственные календари») задаёт общегосударственные праздники и переносы выходных. График работы строится на его основе, но описывает конкретный режим: пятидневку, сменность, неполное время. При обновлении календаря графики, ссылающиеся на него, обновляются автоматически.
Нужно ли заново заполнять график на следующий год?
Для графиков «по дням недели» и циклических графиков повторное заполнение обычно не требуется — они продлеваются автоматически на основе производственного календаря. Но после обновления календаря на новый год стоит открыть график и проверить, что нормы и праздничные дни пересчитались корректно.
Что важно запомнить
Графики работы находятся в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Назначаются они кадровыми документами, а проверяются через карточку сотрудника, отчёт по графикам и табель Т-13. Не редактируйте график задним числом после расчёта зарплаты — создавайте новый и назначайте с нужной даты.