Другое · 8 мин
Где в 1С ввести справку с предыдущего места работы
Разбираем, где в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии ввести справку о заработке с предыдущего места работы (182н), чтобы правильно рассчитать больничный и пособия.
Когда новый сотрудник приносит справку о заработке с предыдущего места работы (форма 182н), её данные нужно внести в программу, иначе больничные, пособия по беременности и родам и по уходу за ребёнком будут рассчитаны только из заработка в вашей организации — то есть занижены. В конфигурациях 1С для этого предусмотрен специальный документ, и место его расположения зависит от того, в какой программе вы работаете: 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) или 1С:Бухгалтерия.
Принцип одинаковый: создаётся документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)», в него вносятся суммы по годам расчётного периода, и программа автоматически учитывает их при начислении пособий. Ниже разберём пошагово оба варианта, типичные ошибки и способы проверить, что данные действительно попали в расчёт.
Какая справка нужна и что из неё понадобится
Для расчёта пособий используется справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году страхового случая (и/или году увольнения). Её выдаёт прежний работодатель при увольнении или по запросу работника. Унифицированная форма — № 182н, хотя сотрудник может принести справку по форме, действовавшей в период выдачи, — это тоже допустимо.
Из справки в программу переносятся: наименование и реквизиты страхователя (прежнего работодателя), периоды работы, суммы заработка по каждому календарному году и количество календарных дней, исключаемых из расчёта (больничные, декрет, отпуск по уходу за ребёнком). Именно исключаемые дни часто забывают ввести, из-за чего среднедневной заработок для пособий по беременности и родам получается искажённым.
Если справки у сотрудника нет, пособие рассчитывается из заработка в текущей организации, а при её недостаточности — из МРОТ. Позже сотрудник может принести справку или вы можете запросить данные через СЭДО с СФР — тогда пособие пересчитывается.
Где ввести справку в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) входящие справки о заработке хранятся в отдельном журнале документов. Откройте раздел «Зарплата» и найдите ссылку «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)» в группе «См. также». Если ссылки не видно, проверьте раздел «Настройка» → «Состав начислений и удержаний» — должна быть включена возможность расчёта пособий.
Нажмите «Создать» и заполните документ: укажите сотрудника, страхователя (прежнего работодателя — выбирается или создаётся в справочнике), годы и суммы заработка. На вкладке с исключаемыми днями внесите периоды болезни и отпусков по каждому году, если они указаны в справке.
После проведения документа данные сохраняются в регистрах и подтягиваются автоматически при создании документа «Больничный лист» или отпуска по беременности и родам. Проводить справку задним числом можно — программа учтёт её в следующем расчёте или при пересчёте.
- 1Откройте «Зарплата» → «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)»
- 2Нажмите «Создать» и выберите сотрудника
- 3Укажите прежнего работодателя (страхователя) и период работы
- 4Внесите суммы заработка по каждому календарному году
- 5Заполните исключаемые календарные дни (больничные, декрет) по годам
- 6Проведите документ и проверьте расчёт на тестовом больничном
Где ввести справку в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) путь немного другой. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Справки для расчёта пособий» (в некоторых релизах журнал находится в подменю «Настройки и справочники» или «Все документы по зарплате»). Создайте новый документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)».
Заполнение аналогично ЗУП: сотрудник, страхователь, годы, суммы, исключаемые дни. Обратите внимание, что в Бухгалтерии функционал по зарплате сокращён по сравнению с ЗУП: если ведёте полноценный кадровый учёт и много пособий, корректнее работать в ЗУП с синхронизацией.
Если пункт меню не отображается, проверьте, что в настройках параметров учёта включён расчёт зарплаты и что у пользователя есть права на документы зарплаты. В базовых версиях часть функций может быть ограничена.
Как проверить, что справка учтена в расчёте
Простейший способ — создать больничный лист по сотруднику и открыть расчёт среднего заработка. В табличной части расчёта должны появиться строки с заработком от прежнего работодателя за нужные годы. Если строк нет, значит, справка либо не проведена, либо годы в ней не совпадают с расчётным периодом пособия.
Второй контрольный признак — сумма среднедневного заработка. Сравните её с ручным расчётом: (заработок в вашей организации + заработок по справке) / 730 для больничных. Для пособий по беременности и родам знаменатель уменьшается на исключаемые дни — проверьте, что они тоже попали в расчёт.
Как проверить результат
Виден заработок прежнего работодателя за нужные годы
Отображается только заработок текущей организации
Дни болезни и декрета уменьшают знаменатель
Знаменатель равен 730/731 без вычетов
Документ проведён, годы совпадают с расчётным периодом
Документ сохранён без проведения или годы ошибочны
Типичные ошибки при вводе справки
Чаще всего бухгалтеры вводят суммы «всего за период» одной строкой вместо разбивки по календарным годам. Программа тогда не может применить предельные базы по годам и корректно распределить заработок, расчёт пособия искажается. Всегда вносите данные построчно по годам, как в самой справке.
Вторая частая ошибка — игнорирование исключаемых периодов. Для обычного больничного они почти не влияют, а для пособия по беременности и родам и по уходу за ребёнком влияют напрямую на среднедневной заработок. Третья ошибка — ввод справки после того, как пособие уже рассчитано и выплачено, без последующего пересчёта. В этом случае нужно пересчитать документ начисления и доплатить разницу.
Что делать, если справки нет или данные расходятся
Если сотрудник не может предоставить справку (прежний работодатель ликвидирован или не отвечает), вы вправе запросить сведения о заработке через Социальный фонд России. В 1С:ЗУП для этого есть документ «Запрос в СФР о заработке» (раздел «Пособия» или «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность»), отправляется он по каналам электронного документооборота.
Если справка пришла после расчёта пособия, закон обязывает пересчитать назначенное пособие за весь прошедший период, но не более чем за три года, предшествующих дню представления справки. В программе достаточно провести справку, затем открыть документ начисления пособия и пересчитать его — разница доначислится.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли ввести справку задним числом?
Да. Дата документа справки не влияет на расчёт — важны годы, за которые указан заработок. После проведения справки пересчитайте ранее созданные документы начисления пособий, чтобы данные учлись.
Что делать, если у сотрудника несколько справок от разных работодателей?
Введите отдельный документ справки по каждому прежнему работодателю. Программа суммирует заработок по всем справкам в пределах лимита базы по каждому году.
Учитывается ли справка при расчёте отпускных?
Нет. Справка 182н используется только для пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребёнком. Средний заработок для отпускных считается по данным текущей организации.
Не вижу в меню пункт «Справки для расчёта пособий» — где искать?
Проверьте раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» и убедитесь, что расчёт зарплаты ведётся в этой программе. Также попробуйте найти документ через «Все функции» или поиск по меню, и проверьте права пользователя.
Нужно ли вводить справку, если сотрудник работает у нас первый год?
Да, если страховой случай наступил, а заработок за два предыдущих года был у других работодателей. Без справки пособие будет рассчитано исходя из МРОТ, что существенно занизит выплату.
Что важно запомнить
Справка о заработке вводится документом «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)»: в ЗУП — через раздел «Зарплата», в Бухгалтерии — через «Зарплата и кадры». Вносите суммы по годам и исключаемые дни, после ввода проверяйте расчёт среднего заработка в больничном и при необходимости пересчитывайте пособия.