Где в 1С внести справку с предыдущего места работы

Справка о заработке с предыдущего места работы (форма 182н) нужна бухгалтеру, чтобы правильно рассчитать пособие по временной нетрудоспособности, по беременности и родам или по уходу за ребёнком новому сотруднику. Если данные из справки не внести в программу, 1С посчитает пособие только исходя из заработка в вашей организации или из МРОТ — и сотрудник потеряет деньги.

В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрен отдельный документ. Он хранится в карточке сотрудника и автоматически подхватывается при расчёте больничных и пособий. Ниже разберём, где именно находится этот документ в разных версиях программы, как его заполнить, как проверить, что данные учтены, и что делать, если справку принесли позже расчёта.

Какая справка нужна и когда её вносить

Речь идёт о справке о сумме заработной платы за два календарных года, предшествующих году увольнения или году обращения за справкой (форма, утверждённая приказом, известная как 182н). Её новый сотрудник приносит при трудоустройстве или позже — до момента расчёта пособия.

Внести данные нужно до того, как рассчитан больничный лист или отпуск по беременности и родам. Если справка появилась после расчёта, пособие придётся пересчитать — об этом отдельный раздел ниже. Сама справка хранится у работодателя, а в программу заносятся суммы заработка по годам и количество исключаемых дней (больничные, отпуска по беременности и уходу за ребёнком).

Где находится документ в 1С:ЗУП 3.1

Основной путь — через карточку сотрудника. Откройте раздел «Кадры», найдите нужного сотрудника, откройте его карточку и перейдите по ссылке «Страхование» или «НДФЛ, страховые взносы» — в зависимости от релиза расположение ссылки может отличаться. В открывшейся форме есть раздел для ввода справок о заработке с предыдущих мест работы.

Второй способ — через список документов. Откройте раздел «Зарплата», в панели «См. также» найдите «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)» и создайте новый документ кнопкой «Создать». Этот вариант удобен, когда нужно увидеть все внесённые справки по организации.

1. 1
   Откройте карточку сотрудника: Кадры → Сотрудники → выберите сотрудника
2. 2
   Перейдите по ссылке «Страхование» в шапке карточки
3. 3
   Нажмите «Добавить справку» и заполните реквизиты страхователя из бумажной справки
4. 4
   Внесите заработок по годам и количество исключаемых дней
5. 5
   Запишите документ и проверьте, что он появился в списке справок

Как заполнить документ правильно

В документе укажите наименование страхователя (прежнего работодателя) точно как в справке, период действия и годы, за которые приведён заработок. Для каждого года внесите сумму заработка — именно ту, что указана в справке, без округлений и пересчётов. Программа сама сравнит сумму с предельной базой по страховым взносам за соответствующий год.

Отдельно заполните дни, исключаемые из расчёта: периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком. Эти сведения указаны в справке в виде периодов с датами — перенесите их без изменений. Ошибка в днях искажает среднедневной заработок для пособий по беременности и уходу за ребёнком.

Как проверить, что справка учтена в расчёте

Создайте или откройте документ «Больничный лист» по этому сотруднику. На вкладке «Оплата» (или в форме расчёта среднего заработка) нажмите кнопку расшифровки среднего заработка — откроется таблица по годам расчётного периода. Если справка внесена корректно, суммы из неё появятся в колонке заработка наряду с доходом в вашей организации.

Если суммы из справки в расчёте не видны, проверьте три вещи: записан ли документ справки (а не только открыт), совпадают ли годы в справке с расчётным периодом пособия, тот ли это сотрудник. Частая ситуация — справку внесли на физическое лицо, а расчёт идёт по другому сотруднику с похожей фамилией.

Контрольные точки

Как проверить результат

Справка в списке документов

Норма

Документ проведён/записан, виден в разделе «Зарплата → Справки о заработке»

Тревожный признак

Документ отсутствует или помечен на удаление

Расчёт среднего заработка в больничном

Норма

Суммы справки включены в заработок расчётных лет

Тревожный признак

В расчёте только заработок текущей организации или МРОТ

Исключаемые дни

Норма

Дни из справки отражены в расчёте пособия по БиР/уходу

Тревожный признак

Календарные дни приняты полностью, без исключений

Если справку принесли после расчёта пособия

Законодательство позволяет пересчитать пособие, если справка представлена позже. В программе для этого используется механизм перерасчёта: после ввода справки откройте ранее рассчитанный больничный и выполните перерасчёт, либо создайте документ исправления, если период уже закрыт и выплата произведена.

Прямое редактирование прошлого документа в закрытом периоде — плохая практика: оно ломает отчётность и данные по выплатам. Используйте штатные документы исправления, чтобы доплата корректно попала в текущий период и в отчётность.

Особенности в других конфигурациях

В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) отдельного документа для справки может не быть — данные о заработке с прошлого места работы вводятся непосредственно в документе «Больничный лист» на закладке расчёта среднего заработка, в специальной таблице. Это удобно для разового расчёта, но при повторных больничных данные придётся вводить заново.

В старых версиях ЗУП 2.5 справка вносится через форму ввода данных для расчёта среднего заработка из карточки сотрудника. Логика та же: суммы по годам и исключаемые периоды. Если в вашей конфигурации документа нет совсем, уточните релиз — возможно, программу давно не обновляли, и стоит привлечь специалиста по обновлению.

Где вносить данные в разных конфигурациях

ЗУП 3.1

Отдельный документ «Справка о заработке для расчёта пособий» — данные сохраняются и используются во всех последующих расчётах

1С:Бухгалтерия 3.0

Ввод внутри документа «Больничный лист» — подходит для разового расчёта, при новом больничном вводить заново

ЗУП 2.5

Форма ввода данных для среднего заработка из карточки сотрудника — логика та же, интерфейс другой

Частые вопросы

Можно ли внести справку, если сотрудник работает по совместительству?

Да. Справка вносится на сотрудника в той организации, где рассчитывается пособие. Если человек работает у нескольких работодателей, каждый учитывает справки по своим правилам: для внешнего совместителя заработок у других работодателей учитывается в особом порядке, поэтому при сомнениях сверьтесь с методикой расчёта пособий совместителям.

Нужно ли вносить справку, если сотрудник работает у нас первый год и справки нет?

Нет, вносить нечего. Пособие будет рассчитано из фактического заработка в вашей организации, а при его отсутствии — из МРОТ. Сотрудник вправе позже принести справку и запросить перерасчёт.

Что делать, если сумма в справке превышает предельную базу?

Вносите сумму как указано в справке. Программа сама ограничит заработок предельной величиной базы по страховым взносам за соответствующий год при расчёте пособия.

Учитывается ли справка при расчёте отпускных?

Нет. Справка 182н используется только для пособий по нетрудоспособности, беременности и родам и уходу за ребёнком. Средний заработок для отпускных считается по другим правилам — только из начислений в вашей организации.

Сотрудник принёс электронную справку или сведения из СФР — что делать?

Проверьте, поддерживает ли ваш релиз программы загрузку сведений о заработке в электронном виде. Если нет, внесите данные вручную тем же документом, сверив суммы с бумажным или электронным оригиналом.