Другое · 9 мин
Где в 1С:ЗУП находятся договоры ГПХ и как с ними работать
Где найти договоры ГПХ в 1С:ЗУП: создание договора подряда и услуг, начисление вознаграждения, взносы, отчеты 6-НДФЛ и РСВ, типичные ошибки.
В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3) договоры гражданско-правового характера ведутся в специальном документе «Договор (работы, услуги)», а не через приём на работу. Найти его можно в разделе «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)», а также в разделе «Кадры» — в зависимости от настроек интерфейса и версии программы. Именно этот документ регистрирует физлицо-подрядчика, сроки работ, сумму вознаграждения и является основанием для последующих начислений.
Частая причина, по которой пользователи «не находят» договоры ГПХ, — поиск в разделе приёмов на работу или в справочнике сотрудников. Подрядчик по ГПХ не является сотрудником организации: он не попадает в штатное расписание, на него не распространяются отпуска и больничные, поэтому учёт ведётся отдельно. Ниже разберём, где именно находятся нужные документы, как оформить договор, начислить оплату и проверить отражение в отчётности.
Где именно искать договоры ГПХ в интерфейсе программы
Основной путь: главное меню → раздел «Зарплата» → журнал документов «Договоры (в т.ч. авторские)». Здесь хранятся все оформленные договоры подряда, оказания услуг и авторские договоры. Если раздела не видно, проверьте настройки навигации раздела (кнопка с шестерёнкой в правом верхнем углу панели разделов) — возможно, команда просто скрыта из видимости.
Альтернативные точки входа: раздел «Кадры» → «Договоры (в т.ч. авторские)» в некоторых версиях, а также раздел «Налоги и взносы» — там договоры появляются в контексте отражения в учёте взносов. Ещё один способ — через журнал физических лиц: откройте карточку физлица (раздел «Кадры» → «Физические лица»), и по ссылкам в карточке можно перейти к связанным договорам.
Начисления по договорам смотрятся в разделе «Зарплата» → «Начисления по договорам (в т.ч. авторским)». Отдельные отчёты по подрядчикам доступны в разделе «Отчетность, справки» — например, «Анализ взносов в фонды» и «Расчетный листок» с отбором по физлицу.
Как оформить договор ГПХ с физлицом
Перед созданием договора убедитесь, что физическое лицо заведено в справочнике «Физические лица» с корректными ФИО, ИНН и СНИЛС — эти данные понадобятся для отчётности. Дублирование карточек физлиц — частая проблема: если человек уже был сотрудником, используйте существующую карточку, иначе в 6-НДФЛ и РСВ данные разойдутся.
Создайте новый документ «Договор (работы, услуги)» из журнала. Заполните ключевые поля: организацию, физлицо, даты начала и окончания работ, сумму вознаграждения, вид расчёта (обычно «Оплата по договорам подряда») и подразделение при необходимости. Отдельно укажите код дохода для НДФЛ — для договоров подряда это, как правило, код 2010, для авторских договоров применяются свои коды.
Обратите внимание на поле, определяющее обложение взносами. Вознаграждения по договорам подряда и услуг облагаются взносами на ОПС и ОМС, но не облагаются взносами на случай временной нетрудоспособности и взносами на травматизм (если последние не предусмотрены текстом договора). Программа подставляет вид дохода автоматически, но при нестандартных ситуациях значение стоит проверить вручную.
- 1Проверьте наличие карточки физлица без дублей (ИНН, СНИЛС)
- 2Создайте документ «Договор (работы, услуги)» и заполните сроки и сумму
- 3Проверьте код дохода НДФЛ и вид дохода для взносов
- 4Проведите документ и при необходимости распечатайте договор
- 5В конце периода создайте «Начисление по договорам» для расчёта оплаты и налогов
Как начислить и выплатить вознаграждение
Сам договор сумму не начисляет — он только регистрирует условия. Расчёт выполняется документом «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)»: в нём подбирается договор, программа рассчитывает вознаграждение, НДФЛ и страховые взносы. Если по договору предусмотрены этапы или акты, начисление можно делать несколько раз в пределах суммы договора.
НДФЛ с выплат по ГПХ удерживается при фактической выплате, как и по зарплате. Выплата оформляется стандартными ведомостями («Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» и т.д.) — подрядчик появится в списке получателей, если по нему есть начисленные, но не выплаченные суммы. Проверить задолженность можно в отчёте «Задолженность по зарплате» с отбором по физлицу.
Если договором предусмотрены авансовые выплаты, оформляйте их отдельными начислениями по договорам, а не документом «Аванс» — последний предназначен только для сотрудников. При окончательном расчёте сумма начислений не должна превышать сумму договора, иначе программа либо выдаст предупреждение, либо в учёте возникнет переплата, которую придётся разбирать вручную.
Как договоры ГПХ попадают в отчётность
Подрядчики включаются в расчёт 6-НДФЛ: доходы отражаются с кодом 2010 (или соответствующим авторским кодом), удержанный налог — в общем порядке по датам выплаты. В приложении № 1 к годовому расчёту (справки о доходах) данные по физлицу-подрядчику формируются автоматически, если карточка физлица заполнена корректно.
В расчёте по страховым взносам (РСВ) выплаты по ГПХ попадают в раздел 3 на физлицо, а в подразделах базы по взносам учитываются только в части ОПС и ОМС. В персонифицированные сведения о физлицах подрядчики также включаются. Проверьте, чтобы физлицо не попало в отчёт дважды из-за дубля карточки — это одна из самых частых ошибок при сдаче РСВ.
Взносы на травматизм по договорам ГПХ начисляются, только если это прямо предусмотрено условиями договора. В программе это регулируется настройкой вида дохода; если договор такое условие содержит, убедитесь, что сумма попала в базу отчёта 4-ФСС (ЕФС-1 в части травматизма).
Как проверить результат
Документ проведён, указаны сроки, сумма и код дохода
Договор оформлен как приём на работу или не проведён
Создано «Начисление по договорам», НДФЛ и взносы рассчитаны
Сумма начислена вручную операцией, налоги не посчитались
Одна карточка, ИНН и СНИЛС заполнены
Дубли физлица, пустые ИНН/СНИЛС — ошибки в РСВ
Подрядчик есть в 6-НДФЛ и разделе 3 РСВ
Физлицо отсутствует в отчётах или задвоено
Типичные ошибки при работе с договорами ГПХ
Самая распространённая ошибка — оформление подрядчика через «Приём на работу» с последующим ручным начислением. Это искажает кадровый учёт, среднесписочную численность и создаёт лишние обязательства по отпускам. Второй типичный случай — наоборот, попытка провести штатного сотрудника по ГПХ, что ведёт к рискам переквалификации.
Ещё одна группа ошибок связана с налогами: неверный код дохода (например, код зарплаты вместо 2010), включение выплат ГПХ в базу по взносам на нетрудоспособность, пропуск взносов на травматизм при наличии такого условия в договоре. Каждая из этих ошибок выявляется сверкой отчётов: сравните базы в РСВ и ЕФС-1 с данными документов начисления.
Если договоров ГПХ много: как упростить работу
При регулярной работе с подрядчиками полезно настроить шаблоны документов: типовой вид расчёта, код дохода и вид дохода для взносов подставляются автоматически, если один раз корректно заполнить начисление «Оплата по договорам подряда» в настройках. Это сокращает ручной ввод и снижает риск ошибок в кодах.
Для контроля используйте отчёты: «Карточка учёта страховых взносов» по физлицу покажет базу и начисленные взносы, а «Анализ ФОТ» с отбором по договорам — общую картину выплат подрядчикам за период. Перед сдачей квартальной отчётности сверяйте суммы начислений по договорам с оборотами по счетам расчётов с подрядчиками в бухгалтерской программе после синхронизации.
Удобно заводить договор сразу с указанием полной суммы, а начисления разбивать по актам отдельными документами — так остаток по договору всегда виден, и проще сверять закрытие обязательств перед подписанием финального акта.
FAQ: частые вопросы о договорах ГПХ в 1С:ЗУП
Почему в разделе «Зарплата» нет пункта «Договоры (в т.ч. авторские)»?
Чаще всего команда скрыта в настройках навигации панели раздела (шестерёнка → «Настройка навигации») либо у пользователя нет прав на документы ГПХ. Реже причина в отключённой функциональности учёта договоров ГПХ в настройках программы.
Можно ли оформить договор ГПХ с действующим сотрудником?
Технически да: используется та же карточка физлица, создаётся документ «Договор (работы, услуги)». Но учтите, что выполнение сотрудником работ по ГПХ, входящих в его трудовые обязанности, — зона риска переквалификации; такие договоры должны иметь самостоятельный предмет.
Почему подрядчик не попадает в ведомость на выплату?
Ведомость подбирает только тех, у кого есть начисленная и не выплаченная сумма. Проверьте, что создан и проведён документ «Начисление по договорам», что период ведомости соответствует дате выплаты и что по этому подрядчику нет полного погашения задолженности ранее.
Удерживается ли НДФЛ с аванса по договору ГПХ?
Да. Доход по договорам ГПХ признаётся на дату фактической выплаты, поэтому налог удерживается при каждой выплате, включая авансовые. В программе это происходит автоматически при проведении ведомости.
Как посмотреть все начисления конкретного подрядчика за год?
Откройте раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» и сформируйте «Расчетный листок» или «Полные сведения о начислениях, удержаниях и выплатах» с отбором по физлицу. Для налогов и взносов используйте «Карточку учёта НДФЛ» и «Карточку учёта страховых взносов».
Что важно запомнить
Договоры ГПХ в 1С:ЗУП 3 оформляются документом «Договор (работы, услуги)» в разделе «Зарплата», оплата начисляется отдельным документом «Начисление по договорам». Контролируйте код дохода, обложение взносами и отсутствие дублей физлиц — тогда подрядчики корректно попадут в 6-НДФЛ и РСВ.