Где в 1С:ЗУП находится график работы сотрудников

График работы сотрудника в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) хранится в двух местах: сами шаблоны графиков создаются в справочнике «Графики работы сотрудников», а привязка конкретного работника к графику выполняется через кадровые документы — приём на работу, кадровый перевод или специальный документ изменения графика. Понимание этой двухуровневой схемы избавляет от типичной ошибки, когда кадровик правит шаблон графика, ожидая, что это автоматически изменит режим работы конкретного человека.

От корректно назначенного графика зависят расчёт зарплаты за неполный месяц, оплата ночных и праздничных часов, заполнение табеля и контроль нормы рабочего времени. Если график не назначен или устарел, программа считает норму по производственному календарю или по шаблону, который уже не соответствует реальности, и начисления искажаются.

Ниже разобраны точные пути в интерфейсе ЗУП 3.1, способы назначения и смены графика, проверка результата и типичные ошибки. Названия разделов меню могут незначительно отличаться в зависимости от версии конфигурации и настроек интерфейса, но логика расположения едина.

Где находится справочник графиков работы

Основная точка входа — раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников». В типовом интерфейсе ЗУП 3.1 этот пункт расположен в подсистеме настройки кадрового учёта. Если раздел «Настройка» скрыт из панели разделов, его можно открыть через кнопку с изображением шестерёнки или через «Все функции» (в режиме тонкого клиента) → «Справочники» → «Графики работы сотрудников».

В справочнике хранятся именно шаблоны: пятидневка, шестидневка, сменные графики «два через два», гибкие режимы и т.д. Каждый элемент содержит способ заполнения (по дням недели, по циклам произвольной длины), расписание рабочего времени с перерывами и настройки учёта ночных, вечерних и праздничных часов. Изменение шаблона влияет на всех сотрудников, которым он назначен, — это удобно, но требует осторожности.

Дополнительно графики доступны из раздела «Зарплата» → «Отчёты и справки» уже как объект анализа, а в карточке организации и подразделения можно задать график по умолчанию, который подставится при приёме новых сотрудников.

Как посмотреть график конкретного сотрудника

Быстрый способ — карточка сотрудника: раздел «Кадры» → «Сотрудники», откройте нужного работника. В карточке есть ссылка на текущий график, а по ссылке «Трудовой договор» или через историю изменений видно, какой график действует и с какой даты. В ряде версий рядом с графиком доступна ссылка «Изменить», которая открывает подходящий документ.

Второй способ — отчёт «Графики работы сотрудников» или «Штатное расписание» с расшифровкой. Также удобен отчёт «Остатки отпусков» не показывает график, а вот «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» (раздел «Зарплата» → «Отчёты») наглядно отражает, по какому графику программа заполнила рабочие дни сотрудника за месяц.

Для массовой проверки используйте документ «Изменение графика работы списком» или отчёт по кадровым переводам: они показывают, кому и какие графики назначены в выбранном периоде. Это полезно при аудите перед расчётом зарплаты.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и найдите работника в списке.
2. 2
   В карточке сотрудника найдите поле «График работы» — там указан действующий шаблон.
3. 3
   Для проверки истории откройте связанные кадровые документы: приём на работу, кадровые переводы.
4. 4
   Сформируйте «Табель (Т-13)» за месяц и сверьте рабочие дни с ожидаемым графиком.

Как назначить график при приёме и переводе

При первичном трудоустройстве график указывается прямо в документе «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы на работу») — поле «График работы» на вкладке условий труда. Если оставить поле пустым, программа при расчётах будет ориентироваться на график подразделения или производственный календарь, что не всегда корректно.

Смена графика действующему сотруднику оформляется документом «Кадровый перевод» (раздел «Кадры» → «Кадровые переводы»): в документе включите флажок изменения условий труда и укажите новый график и дату, с которой он действует. Перевод с датой «задним числом» после расчёта зарплаты потребует перерасчёта — программа покажет это в механизме доначислений.

Для групповой смены (например, перевод цеха на новый сменный режим) предназначен документ «Изменение графика работы списком»: раздел «Кадры» → «Все кадровые документы». В нём заполняется список сотрудников, новый график и дата начала действия. Это безопаснее и быстрее, чем править каждый перевод вручную.

Как создать или изменить шаблон графика

Новый шаблон создаётся в справочнике «Графики работы сотрудников» кнопкой «Создать». Задайте наименование, способ заполнения и расписание: рабочие и выходные дни, время начала и окончания, перерывы. Для сменных режимов используйте заполнение «по циклам произвольной длины» — например, два дня работы по 11 часов, два дня отдыха.

Обратите внимание на настройки суммированного учёта рабочего времени и учётного периода — они влияют на расчёт сверхурочных и нормы часов. Если сотрудники работают в ночное время, проверьте, что в расписании корректно выделены ночные часы: от этого зависит доплата.

После создания графика заполните его календарь на нужный год — в ряде версий это происходит автоматически по заданному шаблону, но стоит открыть календарь графика и убедиться, что праздничные дни и переносы учтены верно. Производственный календарь, на который опираются графики, обновляется через сервис обновления календарей (раздел «Администрирование»).

Проверка результата и типичные ошибки

Главный контрольный инструмент — табель. Сформируйте «Табель (Т-13)» за месяц после назначения графика: рабочие и выходные дни должны совпасть с ожидаемым режимом, норма часов в расчёте зарплаты — с нормой по графику. Если в табеле пусто или дни не совпадают, проверьте дату начала действия графика в кадровом документе.

Частая ошибка — изменение графика напрямую в карточке сотрудника через «Изменить» без документа: в типовой ЗУП история графиков ведётся документами, и ручная правка может не отразиться в расчёте. Другая ошибка — назначение графика с датой позже даты приёма, из-за чего первые дни считаются по производственному календарю.

Третья типичная ситуация: сотруднику назначили сменный график, но не включили суммированный учёт рабочего времени, и программа считает переработки по общим правилам пятидневки. Проверяйте настройку учёта рабочего времени в кадровом документе и в шаблоне графика одновременно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13 за месяц

Норма

Рабочие и выходные дни совпадают с назначенным графиком

Тревожный признак

Пустые ячейки или дни по старому режиму

Норма часов в расчёте зарплаты

Норма

Норма равна часам по графику сотрудника

Тревожный признак

Норма взята из производственного календаря пятидневки

История в карточке сотрудника

Норма

Виден кадровый документ с новым графиком и датой

Тревожный признак

Документа нет, график указан без основания

Часто задаваемые вопросы

Почему в списке графиков нет нужного мне раздела «Настройка»?

Скорее всего, раздел скрыт настройками панели навигации или у пользователя ограничены права. Откройте «Все функции» → «Справочники» → «Графики работы сотрудников». Если пункта нет и там, обратитесь к администратору для проверки прав доступа.

Изменится ли график у сотрудников, если я отредактирую шаблон?

Да, шаблон общий: изменения применятся ко всем сотрудникам, которым он назначен, включая будущие расчёты. Для перевода части людей на другой режим создайте отдельный шаблон и назначьте его документом.

Как перевести сотрудника на другой график в середине месяца?

Оформите «Кадровый перевод» или «Изменение графика работы списком» с датой начала действия нового графика. Программа разобьёт месяц на периоды и рассчитает норму часов по каждому графику пропорционально.

Что делать, если табель не заполняется по графику?

Проверьте три вещи: назначен ли график кадровым документом на нужные даты, заполнен ли календарь графика на соответствующий год и актуален ли производственный календарь. Чаще всего причина — незаполненный календарь шаблона.

Можно ли задать индивидуальный график одному сотруднику?

Да: создайте отдельный шаблон с нужным расписанием и назначьте его только этому работнику через кадровый документ. Для разовых отклонений (отпуск, больничный, командировка) индивидуальный график не нужен — они оформляются документами отсутствий.

Где смотреть норму рабочего времени по графику?

Норма видна в календаре графика (откройте шаблон и перейдите к календарю), а также в отчётах по табелю и в расчёте зарплаты на вкладке начислений, где программа показывает норму дней и часов за месяц.