Где в 1С ЗУП занести справки с предыдущего места работы

Когда новый сотрудник приносит справку о заработке с предыдущего места работы (форма 182н), бухгалтеру нужно внести эти данные в 1С:ЗУП, чтобы программа корректно рассчитывала больничные, пособия по беременности и родам и по уходу за ребёнком. Если справку не занести или занести не туда, средний заработок для пособий посчитается только по выплатам текущего работодателя — и сотрудник потеряет деньги.

В 1С:Зарплата и управление персоналом (редакция 3.1) для этого предусмотрен отдельный документ — «Справка с предыдущего места работы» (в некоторых релизах — «Справка для расчёта пособий»). Ниже разберём, где он находится, как его заполнить, как программа использует эти данные и какие ошибки встречаются чаще всего.

Что это за справка и когда она нужна

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, выдаётся работодателем при увольнении (форма 182н). На её основании новый работодатель учитывает заработок у прежнего страхователя при расчёте пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребёнком до полутора лет.

Важно понимать границы применения: данные справки влияют только на расчёт пособий, финансируемых Социальным фондом России. На расчёт отпускных, командировочных, компенсаций за неиспользованный отпуск и обычной зарплаты справка не влияет — для этих начислений учитывается только заработок у текущего работодателя.

Если сотрудник справку не принёс, пособие рассчитывается из имеющихся данных. Позднее он может написать заявление о перерасчёте — тогда справку вносят в программу и пересчитывают пособие за прошедшее время, но не более чем за три года, предшествующих дню обращения.

Где находится документ в 1С:ЗУП 3.1

Документ называется «Справка с предыдущего места работы» (в ряде релизов — «Справка для расчёта пособий (входящая)»). Найти его можно несколькими путями:

• через раздел «Зарплата» → ссылка «Справки для расчёта пособий» (или «См. также» → «Справки с предыдущего места работы»);
• через раздел «Кадры» → «Сотрудники» → открыть карточку сотрудника → ссылка «Оформить документ» или «Справки, отчёты»;
• через журнал «Все начисления» или поиск по команде «Справка» в строке поиска функций.

Если нужной ссылки не видно в интерфейсе, проверьте настройки состава начислений: раздел «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний» → вкладка «Оплата отсутствий». Должны быть включены опции расчёта пособий по временной нетрудоспособности и по уходу за ребёнком. Без этих флажков документы для учёта справок могут быть скрыты.

Как заполнить справку пошагово

Создайте новый документ и заполните его строго по бумажной справке, которую принёс сотрудник. Порядок действий следующий:

1. Укажите организацию и сотрудника, на которого оформляется справка.
2. В поле «Страхователь» выберите или создайте предыдущего работодателя (элемент справочника контрагентов или страхователей — в зависимости от релиза).
3. Заполните периоды работы у предыдущего работодателя.
4. В табличной части по каждому календарному году внесите сумму заработка, облагаемого взносами, и отдельно — суммы, превышающие предельную базу, если такие указаны.
5. Внесите количество календарных дней, исключаемых из расчётного периода (болезнь, отпуск по беременности и родам, по уходу за ребёнком, освобождение от работы без взносов).
6. Проверьте и проведите документ.

1. 1
   Откройте документ «Справка с предыдущего места работы» из раздела «Зарплата» или карточки сотрудника
2. 2
   Укажите сотрудника и предыдущего страхователя
3. 3
   Внесите заработок и исключаемые дни по каждому году строго по бумажной справке
4. 4
   Проведите документ и проверьте расчёт на тестовом больничном

Ключевой момент — исключаемые дни. Именно они чаще всего теряются при вводе, а для расчёта декретных и пособия по уходу за ребёнком они напрямую влияют на среднедневной заработок: чем больше исключаемых дней, тем выше средний и пособие.

Если предыдущих работодателей несколько, на каждого оформляется отдельный документ «Справка с предыдущего места работы». Программа суммирует заработок по всем справкам и по текущему месту работы, но контролирует предельную базу по каждому году совокупно.

Как программа использует данные справки

После проведения документа данные попадают в регистры сведений, которые используются при расчёте среднего заработка для пособий. Когда вы создаёте документ «Больничный лист», «Отпуск по беременности и родам» или «Отпуск по уходу за ребёнком», программа автоматически подтягивает заработок из справок за расчётные годы.

Проверить, что данные учтены, можно прямо в документе начисления: откройте расчёт среднего заработка (кнопка с суммой среднего или закладка «Оплата» → «Подробнее») и посмотрите таблицу заработка по годам. Там должны отображаться строки с заработком от предыдущего страхователя и количество исключаемых дней.

Контрольные точки

Как проверить результат

Таблица среднего заработка в больничном

Норма

Видны суммы по справке за нужные годы и исключаемые дни

Тревожный признак

Учтён только заработок текущего работодателя

Реквизит «Страхователь» в справке

Норма

Заполнен прежний работодатель

Тревожный признак

Поле пустое — документ может не попасть в расчёт

Дата документа

Норма

Дата в пределах периода работы сотрудника в вашей организации

Тревожный признак

Дата раньше приёма на работу — возможны ошибки в отчётах

Если справку принесли после расчёта пособия

Частая ситуация: больничный уже рассчитан и выплачен, а сотрудник позже приносит справку. В этом случае порядок такой: сначала внесите документ «Справка с предыдущего места работы», затем откройте ранее созданный больничный и используйте механизм доначисления — кнопку «Исправить» в самом документе либо специальный документ исправления. Программа пересчитает пособие с учётом новых данных и доначислит разницу.

Не редактируйте проведённый больничный «задним числом» вручную без механизма исправления: это ломает последовательность расчётов и может исказить данные для отчётности в СФР. Исправление создаёт отдельный документ в текущем периоде, что корректно отражается в учёте.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудник принёс справку до первого больничногоВнесите документ «Справка с предыдущего места работы» до расчёта пособия

Больничный уже рассчитан и выплаченВнесите справку, затем исправьте документ больничного кнопкой «Исправить»

Предыдущих работодателей несколькоСоздайте отдельный документ справки на каждого страхователя

Справки нет, но сотрудник обещает принестиРассчитайте пособие из имеющихся данных, перерасчёт сделаете после получения справки по заявлению

Типичные ошибки при вводе

Отдельно стоит сказать про ввод сумм. В справке 182н заработок указывается по каждому календарному году отдельно, и так же его нужно вносить в программу. Если предыдущий работодатель указал сумму, превышающую предельную величину базы по взносам, в расчёт всё равно пойдёт не более предельной — это нормально, программа сделает ограничение автоматически.

Если справки нет: запрос данных в фонд

Когда сотрудник не может предоставить справку (прежний работодатель ликвидирован или не отвечает), работодатель вправе запросить сведения о заработке через Социальный фонд России по заявлению сотрудника. В 1С:ЗУП для этого есть механизм обмена с фондом: заявление оформляется из карточки сотрудника или из документа больничного, а полученные сведения подгружаются в расчёт автоматически.

Этот вариант занимает больше времени, чем ввод бумажной справки, но исключает ошибки ручного ввода и споры о достоверности данных. До получения ответа фонда пособие рассчитывается из имеющихся сведений, после — пересчитывается.

Удобно завести правило: при приёме сотрудника сразу проверять наличие справки 182н и вносить её в программу в день оформления. Тогда первый же больничный посчитается корректно и не потребуется исправлений и доначислений.

Частые вопросы

Влияет ли справка с предыдущего места работы на расчёт отпускных?

Нет. Отпускные, командировочные и компенсации рассчитываются только из заработка у текущего работодателя за расчётный период. Справка 182н используется исключительно для пособий по нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребёнком.

Сотрудник работает у нас второй год, справку не приносил. Нужно ли её требовать?

Требовать нельзя — предоставление справки право, а не обязанность сотрудника. Но стоит напомнить: без сведений о заработке у прежнего работодателя пособие может оказаться заметно ниже, а перерасчёт возможен только за три года, предшествующих обращению.

Как внести справку, если предыдущих работодателей было трое?

На каждого страхователя создаётся отдельный документ «Справка с предыдущего места работы». Программа суммирует заработок по всем справкам и текущему месту работы, применяя предельную базу по каждому году.

Где проверить, что справка учлась в расчёте больничного?

Откройте документ «Больничный лист», перейдите в расчёт среднего заработка (кнопка с суммой среднего дневного заработка). В таблице по годам должны отображаться суммы из справки с указанием страхователя и количество исключаемых календарных дней.

Что делать, если суммы в справке превышают предельную базу?

Вносите суммы как указано в справке. Программа сама ограничит заработок предельной величиной базы по страховым взносам за соответствующий год при расчёте пособия — ручная корректировка не требуется и может привести к ошибкам.