Где в 1С находится записка-расчет при увольнении и как её сформировать

Записка-расчет при увольнении (унифицированная форма Т-61) — это документ, который бухгалтер оформляет при расторжении трудового договора: в нём отражаются начисленная зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск, удержания и итоговая сумма к выплате. В программах 1С эта форма не лежит отдельно в общем списке документов — она формируется как печатная форма из конкретного кадрового или расчетного документа, поэтому у новичков часто возникает вопрос, где её искать.

Местоположение записки-расчета зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) документ увольнения один, а в 1С:Бухгалтерии предприятия механика другая. Ниже разобраны оба варианта, а также способ вывести форму через «Все функции», если стандартный путь по какой-то причине недоступен.

Что такое записка-расчет и когда она обязательна

Форма Т-61 была утверждена как унифицированная, но с 2013 года применение унифицированных форм для коммерческих организаций не обязательно — компания вправе использовать собственный бланк. На практике большинство бухгалтерий продолжают использовать Т-61, потому что форма привычна проверяющим и уже встроена в 1С.

Записка-расчет заполняется в день увольнения: в ней кадровая часть (основание, дата, реквизиты приказа) и расчетная часть (начисления, удержания, сумма к выдаче). Хотя закон прямо не требует выдавать Т-61 работнику, работодатель обязан произвести полный расчет в последний рабочий день, а записка-расчет — удобный способ этот расчет задокументировать.

Где записка-расчет в 1С:ЗУП

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» записка-расчет формируется из документа увольнения. Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» (в некоторых релизах — «Кадры» → «Увольнения»), найдите нужный документ «Увольнение» и откройте его.

Внутри документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели и выберите пункт «Записка-расчет при увольнении (Т-61)». Программа сформирует готовый бланк с уже подставленными данными: периодом работы, количеством дней компенсации отпуска, начислениями и удержаниями.

Важно: чтобы расчетная часть заполнилась корректно, документ «Увольнение» должен быть проведен, а в нём на вкладке расчета должны быть рассчитаны компенсация отпуска и окончательный расчет. Если документ проведен, но суммы нулевые — проверьте, установлен ли флаг расчета при увольнении и нет ли более позднего документа «Начисление зарплаты и взносов», который перекрыл расчет.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения»
2. 2
   Найдите и откройте документ «Увольнение» по нужному сотруднику
3. 3
   Убедитесь, что документ проведен и суммы рассчитаны
4. 4
   Нажмите «Печать» → «Записка-расчет при увольнении (Т-61)»
5. 5
   Проверьте лицевую и оборотную стороны, распечатайте или сохраните в PDF

Где записка-расчет в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии предприятия» документ увольнения находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» (либо «Зарплата и кадры» → «Все начисления», если увольнение оформлено вместе с окончательным расчетом). Откройте документ «Увольнение» и нажмите «Печать» — в списке печатных форм будет «Записка-расчет при увольнении (Т-61)».

Если в вашей версии Бухгалтерии отдельного документа «Увольнение» нет, окончательный расчет выполняется в документе «Начисление зарплаты» за месяц увольнения. В этом случае Т-61 печатается из этого документа либо из карточки сотрудника через печатные формы. Точный состав печатных форм зависит от релиза, поэтому при отсутствии нужной кнопки проверьте пункт «Ещё» в командной панели документа.

Как найти форму через «Все функции»

Если стандартный путь не работает — например, интерфейс перенастроен или нужные разделы скрыты — используйте универсальный поиск. Нажмите кнопку с тремя полосами (главное меню) в левом верхнем углу и выберите «Все функции». Если пункта нет, включите его: «Сервис» → «Параметры» → установите флаг «Отображать команду "Все функции"».

В окне «Все функции» начните вводить в строке поиска слово «Увольнение» — откроется список одноименных документов. Оттуда можно перейти к журналу, найти нужный документ по сотруднику и дате и напечатать Т-61 стандартным способом.

Проверка заполнения и типичные ошибки

Перед печатью сверьте ключевые блоки записки-расчета: период, за который предоставляется компенсация отпуска; количество дней компенсации (или удержания за отпуск, использованный авансом); средний дневной заработок; начисленные суммы; удержанный НДФЛ и итог к выплате. Итог в Т-61 должен совпадать с суммой в ведомости на выплату.

Если сумма к выплате в записке-расчете не совпадает с ведомостью, ищите расхождение в удержаниях: НДФЛ, алименты по исполнительным листам, долги за отпуск авансом. Удобно сверить Т-61 с расчетным листком сотрудника за месяц увольнения — там видна вся расшифровка.

Проверка результата

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ-основание

Норма

«Увольнение» проведено, в нём рассчитаны компенсация и окончательный расчет

Тревожный признак

Документ не проведен или суммы равны нулю

Сумма к выплате в Т-61

Норма

Совпадает с ведомостью на выплату и расчетным листком

Тревожный признак

Есть расхождение — проверяйте удержания и НДФЛ

Дни компенсации отпуска

Норма

Количество дней соответствует стажу и использованным отпускам

Тревожный признак

Дни завышены или занижены — проверьте остатки отпусков в справке по сотруднику

Часто задаваемые вопросы

Можно ли распечатать записку-расчет после того, как сотрудник уже уволен и период закрыт?

Да. Документ «Увольнение» остается в базе, и печатная форма Т-61 доступна из него в любой момент. Закрытие периода не блокирует печать, но не редактируйте старый документ без необходимости — это может изменить уже сданные отчеты.

Почему в меню «Печать» нет формы Т-61?

Чаще всего причины три: документ не проведен, у пользователя ограничены права, либо используется сильно устаревший релиз. Проверьте проведение документа, затем права доступа, и при необходимости обновите конфигурацию.

Обязательно ли выдавать Т-61 работнику на руки?

Закон обязывает произвести полный расчет в день увольнения, но не требует выдавать именно форму Т-61. Работник вправе запросить копии документов, связанных с работой, поэтому на практике записку-расчет выдают по его заявлению или хранят в личном деле.

Чем Т-61 отличается от приказа об увольнении Т-8?

Т-8 — это приказ о расторжении договора, его оформляет кадровая служба. Т-61 — расчетный документ бухгалтерии с суммами начислений и удержаний. В 1С обе формы печатаются из одного документа «Увольнение» через кнопку «Печать».

Как сформировать Т-61 сразу по нескольким увольняемым сотрудникам?

Если используется документ «Увольнение списком» (в ЗУП), печатная форма Т-61 доступна и из него — программа сформирует отдельную записку-расчет по каждому сотруднику. В противном случае формы печатаются по одной из каждого индивидуального документа.