Другое · 10 мин
Где в 1С находятся входящие справки 182н
Где в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии находятся входящие справки 182н от прежних работодателей, как их ввести и учесть при расчёте больничных и пособий.
Справка 182н — это документ о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году увольнения или году запроса. Сотрудник приносит её от прежнего работодателя, а бухгалтер использует данные справки при расчёте больничных, пособий по беременности и родам и пособий по уходу за ребёнком. В конфигурациях 1С для таких справок предусмотрен отдельный документ, и искать его нужно не в журнале кадровых приказов, а в разделе, связанном с расчётом зарплаты и пособий.
Место хранения входящих справок зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП 3.1 это документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)», в 1С:Бухгалтерии 8.3 — аналогичный документ в разделе «Зарплата и кадры». В старых версиях (ЗУП 2.5, УПП 1.3) справка вводится иначе, а в некоторых конфигурациях данные заносятся напрямую в регистр сведений. Ниже разобраны пути для основных программ, порядок ввода данных и проверка того, что справка действительно учтена в расчёте.
Где найти входящие справки 182н в 1С:ЗУП 3.1
В 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 откройте раздел «Зарплата». В правой части панели навигации, в группе «См. также», находится ссылка «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)». Если раздел «Зарплата» свёрнут или ссылки нет на виду, воспользуйтесь меню «Все функции» (кнопка с тремя полосками → «Все функции») и найдите документ по слову «Справки».
В журнале отображаются все введённые справки с указанием сотрудника, страхователя (прежнего работодателя) и периодов, за которые предоставлены данные. Отсюда же создаётся новая справка кнопкой «Создать». Обратите внимание: документ привязан к конкретному сотруднику, поэтому перед вводом убедитесь, что карточка сотрудника уже заведена в базе.
Альтернативный путь — через карточку сотрудника: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → открыть нужного сотрудника. В форме сотрудника в группе ссылок «Оформить документ» или через ссылку «Пособия» также можно перейти к справкам о заработке. Это удобно, когда нужно проверить, какие справки уже введены по конкретному человеку.
Где справки 182н в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии предприятия 8.3 (редакция 3.0) путь такой: раздел «Зарплата и кадры» → группа «Справки и расчёты» → «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)». Журнал и кнопка «Создать» работают аналогично ЗУП: список показывает сотрудника, прежнего работодателя и годы, за которые указан заработок.
В бухгалтерской конфигурации состав полей документа тот же, что и в ЗУП, поскольку механизм расчёта пособий унифицирован. Если в вашей базе ведётся только бухгалтерский учёт, а зарплата считается во внешней программе, входящая справка всё равно вводится здесь — она понадобится при начислении больничного в документе «Больничный лист».
Как ввести новую входящую справку: пошагово
Создание документа занимает несколько минут, но требует внимательности: ошибка в сумме или годе напрямую исказит средний заработок и размер пособия. Данные переносятся из бумажной справки 182н, которую принёс сотрудник, либо из электронного документа, полученного по ТКС или через Госуслуги.
- 1Откройте журнал «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)» и нажмите «Создать».
- 2Выберите организацию и сотрудника, от которого получена справка.
- 3Заполните реквизиты страхователя: наименование прежнего работодателя, ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР (ФСС).
- 4Укажите годы расчётного периода и суммы заработка за каждый год строго по справке.
- 5Отметьте дни, исключаемые из расчёта (болезнь, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребёнком), если они указаны в справке.
- 6Проведите документ и проверьте, что он отразился в журнале.
Поле «Регистрационный номер страхователя» и ИНН/КПП прежнего работодателя не влияют на расчёт напрямую, но нужны для корректного хранения данных и возможных проверок. Если каких-то реквизитов в справке нет (например, КПП у работодателя-ИП), оставьте поле пустым — это не ошибка.
Исключаемые периоды вводятся в табличной части документа построчно: вид периода (временная нетрудоспособность, отпуск по беременности и родам и т.д.) и даты начала и окончания. Эти данные критичны для расчёта пособий по беременности и родам и по уходу за ребёнком, где исключаемые дни уменьшают знаменатель среднего дневного заработка.
Как проверить, что справка учтена в расчёте
Сам факт проведения документа ещё не гарантирует, что программа использует данные при начислении пособия. Проверка выполняется в документе «Больничный лист»: при расчёте среднего заработка нажмите на значение среднего заработка (ссылка-карандаш рядом с суммой) — откроется форма расшифровки, где видны все учтённые источники данных, включая входящие справки.
В расшифровке заработок по справке отображается отдельной строкой с указанием страхователя. Если строки нет, а справка введена, проверьте: совпадает ли сотрудник, относятся ли годы справки к расчётному периоду пособия (два года, предшествующих году страхового случая), проведён ли документ справки, а не просто записан.
Как проверить результат
Документ проведён, указан сотрудник и годы
Документ в статусе «не проведён» или без сотрудника
Есть строка с заработком от прежнего страхователя
Учтён только заработок текущего работодателя
Годы входят в расчётный период пособия
Справка за годы вне расчётного периода
Особенности для разных конфигураций и ситуаций
1С:ЗУП 2.5 и УПП 1.3
В устаревших редакциях отдельного документа для входящей справки нет. Данные вводятся через документ «Справка другого страхователя о заработке» (раздел «Расчёт зарплаты» → «Пособия») либо напрямую в форме расчёта среднего заработка больничного листа. Механика отличается, поэтому при переходе с 2.5 на 3.1 справки переносятся обработкой переноса данных — после миграции стоит выборочно сверить суммы.
Справка получена в электронном виде
Сотрудник может принести не бумажную справку, а электронный документ, сформированный через личный кабинет на Госуслугах или полученный от прежнего работодателя по ТКС. Порядок ввода в 1С тот же: данные переносятся в документ вручную. Автоматическая загрузка сведений о заработке из СФР в типовых конфигурациях используется в основном при прямых выплатах и проактивном назначении пособий, но входящую справку от бывшего работодателя программа сама не подтянет — её вводит бухгалтер.
Сотрудник работал у нескольких работодателей
Если за расчётный период сотрудник трудился у нескольких работодателей, вводится отдельный документ справки по каждому страхователю. Программа суммирует заработок по всем справкам, но контролирует предельную базу по каждому году — суммарно с учётом заработка у текущего работодателя. Завышение сверх лимита программа отсечёт автоматически при расчёте.
Что делать, если справку принесли позже или её нет
Если сотрудник принёс справку после того, как пособие уже рассчитано и выплачено, законодательство допускает перерасчёт за период не более чем за три года, предшествующих дню представления справки. В 1С это делается так: вводится справка, затем открывается исходный документ «Больничный лист» (или создаётся исправление), выполняется перерасчёт, и разница доначисляется.
Если справки нет и получить её невозможно (работодатель ликвидирован, реквизиты неизвестны), пособие рассчитывается исходя из имеющихся данных и МРОТ, а работодатель вправе направить запрос в СФР о подтверждении заработка. В ЗУП 3.1 для этого предусмотрен документ «Запрос в СФР о проверке работодателя» и механизмы электронного взаимодействия с фондом.
Что важно запомнить
Входящие справки 182н в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 8.3 находятся в журнале «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)» — в разделах «Зарплата» и «Зарплата и кадры» соответственно. Документ создаётся на каждого прежнего работодателя, данные вводятся вручную с обязательным указанием исключаемых периодов. Учёт справки проверяется в расшифровке среднего заработка больничного листа.
Частые вопросы
Почему в журнале нет кнопки «Создать» или документа не видно?
Скорее всего, у пользователя недостаточно прав — доступ к документам расчёта пособий есть у ролей расчётчика и кадровика-расчётчика. Также проверьте, что ссылка добавлена в панель навигации раздела, или откройте журнал через «Все функции».
Можно ли ввести справку задним числом?
Да, дата документа на расчёт не влияет — важны годы, за которые указан заработок, и сам факт проведения. После ввода справки задним числом пересчитайте уже начисленные пособия, если они должны измениться.
Что делать, если сотрудник принёс две справки от одного работодателя за разные годы?
Можно ввести один документ, указав в нём оба года и суммы по каждому году, — табличная часть справки это позволяет. Дублировать документы по одному страхователю не нужно.
Учитывается ли справка при расчёте отпускных?
Нет. Справка 182н используется только для пособий по нетрудоспособности, беременности и родам и уходу за ребёнком. Средний заработок для отпускных считается по данным текущего работодателя за 12 месяцев.
Справка введена, но в больничном заработок не подтягивается. Что проверить?
Проверьте три вещи: документ справки проведён, а не просто записан; годы справки попадают в расчётный период пособия; в больничном листе выбран тот же сотрудник. После исправления перезаполните расчёт в больничном.
Нужно ли прикреплять скан бумажной справки к документу в 1С?
Типовая конфигурация позволяет прикрепить файл к документу через кнопку со скрепкой. Это не обязательно для расчёта, но удобно для хранения: оригинал справки при этом всё равно подшивается в бумажное дело.