Где в 1С находится выплата зарплаты и как её оформить

Выплата зарплаты в программах 1С оформляется документами группы «Ведомости», а не документом начисления. Начисление (зарплата, премии, отпускные) только рассчитывает сумму к выплате, а фактическая выдача денег фиксируется ведомостью: в банк, через кассу, на зарплатный проект или через раздатчика. Пока ведомость не проведена, долг перед сотрудником считается непогашенным.

Точное расположение нужного пункта меню зависит от конфигурации. В 1С:ЗУП ведомости находятся в разделе «Выплаты», в 1С:Бухгалтерии — в разделе «Зарплата и кадры», а в управленческих конфигурациях вроде УНФ — в разделе «Зарплата» или «Деньги». Ниже разобраны все основные сценарии: где искать документ, как его заполнить, как проверить результат и каких ошибок избегать.

Где находится выплата зарплаты в 1С:ЗУП

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» все документы выплаты собраны в разделе «Выплаты» на панели разделов. Если панель разделов не видна, откройте главное меню (кнопка с тремя полосами слева вверху) и включите отображение разделов.

В разделе «Выплаты» доступны четыре основных журнала документов:

• Ведомости в банк — перечисление зарплаты на карты в рамках зарплатного проекта;
• Ведомости на счета — перечисление на произвольные банковские счета сотрудников вне зарплатного проекта;
• Ведомости в кассу — выдача наличных из кассы организации;
• Ведомости через раздатчика — выплата через уполномоченное лицо, если деньги выдаёт не кассир.

Если нужного пункта нет в меню, он может быть скрыт настройками навигации. Откройте меню раздела (стрелка рядом с названием) и выберите «Настройка навигации», либо найдите документ через общий поиск: нажмите на лупу в правом верхнем углу и введите «ведомость». Также проверьте, что в настройках учётной политики включён нужный способ выплаты — например, если зарплатный проект не указан, ведомость в банк может быть недоступна или не заполняться.

Где находится выплата зарплаты в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии 8» ведомости расположены в разделе «Зарплата и кадры». Здесь доступны журналы «Ведомости в банк», «Ведомости в кассу» и «Ведомости на счета сотрудников». В более простых режимах учёта зарплаты часть пунктов может быть скрыта — тогда список документов открывается через ссылку «Все документы по зарплате» в том же разделе.

После проведения ведомости в бухгалтерии создаётся связанный документ списания денег: «Списание с расчётного счёта» (в разделе «Банк и касса») для безналичной выплаты или «Расходный кассовый ордер» для наличной. Без этих документов выплата не отразится в бухгалтерском и налоговом учёте, а долг перед сотрудниками в отчётах останется «висеть».

Обратите внимание: если учёт зарплаты ведётся в ЗУП, а в Бухгалтерию данные только синхронизируются, создавать ведомости в Бухгалтерии вручную не нужно — они придут при обмене. Дублирование документов в двух программах — частая причина расхождений по долгу и по счёту 70.

Как оформить выплату зарплаты пошагово

Общий порядок одинаков для ЗУП и Бухгалтерии, отличаются только названия разделов. Ключевой принцип: ведомость создаётся на конкретный месяц начисления и конкретный способ выплаты.

1. 1
   Проведите документ «Начисление зарплаты и взносов» за расчётный месяц и все разовые документы (отпуска, больничные, увольнения).
2. 2
   Откройте раздел «Выплаты» (в ЗУП) или «Зарплата и кадры» (в Бухгалтерии) и создайте новую ведомость нужного вида.
3. 3
   Укажите организацию, месяц начисления, дату выплаты и способ выплаты (зарплатный проект, касса).
4. 4
   Нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников с непогашенной задолженностью и рассчитает суммы к выплате за минусом НДФЛ.
5. 5
   Проверьте табличную часть: суммы, удержанный НДФЛ, при необходимости скорректируйте состав вручную через «Подбор».
6. 6
   Проведите документ. Для кассовой выплаты дополнительно оформите расходный кассовый ордер, для банковской — выгрузите реестр в банк или создайте платёжное поручение.

Дата выплаты в ведомости влияет на отчётность по НДФЛ: именно она попадает в 6-НДФЛ как дата фактического получения дохода. Ставьте реальную дату перечисления или выдачи денег, а не дату создания документа «задним числом» без фактической выплаты.

Выплата на карты через зарплатный проект

При выплате через зарплатный проект в ведомости «В банк» указывается конкретный проект (банк и договор). Сотрудник попадёт в ведомость только если в его карточке, в разделе лицевых счетов, указан этот зарплатный проект и номер лицевого счёта. После проведения ведомости из неё формируется файл реестра для отправки в банк — в ЗУП это делается через кнопку обмена с банком или документ «Обмен с банками».

Выплата наличными через кассу

Для кассовой выплаты создаётся «Ведомость в кассу». После её проведения оформляется расходный кассовый ордер — по кнопке «Оплатить ведомость» или вручную в разделе кассовых документов. Если зарплата депонируется (сотрудник не получил деньги в срок), в ЗУП оформляется документ депонирования, иначе сумма останется невыданной и исказит кассовую книгу.

Как проверить, что выплата прошла корректно

После проведения ведомости проверьте результат отчётами. В ЗУП основной контрольный отчёт — «Расчётный листок» и «Свод начислений и удержаний» (раздел «Отчёты, справки»), а также «Задолженность по зарплате»: после полной выплаты долг на конец месяца по выплаченным сотрудникам должен быть нулевым или равным осознанному остатку (например, неполученной депонированной сумме).

Контрольные точки

Как проверить результат

Задолженность по зарплате на конец месяца

Норма

Ноль или равна известному остатку (депонент, недоначисленные суммы)

Тревожный признак

Долг по сотрудникам, которым деньги уже перечислены — ведомость не проведена или заполнена не на тот месяц

Сальдо по счёту 70 в Бухгалтерии

Норма

Кредитовое сальдо равно долгу по невыплаченным суммам

Тревожный признак

Дебетовое сальдо без переплаты — возможно, выплачено больше начисленного или задвоена ведомость

Дата выплаты в ведомости

Норма

Совпадает с реальной датой перечисления/выдачи

Тревожный признак

Дата не совпадает с банковской выпиской — исказится 6-НДФЛ

Дополнительно сверьте выплаченные суммы с банковской выпиской или кассовой книгой. Если банк вернул часть реестра (например, из-за ошибки в реквизитах счёта), в ЗУП это отражается подтверждением зачисления с указанием незачисленных сумм — их нужно выплатить повторно отдельной ведомостью.

Типичные ошибки при выплате зарплаты

Отдельная ошибка — ручное редактирование сумм в заполненной ведомости без понимания механизма. Программа хранит связь выплаты с конкретными документами начисления; если сумму изменить вручную, в учёте останется «хвост» непогашенной задолженности, который всплывёт в следующем месяце.

Что делать, если ведомость не заполняется

Если после нажатия «Заполнить» табличная часть пустая, причина почти всегда в одном из следующих пунктов. Проверяйте их последовательно.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Ведомость пустая, хотя начисления естьПроверьте, что документ начисления проведён и его месяц совпадает с месяцем в шапке ведомости

Сотрудник не попадает в ведомость в банкОткройте карточку сотрудника и проверьте, что указан зарплатный проект и лицевой счёт; при выплате на произвольный счёт используйте «Ведомость на счета»

Сумма к выплате меньше ожидаемойПроверьте удержания: НДФЛ, алименты, ранее выплаченный аванс, займы — они уменьшают сумму автоматически

Сотрудник уволен и не попадает в обычную ведомостьВыплату увольнения оформляйте отдельной ведомостью с характером «Увольнение» или вручную через подбор

Ещё одна причина — ограничение прав. Если кнопка создания недоступна или документ не проводится, у пользователя может не быть роли расчётчика или кассира. Это решается настройкой прав в разделе администрирования, а не обходным путём через копирование документов.

Частые вопросы

Чем отличается начисление зарплаты от её выплаты в 1С?

Начисление рассчитывает суммы (оклад, премии, НДФЛ, взносы) и формирует долг организации перед сотрудником. Выплата фиксирует факт передачи денег и погашает этот долг. Это разные документы: без ведомости начисленная зарплата в учёте останется невыплаченной, даже если деньги реально перечислены.

Как выплатить аванс в 1С?

Аванс оформляется той же ведомостью, но в поле «Выплачивать» выбирается вариант «Аванс» вместо «Зарплата за месяц». Сумма может рассчитываться как процент от оклада, фиксированной суммой или по фактически отработанному времени за первую половину месяца — вариант задаётся в настройках учётной политики организации.

Можно ли выплатить зарплату одному сотруднику, а не всем?

Да. Создайте ведомость, нажмите «Заполнить», а затем удалите лишних сотрудников из табличной части, либо сразу используйте кнопку «Подбор» и добавьте только нужного человека. Программа рассчитает для него сумму к выплате с учётом НДФЛ и удержаний.

Почему в ведомости сумма к выплате не совпадает с расчётным листком?

Чаще всего потому, что ведомость учитывает ранее выплаченный аванс, долг прошлых месяцев или удержания (алименты, займы), которые в расчётном листке показаны отдельными строками. Сравнивайте не итог листка, а строку «К выплате» в нём — она должна совпасть с ведомостью.

Нужно ли создавать ведомость, если зарплата перечисляется одним платёжным поручением?

Да. Платёжное поручение отражает только движение денег по расчётному счёту, а ведомость распределяет выплату по сотрудникам, погашает долг и формирует данные по НДФЛ. Без ведомости отчёты по зарплате и 6-НДФЛ будут некорректными, даже если банк деньги провёл.

Где посмотреть, кому зарплата ещё не выплачена?

В ЗУП откройте раздел «Отчёты, справки» → «Задолженность по зарплате» — отчёт покажет долг в разрезе сотрудников и месяцев. В Бухгалтерии аналогичную информацию даёт оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 с детализацией по сотрудникам.