Как внести в 1С заработок с предыдущего места работы для расчета больничного

Когда новый сотрудник заболевает, а стаж работы в вашей организации у него небольшой, для корректного расчета пособия по временной нетрудоспособности нужны сведения о заработке за два предыдущих календарных года. Эти данные сотрудник приносит в виде справки о сумме заработка (форма 182н) с предыдущего места работы. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть специальный документ для ввода этих сведений.

Если справку не внести, программа рассчитает пособие только из заработка в текущей организации, и сумма больничного окажется заниженной. Это нарушает права работника и создает риск претензий при проверке. Поэтому ввод справки — обязательный шаг при расчете первого больничного нового сотрудника.

Ниже разобрано, где именно в 1С:ЗУП находится нужный документ, как его заполнить, как проверить, что данные подтянулись в расчет, и что делать, если справки нет или она пришла позже.

Какие документы подтверждают заработок с прошлого места работы

Основной документ — справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году увольнения или году обращения за справкой (форма 182н). Ее выдает предыдущий работодатель при увольнении или по запросу работника. В справке указываются суммы заработка по годам и количество исключаемых дней (периоды болезни, отпуска по беременности и родам, ухода за ребенком).

Если справку получить невозможно, сотрудник может написать заявление о запросе сведений в СФР (Социальный фонд России). Работодатель направляет запрос, и фонд предоставляет данные о заработке. До получения ответа пособие рассчитывается исходя из МРОТ, а после — пересчитывается.

Важно понимать: в справке указывается заработок, на который начислялись страховые взносы. Выплаты, не облагаемые взносами, в базу для расчета пособий не входят, даже если фактически сотрудник их получал.

Где находится документ для ввода справки в 1С:ЗУП

В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 входящие справки о заработке регистрируются отдельным документом. Путь к нему:

1. Откройте раздел «Зарплата».
2. В группе «См. также» найдите ссылку «Справки о заработке для расчета пособий».
3. Если ссылка не видна, проверьте настройку панели навигации раздела: кнопка с шестеренкой в правом верхнем углу панели, там можно вывести скрытые команды.

Альтернативный путь — через раздел «Отчетность, справки», где также доступен журнал справок о заработке. В некоторых релизах документ называется «Справка о заработке для расчета пособий (входящая)», чтобы отличать его от исходящих справок, которые организация выдает увольняющимся сотрудникам.

Также справку можно внести прямо из документа «Больничный лист»: на вкладке с расчетом среднего заработка есть возможность добавить сведения о заработке с предыдущих мест работы. Это удобно, когда справка появилась уже в момент расчета пособия.

1. 1
   Откройте: Зарплата → См. также → Справки о заработке для расчета пособий
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите сотрудника
3. 3
   Заполните данные страхователя: наименование, ИНН, КПП предыдущего работодателя
4. 4
   В табличной части укажите год, сумму заработка и число исключаемых дней по каждому году из справки
5. 5
   Проведите документ и проверьте расчет в больничном листе

Как заполнить документ «Справка о заработке для расчета пособий»

Шапка документа

Укажите сотрудника, для которого вносится справка. Поле «Организация» подставится автоматически, если в базе одна организация. Далее заполняются реквизиты страхователя — предыдущего работодателя: наименование, ИНН и КПП. Эти данные берутся из самой справки 182н и важны для идентификации источника сведений.

Табличная часть с заработком

В таблицу добавляется строка на каждый год, указанный в справке. Для каждого года вводятся:

• Расчетный год — календарный год, за который указан заработок;
• Заработок — сумма, на которую начислены взносы;
• Дней болезни, ухода за детьми — количество исключаемых календарных дней (актуально для пособий по беременности и уходу за ребенком).

Суммы переносите из справки точно, без округлений и перерасчетов. Программа сама применит предельные базы по взносам при расчете среднего заработка, поэтому «обрезать» сумму вручную не нужно.

Несколько предыдущих работодателей

Если сотрудник в расчетном периоде работал у нескольких работодателей, на каждого из них создается отдельный документ-справка. При расчете пособия заработок по всем справкам суммируется. Исключение — если сотрудник на момент болезни работает у нескольких работодателей: тогда действуют особые правила выбора места назначения пособия.

Как проверить, что справка учтена в расчете больничного

После проведения справки создайте или откройте документ «Больничный лист» (раздел «Зарплата» → «Больничные листы»). Заполните период нетрудоспособности и стаж сотрудника — программа автоматически рассчитает средний заработок.

Откройте расшифровку расчета среднего заработка (ссылка рядом с суммой среднего в документе). В таблице расчетного периода должны отображаться суммы из внесенной справки с указанием предыдущего работодателя. Если их нет — справка либо не проведена, либо годы в справке не попадают в расчетный период.

Дополнительно сверьте итоговый среднедневной заработок: он должен увеличиться по сравнению с расчетом без справки. Если сумма не изменилась, проверьте, не упирается ли расчет в предельную базу — тогда добавление справки действительно не повлияет на результат.

Контрольные точки

Как проверить результат

Справка в журнале документов

Норма

Документ проведен, год и суммы соответствуют бумажной справке

Тревожный признак

Документ в черновике или годы не попадают в расчетный период

Расшифровка среднего заработка в больничном

Норма

Видны суммы от предыдущего работодателя по нужным годам

Тревожный признак

Отображается только заработок текущей организации

Среднедневной заработок

Норма

Сумма выросла после ввода справки или достигла предела базы

Тревожный признак

Сумма не изменилась и ниже предела — справка не учтена

Что делать, если справка пришла после расчета пособия

Частая ситуация: больничный уже рассчитан и выплачен, а сотрудник позже приносит справку 182н. Законодательство позволяет пересчитать пособие, если сотрудник обратился за перерасчетом в течение установленного срока.

Порядок действий в 1С:ЗУП:

1. Внесите справку стандартным документом «Справка о заработке для расчета пособий».
2. Откройте исходный документ «Больничный лист» и нажмите кнопку «Исправить» (она появляется, если по документу уже была выплата).
3. Программа создаст документ-исправление, в котором пересчитает средний заработок с учетом справки и доначислит разницу.
4. Проверьте сумму доплаты и включите ее в ближайшую выплату сотруднику.

Не редактируйте исходный больничный «задним числом» без механизма исправления: это может нарушить уже сданную отчетность и данные обмена с СФР.

Особенности для 1С:Бухгалтерии и других конфигураций

В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) механизм похожий: справка вносится через раздел «Зарплата и кадры» → «Справки о заработке для расчета пособий» или непосредственно из документа «Больничный лист» по ссылке в поле среднего заработка. Поля аналогичны: год, сумма заработка, исключаемые дни.

В старых конфигурациях (например, 1С:ЗУП 2.5) документ называется «Справка другого страхователя о заработке» и находится в журнале расчета страховых взносов и пособий. Логика заполнения та же, отличается только интерфейс.

Если ваша конфигурация сильно доработана и стандартный документ недоступен, уточните у специалиста, сопровождающего программу, как в вашей базе регистрируются входящие справки. Самостоятельно создавать «обходные» начисления вместо справки не следует — это исказит расчетную базу.

Когда справка не требуется и какие есть альтернативы

Справка не нужна, если сотрудник весь расчетный период (два предшествующих года) работал только в вашей организации — тогда весь заработок уже есть в базе. Также справка не требуется, если сотрудник отказывается ее предоставлять: пособие посчитают из имеющихся данных, но не ниже расчета из МРОТ.

Если справку получить невозможно (работодатель ликвидирован, местонахождение неизвестно), оформите запрос в СФР по заявлению сотрудника. В 1С:ЗУП такой запрос можно сформировать через раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» или «Обмен с контролирующими органами».

После получения ответа из фонда сведения вносятся в программу, и пособие пересчитывается через механизм исправления больничного, как описано выше.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудник принес справку 182н до расчета больничногоВнесите документ «Справка о заработке для расчета пособий» до проведения больничного

Справка появилась после расчета и выплаты пособияВнесите справку и исправьте больничный кнопкой «Исправить»

Справку получить невозможноОформите запрос в СФР по заявлению сотрудника, пособие пока считайте из доступных данных

Сотрудник работал только у вас весь расчетный периодСправка не нужна — расчет выполняется из данных текущей базы

Часто задаваемые вопросы

Можно ли внести справку прямо из документа «Больничный лист»?

Да. В документе «Больничный лист» откройте расшифровку среднего заработка и добавьте сведения о заработке у предыдущих работодателей. Программа создаст соответствующий документ-справку автоматически. Это равнозначно вводу через журнал справок.

Почему после ввода справки сумма пособия не изменилась?

Наиболее вероятные причины: годы справки не входят в расчетный период данного больничного; средний заработок уже достиг предельной величины базы; справка не проведена. Откройте расшифровку расчета среднего и проверьте, какие суммы участвуют в расчете.

Как учесть справку, если сотрудник работал у нескольких работодателей?

Создайте отдельный документ-справку на каждого предыдущего работодателя. При расчете пособия заработок по всем справкам суммируется, но по каждому году применяется общий предел базы по взносам.

Нужно ли вносить справку для расчета отпускных или командировочных?

Нет. Справка 182н используется только для пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребенком. Отпускные и командировочные рассчитываются из заработка в вашей организации за последние 12 месяцев по другим правилам.

Что делать, если сотрудник не предоставил справку и не хочет запрашивать СФР?

Рассчитайте пособие из имеющихся данных (заработок в вашей организации или МРОТ, если заработка нет). Это законный вариант: обязанность предоставить сведения лежит на работнике, а перерасчет возможен, когда он позже принесет справку.

Влияет ли справка на пособие по беременности и родам?

Да, причем особенно существенно: для декретных пособий из справки берутся не только суммы заработка, но и исключаемые дни (болезни, предыдущие декреты). Без корректного ввода этих данных расчет может быть как занижен, так и завышен.