Другое · 10 мин
Выплата бывшим сотрудникам в 1С: где находится и как оформить
Где в 1С:ЗУП оформить выплату бывшим сотрудникам: документы, начисления, НДФЛ, ведомости и отражение в учёте. Пошаговая инструкция с проверкой ошибок.
В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) выплаты бывшим сотрудникам оформляются через специальный документ «Выплаты бывшим сотрудникам», который находится в разделе «Зарплата» → «Все начисления» или через журнал «Выплаты бывшим сотрудникам» в разделе «Зарплата». В более ранних версиях и в отдельных конфигурациях для этого используется документ «Разовое начисление» с ручным выбором уволенного лица. Точное расположение зависит от релиза и настроек функциональности.
Такая выплата возникает, когда организация должна перечислить уволенному работнику премию за период до увольнения, материальную помощь, вознаграждение по итогам года, компенсацию или иные суммы, которые стали известны уже после расчёта при увольнении. Типовой механизм позволяет начислить сумму, удержать НДФЛ, рассчитать взносы (если они применимы) и сформировать ведомость на выплату.
Главная сложность — бывший сотрудник уже не числится в штате, поэтому стандартные документы начисления зарплаты его не подбирают. Ниже разобрано, где именно искать нужный документ, как его заполнить, какие налоги и взносы применить и как проверить, что выплата корректно отразилась в учёте и отчётности.
Где находится документ для выплаты бывшим сотрудникам
В типовой 1С:ЗУП 3.1 откройте раздел «Зарплата» и найдите ссылку «Выплаты бывшим сотрудникам» в панели навигации. Если её нет, перейдите: «Зарплата» → «См. также» → «Выплаты бывшим сотрудникам» либо откройте полный список документов через «Все функции» (в режиме тонкого клиента — через главное меню).
Документ может быть скрыт настройками интерфейса. Проверьте: «Настройка» → «Функциональность» или «Администрирование» → «Настройка состава разделов». Также доступ к документу зависит от прав пользователя — у роли без полномочий на начисления бывшим сотрудникам ссылка не отображается.
В 1С:Бухгалтерии 8 отдельного документа для бывших сотрудников нет. Там выплату оформляют через «Начисление зарплаты» с ручным добавлением строки или через операцию, введённую вручную, если речь о нестраховых выплатах. В ЗУП корректнее использовать профильный документ — он сам подтянет НДФЛ и взносы.
Какие выплаты оформляются этим документом
Документ «Выплаты бывшим сотрудникам» предназначен для сумм, начисляемых уже после увольнения. Типичные случаи: годовая или квартальная премия, начисленная приказом после ухода сотрудника; вознаграждение по итогам работы организации; материальная помощь; компенсации по решению суда или соглашению сторон; доначисления по результатам перерасчёта.
Не следует путать эту выплату с окончательным расчётом при увольнении. Зарплата за отработанные дни, компенсация отпуска и выходное пособие рассчитываются в документе «Увольнение». Если сумма не была начислена в день увольнения из-за ошибки, правильнее исправить сам документ увольнения, а не создавать выплату бывшему сотруднику.
Для выплат, не облагаемых страховыми взносами (например, некоторые виды материальной помощи), вид начисления настраивается отдельно: в карточке начисления указывается код дохода по НДФЛ и порядок обложения взносами. От этих настроек зависит корректность отчётов 6-НДФЛ и РСВ.
Пошаговое оформление выплаты в 1С:ЗУП 3.1
Создайте документ «Зарплата» → «Выплаты бывшим сотрудникам». Укажите организацию, месяц начисления и дату документа — от даты зависит период отражения в учёте НДФЛ. В табличной части добавьте бывшего сотрудника: в поле выбора программа покажет список уволенных лиц.
Выберите вид начисления. Если подходящего начисления нет, создайте его: «Настройка» → «Начисления» → «Создать». Укажите назначение «Прочие начисления и выплаты», код дохода НДФЛ (например, 2002 для премий или 2000 для иных вознаграждений — уточните код по характеру выплаты) и порядок обложения страховыми взносами. После заполнения суммы программа автоматически рассчитает НДФЛ и взносы.
Проведите документ и сформируйте ведомость: «Зарплата» → «Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу», «Ведомости через раздатчика»). В ведомости нажмите «Заполнить» — программа подберёт задолженность перед бывшим сотрудником. Если выплата идёт на карту, убедитесь, что у физического лица указан лицевой счёт в зарплатном проекте.
НДФЛ, взносы и отражение в отчётности
НДФЛ с выплаты бывшему сотруднику удерживается в момент выплаты, а датой фактического получения дохода считается день выплаты. В документе «Выплаты бывшим сотрудникам» налог рассчитывается автоматически на вкладке или в колонке «НДФЛ». Сумма попадёт в раздел 2 отчёта 6-НДФЛ за тот период, когда прошла выплата, а также в справку о доходах физлица.
Страховые взносы начисляются на выплаты в рамках трудовых отношений, даже если они произведены после увольнения. Премии за период работы облагаются взносами; отдельные виды материальной помощи — в пределах установленных необлагаемых лимитов. База по взносам бывшего сотрудника включается в РСВ за период начисления.
Проверьте отражение: откройте «Отчёты, справки» → «Расчётный листок» по бывшему сотруднику за месяц выплаты. Там должны быть начисление, удержанный НДФЛ и выплаченная сумма. Для сверки налога используйте отчёт «Анализ НДФЛ по датам получения доходов».
Как проверить результат
Видны начисление, НДФЛ и выплата за месяц
Сумма отсутствует или зависла задолженность
Проведена, сумма к выплате совпадает с начислением минус НДФЛ
Ведомость пустая после «Заполнить»
Доход и налог отражены в периоде выплаты
Доход не попал в отчёт или попал в другой период
Если выплата оформляется в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8.3 без модуля ЗУП начислите выплату документом «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Начисление зарплаты». Добавьте сотрудника вручную через кнопку «Добавить» — уволенные сотрудники доступны для выбора, если не помечены на удаление. Укажите вид начисления и сумму, НДФЛ рассчитается при заполнении.
Для выплат, не требующих расчёта взносов (редкие случаи, например, компенсации по договору ГПХ с нюансами), иногда используют «Операции, введённые вручную». Это крайняя мера: ручная операция не формирует движения по регистрам учёта НДФЛ, и данные придётся корректировать вручную в отчётах.
Выплата из кассы оформляется «Расходным кассовым ордером» с видом операции «Выплата заработной платы работнику» или по ведомости. При перечислении на карту — «Списание с расчётного счёта» с соответствующим видом операции.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — бывший сотрудник не выбирается в документе. Причины: физическое лицо продублировано, и выбирается «пустой» дублёр; сотрудник помечен на удаление; у пользователя недостаточно прав. Проверьте справочник «Физические лица» на дубли и снимите пометку удаления.
Вторая ошибка — выплата не попадает в ведомость. Это происходит, если документ начисления не проведён, указан другой месяц или в ведомости выбран неверный способ выплаты (например, через банк, а задолженность числится по кассе). Проверьте остаток задолженности отчётом «Задолженность по зарплате».
Третья группа ошибок — налоговая: неверный код дохода, из-за чего премия отражается как зарплата; неверная дата выплаты, сдвигающая доход в другой отчётный период; двойное удержание НДФЛ при повторном проведении документа. Перед проведением сверяйте расчёт налога с ожидаемой суммой.
Контроль и сверка после выплаты
После проведения всех документов сформируйте «Свод начислений» и «Расчётный листок» по бывшему сотруднику. Задолженность на конец месяца должна быть нулевой — это признак того, что начисленное полностью выплачено. Ненулевой остаток означает либо непроведённую ведомость, либо расхождение сумм.
Сверьте НДФЛ: отчёт «Анализ удержанного НДФЛ» должен показать налог по этой выплате в месяце выплаты. Для взносов используйте «Анализ взносов в фонды». Если выплата прошла в межотчётный период, убедитесь, что она попадёт в ближайший РСВ.
При синхронизации ЗУП с Бухгалтерией проверьте, что документ «Отражение зарплаты в бухучёте» включает выплату бывшему сотруднику, и в Бухгалтерии сформированы проводки по начислению, НДФЛ и взносам. Расхождения обычно вызваны незакрытым месяцем в одной из программ.
Что важно запомнить
Выплата бывшим сотрудникам в 1С:ЗУП оформляется профильным документом из раздела «Зарплата», затем ведомостью. Ключевые точки контроля: правильный вид начисления с кодом НДФЛ, проведённая ведомость, нулевая задолженность и попадание сумм в 6-НДФЛ и РСВ.
Частые вопросы о выплатах бывшим сотрудникам
Почему уволенный сотрудник не выбирается в документе?
Чаще всего причина в дублях физических лиц, пометке на удаление или недостатке прав. Проверьте справочник «Физические лица», снимите пометку удаления и убедитесь, что у пользователя есть роль с доступом к начислениям. Если создан второй дублёр, объедините карточки через «Поиск и удаление дублей».
Облагается ли премия после увольнения страховыми взносами?
Да, если премия начислена за период трудовых отношений, она облагается взносами в общем порядке независимо от даты фактической выплаты. Исключения касаются отдельных видов выплат, прямо поименованных в законодательстве как необлагаемые.
Какой код дохода НДФЛ ставить для премии бывшему сотруднику?
Для премий за производственные результаты обычно применяется код 2002, для иных вознаграждений — 2000. Точный код зависит от характера выплаты и основания её начисления; при сомнениях сверьтесь с актуальным перечнем кодов доходов ФНС и настройками вида начисления.
Можно ли выплатить сумму через кассу, если сотрудник был в зарплатном проекте?
Да, способ выплаты определяется ведомостью: создайте «Ведомость в кассу» вместо ведомости в банк. Программа подберёт задолженность независимо от того, как выплачивалась зарплата раньше. Убедитесь, что в документе начисления не зафиксирован иной способ выплаты.
Что делать, если выплата не попала в 6-НДФЛ?
Проверьте дату выплаты в ведомости — доход отражается в периоде фактической выплаты, а не начисления. Также убедитесь, что ведомость проведена и в виде начисления указан код дохода. Исправьте данные и пересформируйте отчёт; при сданном расчёте потребуется уточнение.
Нужно ли восстанавливать сотрудника на работу для выплаты?
Нет. Документ «Выплаты бывшим сотрудникам» специально предназначен для начислений уволенным лицам без оформления приёма на работу. Восстановление сотрудника создало бы лишние кадровые движения и исказило отчётность по численности.