Где в 1С:ЗУП находятся должности и как с ними работать

Справочник должностей в 1С:ЗУП 3.1 находится в разделе «Настройка» → «Реквизиты и справочники» → «Должности», а также доступен из раздела «Кадры» → «Должности». Это простой классификатор: он хранит только наименование и краткие характеристики должности, а не конкретную ставку в штатном расписании.

Многие пользователи путают справочник «Должности» со справочником «Штатное расписание» (позиции штатного расписания). Должность — это просто название, например «Бухгалтер». Позиция штатного расписания — это связка «подразделение + должность + условия оплаты», например «Бухгалтер финансового отдела с окладом 60 000». В кадровых документах (приём, перевод) выбирается именно позиция, а должность подставляется внутри неё.

От того, где вы ищете должность и какой объект на самом деле нужен, зависит результат: печатная форма приказа, отчёт по штатной расстановке или сведения для военкомата берут данные из разных мест. Ниже разобраны все пути к должностям, порядок создания и типовые проблемы.

Где находится справочник должностей: все пути

Основной путь: Настройка → Реквизиты и справочники → Должности. В этом разделе собраны все кадровые классификаторы, поэтому если ссылка «Должности» не видна сразу, прокрутите список — порядок элементов зависит от настроек панели навигации.

Дублирующий путь: Кадры → Должности. Ссылка выводится в панели навигации раздела «Кадры» рядом со «Штатным расписанием» и «Сотрудниками». Если её нет, откройте меню раздела «Кадры» (кнопка со стрелкой вниз) и включите показ команды через «Настройку навигации».

Третий способ — через поиск. Нажмите кнопку поиска в правом верхнем углу окна программы (или Ctrl+Shift+F) и введите «Должности». Программа покажет ссылку на справочник независимо от настроек интерфейса. Это самый быстрый способ, если панели разделов перенастроены.

1. 1
   Откройте раздел «Настройка»
2. 2
   Перейдите в «Реквизиты и справочники»
3. 3
   Найдите и откройте ссылку «Должности»
4. 4
   Альтернатива: раздел «Кадры» → «Должности» или поиск по Ctrl+Shift+F

Чем должность отличается от позиции штатного расписания

Это ключевое различие, из-за непонимания которого возникает большинство вопросов «где должности». Справочник «Должности» — плоский список названий. Позиция штатного расписания — объект в разделе Кадры → Штатное расписание, который содержит подразделение, должность, количество ставок, оклад, надбавки и график работы.

В документах «Приём на работу» и «Кадровый перевод» в поле «Должность» фактически выбирается позиция штатного расписания (если штатное расписание ведётся). Если штатное расписание отключено, выбирается должность из справочника и подразделение отдельно. Поэтому, если вы не находите нужную «должность» в документе, проверьте сначала штатное расписание.

Что именно вам нужно

Справочник «Должности»

Нужен список названий должностей, классификатор, привязка к разрядам и категориям. Оклад и ставки здесь не хранятся.

Штатное расписание

Нужны ставки, оклады, вакансии, связь должности с подразделением. Открывается: Кадры → Штатное расписание.

Поле «Должность» в кадровом документе

При ведении штатного расписания это позиция (подразделение + должность). Без штатного расписания — просто должность из справочника.

Как создать новую должность

Откройте справочник «Должности» и нажмите «Создать». Заполните наименование — оно попадёт в печатные формы приказов и трудовых договоров, поэтому пишите его так, как оно должно выглядеть в документах, обычно в соответствии со штатным расписанием организации.

Дополнительно можно указать сокращённое наименование, категорию или разряд (для бюджетников и тарификации), а также признаки вредности и особых условий труда — они используются при заполнении отчётности и стажа. Если ведётся воинский учёт, проверьте корректность наименования для отчётов в военкомат.

После записи должности при ведёном штатном расписании создайте на её основе позицию: Кадры → Штатное расписание → Создать, выберите подразделение и новую должность, укажите оклад и число ставок. Без этого шага должность нельзя будет выбрать в приёме на работу.

Как изменить или переименовать должность

Найдите должность в списке, откройте её двойным щелчком и отредактируйте наименование. Изменение применится ко всем позициям штатного расписания и новым документам, где используется эта должность.

Учтите: уже проведённые кадровые документы при переименовании должности будут показывать новое наименование, так как в них хранится ссылка, а не текст. Если нужно сохранить историю названий (например, должность официально переименована с определённой даты), корректнее создать новую должность и оформить кадровые переводы, а не переписывать старую.

Как удалить или объединить дубли должностей

Частая ситуация: в справочнике «Бухгалтер», «бухгалтер», «Бухгалтер.» — три разных элемента. Чтобы удалить дубль, сначала проверьте, используется ли он: выделите элемент и нажмите «Пометить на удаление». Если должность используется в позициях или документах, программа не даст удалить её окончательно.

Для объединения используйте обработку «Поиск и удаление дублей»: Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Поиск и удаление дублей. Выберите справочник «Должности», задайте правила сравнения по наименованию и выполните замену — все ссылки на дубль будут перенаправлены на основной элемент.

Где посмотреть, кто занимает должность

Чтобы увидеть сотрудников по должности, используйте отчёты раздела «Кадры»: «Штатная расстановка», «Списки сотрудников», «Остатки отпусков» и другие — почти в каждом есть отбор по должности или позиции штатного расписания. Откройте отчёт, добавьте фильтр «Должность / Позиция» и сформируйте.

Также список занятых ставок виден прямо в форме штатного расписания: в колонках отображается число ставок и занятое количество, а по ссылке можно перейти к сотрудникам, занимающим позицию.

Контрольные точки

Как проверить результат

Должность видна в справочнике

Норма

Элемент открывается, наименование корректное

Тревожный признак

Должность есть в документах, но не в списке — проверьте пометку удаления

Должность выбирается в приёме на работу

Норма

В поле доступна позиция с нужным подразделением и окладом

Тревожный признак

Должности нет в выборе — позиция в штатном расписании не создана или закрыта

Печатная форма приказа

Норма

Наименование должности выводится как в штатном расписании

Тревожный признак

Выводится старое или сокращённое название — проверьте реквизиты должности

FAQ

Почему в документе приёма нет нужной должности, хотя она есть в справочнике?

Потому что при ведёном штатном расписании в документе выбирается позиция, а не должность. Создайте позицию в разделе «Кадры → Штатное расписание» с этой должностью и нужным подразделением — после утверждения она появится в списке выбора.

Где в ЗУП хранится оклад должности?

Оклад хранится не в справочнике «Должности», а в позиции штатного расписания и в начислениях сотрудника. Откройте «Кадры → Штатное расписание», найдите позицию — там указаны оклад, надбавки и число ставок.

Можно ли загрузить должности списком из Excel?

Штатной загрузки именно для справочника «Должности» в типовой ЗУП нет. Варианты: ввести вручную (список обычно невелик), использовать универсальную загрузку из табличного документа через внешние обработки или привлечь специалиста для разовой загрузки.

Что делать, если ссылка «Должности» не отображается в меню?

Проверьте настройки навигации раздела «Кадры» (стрелка рядом с названием раздела → «Настройка навигации») и добавьте команду. Либо откройте справочник через поиск (Ctrl+Shift+F) по слову «Должности» — это работает независимо от настроек интерфейса.

Нужно ли заполнять классификатор должностей (ОКПДТР) в ЗУП?

Обязательного требования нет: программа позволяет вести должности произвольными наименованиями. Коды по классификатору могут понадобиться для отдельных отчётов и бюджетной отчётности — тогда их указывают в карточке должности вручную.